• Разрушение мифов об автоматизации, которые сдерживают оптимизацию финансовых и бухгалтерских отделов
Публикация:

Разрушение мифов об автоматизации, которые сдерживают оптимизацию финансовых и бухгалтерских отделов

03 марта 2021

Финансовые и бухгалтерские команды знают, что повышение эффективности процессов необходимо для того, чтобы идти в ногу с увеличивающейся автоматизацией деловых операций. Вероятно, они стали свидетелями того, как искусственный интеллект (AI), машинное обучение, роботизированная автоматизация процессов (RPA), чат-боты и другие формы автоматизации привели к резкому росту производительности в других областях деятельности их фирмы.

Несмотря на признание потенциальных выгод, сохраняется множество неправильных представлений об автоматизации, что мешает вашей команде внедрять новейшие технологии автоматизации для расширения ресурсов и возможностей своих бухгалтерских и финансовых служб.

В этой статье мы выявим (и развеем) некоторые из наиболее распространенных мифов о внедрении инструментов технологии учета, поддерживающих автоматизацию. Мы объясняем, как управляемые собственниками предприятия посредством крупных многонациональных групп могут использовать целый ряд экономически эффективных инструментов автоматизации не только для повышения производительности, но и с целью повышения точности и прямого положительного влияния на конечный результат.

 

МИФ 1: Внедрение автоматизации — процесс медленный, громоздкий и затратный

Не так давно автоматизация бухгалтерских процессов, как правило, требовала создания собственных комплексных программных систем и приложений. Это кропотливая задача, которая была непомерно дорогой для всех компаний, кроме тех, что обеспечены ресурсами.

Но сегодняшний рынок технологий предлагает широкий спектр относительно недорогих инструментов и приложений, которые могут интегрироваться в/(объединяться с) устаревшие или облачные системы учета.

Например, приложения оптического распознавания символов (OCR) преобразуют текст на изображении в редактируемые и доступные для поиска данные и могут использоваться для автоматизации процесса идентификации, извлечения, кодирования и маршрутизации счетов поставщиков. Для финансового менеджера использование автоматизации для повышения эффективности — это в основном вопрос определения того, какое приложение имеет наибольший смысл для ваших целей, а затем — настройки его в соответствии с вашим рабочим процессом.

Вопрос: Уверены ли вы, что ваш существующий пакет финансовых и бухгалтерских технологий полностью оптимизирован и соответствует своему назначению?

 

МИФ 2: Основная цель автоматизации — сокращение численности персонала

Хотя автоматизация в некоторых случаях может сократить расходы на персонал, возможно, самая веская причина для автоматизации части вашей финансовой и бухгалтерской службы заключается в улучшенной согласованности и эффективности вашей деятельности.

Когда процессы выполняются людьми, как правило,  существует компромисс между точностью и скоростью, поскольку двойная проверка результатов требует времени. Автоматизация способна полностью устранить человеческую ошибку, одновременно улучшая точность и увеличивая скорость. Это сочетание может быть особенно ценным для быстрорастущих организаций, которым необходимо расширить свой бухгалтерский и финансовый контроль для поддержки расширения своих основных бизнес-операций.

Позволяя технологии облачного учета выполнять трудоемкие ручные задачи, такие как ввод данных или сканирование счетов – фактур, вы высвободите время своих команд для работы над дополнительными задачами, которые могут поддержать бизнес.

Вопрос: Выиграет ли ваш бизнес от проведения анализа процессов и времени для выявления узких мест в производстве управленческой и финансовой информации?

 

МИФ 3: Автоматизация – это предложение "все или ничего"

Финансовые и бухгалтерские команды не должны делать двойной выбор между обновлением всего сразу или полным отказом от преимуществ автоматизации. Вместо этого вы можете обновить свои бизнес-процессы выборочно или с течением времени и расставить приоритеты для тех процессов, которые наилучшим образом соответствуют вашим конкретным целям. Автоматизация даже небольшого количества шагов в высокоэффективном процессе может привести к значительному повышению эффективности, но правильные процессы обновления в первую очередь будут зависеть от текущих приоритетов вашей команды и от ваших конкретных болевых точек.

Например, крупная финансовая служба вспомогательного офиса, ориентированная на снижение затрат, может устанавливать приоритеты в отношении задач, требующих значительного количества человеко-часов, в то время как меньшая служба, отвечающая за точность, может захотеть обновить процессы, используемые для создания наиболее важных финансовых отчетов.

Вопрос: Провели ли вы анализ доступных технологий облачного учета в контексте ваших конкретных бизнес-требований?

 

МИФ 4: Технология автоматизации устраняет человеческий фактор

Хотя технология может взять на себя большую часть повторяющейся работы по выполнению процесса, предприятию, конечно, все еще нужен вклад бухгалтерской и финансовой команды. Главное, чтобы они сосредоточились на более важных задачах, которые не под силу технологиям, таких как мониторинг процессов, устранение исключений или, возможно, поиск дополнительных способов повышения эффективности.

Некоторым сотрудникам может потребоваться обучение, чтобы наилучшим образом ориентироваться в финансовой трансформации – области, в которой вы можете обратиться за поддержкой к своим консультантам. Ведь, что толку в создании точной управленческой информации без идей и комментариев, которые добавляют ценность? Как и в случае любых организационных изменений, продуманный план управления изменениями может помочь обеспечить успешный переход к автоматизации. Ваш план должен включать четкую информацию о причинах изменений, о том, что произойдет, когда и как это повлияет на сотрудников.

Вопрос: С точки зрения обучения, рассматривали ли вы возможность использования опыта ваших существующих консультантов в области финансовых и бухгалтерских технологий для поддержки вашей финансовой команды в полном использовании новых систем и процессов?

 

МИФ 5: Все, что может быть автоматизировано, должно быть автоматизировано

Почти все ручные процессы могут быть в какой-то степени автоматизированы, но разумные решения о том, что модернизировать, потребуют тщательного сравнения относительных затрат и выгод. Например, если в ваших счетах часто отсутствуют коды поставщиков, ручной ввод, необходимый для устранения всех флажков, установленных вашим инструментом распознавания, могут частично или полностью компенсировать любую потенциальную экономию времени.

Однако имейте в виду, что автоматизация одной высокоэффективной задачи, даже с большим количеством исключений, — может привести к повышению эффективности на нескольких зависимых этапах процесса, что приведет к общей выгоде, которая намного перевесит затраты. Вот почему ваш анализ затрат и выгод должен учитывать все эффекты автоматизации данного этапа, включая те, которые возникают в последующих процессах.

Вопрос: Проведение тщательного анализа затрат и выгод может занять много времени. Почему бы не использовать навыки и знания ваших консультантов, которые могут использовать опыт внедрения технологий?

 

Миф 6: Автоматизация — это сложный и гипотетический процесс

Такие термины, как AI и машинное обучение, могут показаться модными словечками, которые не применимы к вашему бизнесу. Инструменты автоматизации, независимо от того, что они называют, предназначены для того, чтобы дать вам больше контроля — не меньше — над вашими бухгалтерскими и финансовыми функциями, позволяя вам выборочно делегировать определенные задачи. Вы сами решаете, что и в каком объеме автоматизировать —от ввода и обслуживания базовых данных до реорганизации процесса формирования сложных отчетов.

В результате автоматизация позволяет значительно повысить скорость и эффективность бухгалтерской работы, не требуя внесения изменений в бизнес-процессы. Например, автоматизация шагов, представляющих передачу данных между дискретными приложениями, может позволить устаревшим приложениям обмениваться данными, создавая интегрированную систему из существующих программных средств.

Вопрос: Опирается ли ваша финансовая и бухгалтерская служба на устаревшие или специализированные системы? Как вы себя чувствуете, когда знаете о технологических инструментах, которые могут связать или в некоторых случаях заменить ваши устаревшие системы?

 

МИФ 7: Автоматизация актуальна только для крупных корпораций или финансовых служб с большими бюджетами

Поскольку вы можете экономически эффективно автоматизировать только один или несколько шагов, даже предприятия с ограниченным бюджетом могут стратегически использовать автоматизацию для повышения эффективности.

Хотя наилучший подход к автоматизации может отличаться для каждого бизнеса, разумный план высокого уровня должен включать следующие шаги:

  1. Понимайте и документируйте свои текущие бизнес-процессы, шаг за шагом и клик за кликом
  2. Моделируйте поток данных через ваши текущие технологические системы
  3. Определите и выберите правильный (е) инструмент (ы) автоматизации
  4. Внедрите план управления организационными изменениями, включающий переподготовку и коммуникацию сотрудников

Вопрос: Когда вы в последний раз использовали опыт своих консультантов для поддержки разработки плана внедрения? 

 

Наша команда Бизнес-услуг и аутсорсинга помогает компаниям "переосмыслить" технологические процессы в сфере финансов и бухгалтерского учета, а также предоставляет всесторонний анализ затрат и выгод и практическое руководство.

Наша цель состоит в том, чтобы вы могли уверенно определить правильные инструменты и процессы для оптимизации ваших бухгалтерских и финансовых операций.

Чтобы поговорить с членом нашей команды и организовать обсуждение доступных вариантов без каких-либо обязательств, свяжитесь с нами, и мы назначим подходящее время для обсуждения ваших требований:

Чтобы заказать бесплатную консультацию, оставьте свои данные ниже, и мы назначим подходящее время для обсуждения ваших требований.

 

ЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

 

Если вы хотите получить больше информации о Переосмысление функции финансовых служб будущего, пожалуйста, посетите наш хаб

 

ПОСЕТИТЕ ХАБ

 

С более подробной информацией о «Переосмысление функции финансовых служб будущего» можно ознакомиться ниже:

 

Источник BDO United Kingdom