• Обзор двенадцати сфер, где международная система по расчету заработной платы и собственного капитала могут взаимодействовать
Публикация:

Обзор двенадцати сфер, где международная система по расчету заработной платы и собственного капитала могут взаимодействовать

24 марта 2021

Мы понимаем, что система по расчету заработной платы является сложной и связана с риском. Расчет заработной платы — это функция «Золушки», которая воспринимается как само собой разумеющееся, пока что-то пойдет не так, что особенно актуально в отношении собственного капитала и пакетов акций. Большинство стран имеют обязательства по удержанию заработной платы по крайней мере относительно некоторых выплат по собственному капиталу. Международные компании часто сталкиваются с проблемой выплаты паевых взносов, особенно касательно иностранных работников.

Мы сотрудничаем с компаниями по всему миру, чтобы помогать им обеспечивать надежность, соответствие требованиям и экономическую эффективность начисления заработной платы. Мы подготовили обзор 12 ключевых сфер, в которых команды по расчету заработной платы сталкиваются с проблемой собственного капитала, и именно в этих сферах у нас есть опыт, чтобы помочь вам. Насколько актуальна для вас эта информация?

  • BDO разработала ряд инструментов и механизмов для помощи клиентам. Global Equity Mobility Solution может автоматизировать процесс по расчету заработной платы, содержит расчет различных типов вознаграждений и источников дохода для иностранных граждан
  • Ознакомьтесь с Global Mobility Toolkit: мы можем проконсультировать по вопросам начисления заработной платы и процесса отчетности, тесно сотрудничая с нашей командой глобального аутсорсинга для поддержки точного и надежного расчета заработной платы
  • Загрузите BDO Global Equity Rewards Matrix, бесплатное приложение, которое содержит информацию о налоговом режиме собственного капитала в 30 основных странах мира 


1. Отсутствие полной информации и контроля на местном уровне

Большинство команд на местном уровне рассчитывают заработную плату / премии работникам, а также имеют возможность выдавать заработную плату наличными. Если речь идет о собственном капитале, то нет взаимосвязи между стороной, предоставляющей акции (главный офис или брокер), и местной командой по начислению заработной платы. Во многих случаях местные команды по начислению заработной платы не имеют или почти не имеют полной информации о выплатах по акциям или наделении правами собственности. Решения о планах долевого участия часто происходят на уровне головного офиса и привлекают к этому процессу другие стороны, например брокеров, подразделение международного сотрудничества и команду секретарей компании. Еще один уровень риска (с которыми часто сталкивается отдельная группа работников головного офиса) это вознаграждения топ менеджерам.

В идеале местная команда по расчету заработной платы может подсчитать, сколько налога удерживать на основе прибыли с начала года, но для этого нужна эффективная система и быстрая передача данных. Оптимальным является период от одного до трех дней между налогооблагаемым событием и расчетом заработной платы с начала года, который используется для информирования брокера, о том, сколько акций продать. А какой период и термины используются в вашей компании?

Если компании не рассчитывают удержание с выручки от продажи акций, а вместо этого пытаются высчитать из зарплаты работников, иногда случается так, что отчисления у работников превышают их заработную плату, и они даже становятся должниками компании. Это приводит к проблемам в отношениях с работниками и стрессу для команды по начислению заработной платы.


2. «Сделай и забудь»

Вознаграждение в виде акций часто имеет период наделения правами (т.е. зарабатывается) на три года или дольше. Такие награды как опционы обычно действуют в течение десяти лет. Однократно наделенные опционы могут быть использованы работником в любое время (согласно правилам плана и торговым кодексам). Работники могли переехать из страны или даже покинули компанию до того, как начали заниматься приобретением акций, — такая неполная информация о времени может привести к тому, что местные команды по начислению заработной платы не будут знать о начислении заработной платы и обязательствах по отчетности. Опыт показывает, что проблемными являются вопросы, связанные с начислением заработной платы иностранным гражданам и бывшим работникам. В большинстве стран бывшим работникам должна быть начислена заработная плата. Значит, нужны надежные системы для отслеживания лиц, имеющих недополученные награды, и обеспечения правильной работы системы начисления заработной платы и уменьшения рисков. 


3. Риск

Собственный капитал может содержать небольшое количество сделок с высокой стоимостью, в которых часто принимают участие ведущие менеджеры со сложной структурой фактов. Обычным вопросом является предоставление собственного капитала «новой иностранной» команде или ведущему иностранному работнику без учета риска, связанного с начислениями заработной платы. Местная команда часто не знает об этих вознаграждениях или о том, как долго люди работали в стране.

Начисление заработной платы работникам, как правило, финансируется за счет продажи акций в течение нескольких дней после их реализации. Компании, которые этого не делают, часто подвергаются риску погашения долга, уплаты процентов и штрафов. Согласно многим правилам плана, заработная плата удерживается для реализации акций, и после передачи акций работнику, компания может стать единственной ответственной за невыплаченный налог или столкнуться с юридическими препятствиями для взыскания (особенно, если это касается бывших работников).

Ключевым моментом является координация действий с брокерами, которые обычно продают акции для покрытия содержания заработной платы в течение нескольких дней после совершения сделки. Смена брокеров и ведущего персонала часто нарушает этот процесс, и к нему необходимо подходить очень осторожно.
 

4. Работники, которые переезжают

Основным риском являются облагаемые события, связанные с бывшими работниками, во многих юрисдикциях прибыль от собственного капитала, которую они получают, должна подлежать начислению заработной платы. Уволенный работник может переписываться с главным офисом / брокером для реализации опциона на акции или приобретения акций, но без начисления заработной платы на местном уровне существуют корпоративные риски, особенно для работников, которые переехали в другую страну и впоследствии уехали. Невозможность рассчитать правильно начисленные суммы с выезжающих лиц обычно означает, что компания финансирует начисления заработной платы плюс проценты и штрафы. Почти во всех планах предусмотрены пункты о содержании, но принудительное их применение к лицам, которые выезжают, в лучшем случае, является проблематичным. 
 

5. Уникальные обязательства по отчетности

Часто существуют конкретные обязательства по предоставлению отчетности в отношении собственного капитала, например в Австралии, Японии и Великобритании. Обычно ожидается, что начисление заработной платы будет проведено в соответствии с этими требованиями, но постоянно не хватает полной и необходимой информации. Мы все чаще видим, что налоговые органы используют отчетность как начало для проведения аудиторских проверок начисления заработной платы по собственному капиталу.
 

6. Разные источники информации

Кроме того, что приходится учитывать forex, стоимость акций и расходы от операций по начислению заработной платы по собственному капиталу, необходимо учитывать то, что главная информация часто предоставляется через стороннего брокера. Многие компании работают по нескольким планам реализации собственного капитала, у которых может быть различный порядок выплат заработной платы. Главным в этом является сочетание различных источников данных и их последовательное использование для начисления заработной платы, отчетности и общения работников.
 

7. Непредсказуемость

Компании, как правило, знают, когда выплачивается бонус, и, в основном, имеют валовую сумму, с которой они могут высчитать начисление заработной платы. Для собственного капитала это не так — работники часто могут воспользоваться опционами, когда хотят, что приводит к немедленному обязательству по начислению заработной платы. Несмотря на то, что тенденция к использованию ограниченных единиц акций (RSU) помогает, многие компании все еще применяют опционные планы. При использовании собственного капитала нет средств — компании, как правило, нужно поручить брокеру продать достаточное количество акций для покрытия расходов на начисление заработной платы работнику. Невыполнение этого требования часто означает, что работник получает 100% прибыли, а компания должна покрыть все налоги (часто на валовой основе) и сталкивается с начислением штрафов и процентов. 
 

8. Иностранные работники и соответствующие обязательства

Это, пожалуй, самая скрытая проблема. Поскольку иностранные работники, которые меняют место работы и страну, вынуждены работать в разных странах, оставляя соответствующие обязательства, где часть конечной прибыли от собственного капитала должна облагаться налогом, в основном, посредством начисления заработной платы, в каждой стране. Работнику может быть предоставлен опцион с трехлетним периодом приобретения прав, и он проводит 18 месяцев в командировке в стране А, пять лет спустя работник может воспользоваться этим опционом и получить прибыль — 50% от прибыли вполне может облагаться налогом в стране А. Некоторые страны, такие как Израиль и Сингапур, устанавливают выездную плату, когда лицо меняет место жительства.

Это также касается событий, подлежащих налогообложению для бывших работников, но уравнивание налогов добавляет сложности. Covid-19 и рост дистанционной работы означает, что все больше работников, которые работают в одной стране, стремятся сменить ее на другую. Глобальные возможности работы в любой стране являются одной из ключевых отраслей, где мы наблюдаем, как власти проверяют соблюдение требований и где необходимы надежные системы.
 

9. Асимметрия с местным циклом начисления заработной платы

Расчеты заработной платы происходят в соответствии с местными сроками. Операции в отношении собственного капитала, проведенные позже в месяце начисления заработной платы или ближе к концу года, могут вызвать проблемы соблюдения требований. Расчетные ведомости часто требуют дополнительных расчетов заработной платы и зарплатных листков. Это может быть особенно проблематично, когда вознаграждение поступило до окончания налогового года, но обрабатывается в следующем году. Несвоевременная уплата налога может привести к начислению процентов и штрафа.
 

10. Местный опыт

Выполнять начисления заработной платы и так сложно, а добавление собственного капитала является сложным процессом. Местные команды могут не знать о сложных и быстро меняющихся правилах в отношении собственного капитала. Правила могут меняться в странах между предоставлением и исполнением опциона, особенно там, где налогообложение осуществляется позже спустя годы. У работников часто возникают вопросы относительно собственного капитала только при получении или использовании акций — они часто обращаются с этими вопросами к местной команде по начислению заработной платы. 
 

11. Единый подход

Он часто используется в тех случаях, когда в соответствии с подходом все вознаграждения в форме акций подлежат полному вычету из заработной платы, что может снизить общий риск. Однако такой подход всегда ведет к риску и убыткам. Например, в некоторых странах, таких как Австралия, Япония и Швеция, как правило, не выплачивается прибыль на капитал из заработной платы, и на местном уровне могут существовать освобождения / льготы, которые принимаются во внимание, а чрезмерное удержание может создать проблемы с риском для работника точно так же, как неполное удержание может создать проблемы с риском для налогового органа. Этот подход должен применяться под руководством местной команды по проверке начисления заработной платы, что увеличивает нагрузку на эту службу и компанию в целом. Обычно лучше убедиться, что нужная сумма вычитается из действительного источника.

Единый подход часто базируется на практике, применяемой в главном офисе, если это связано с большим риском — например, мы видим, что главный офис в США неправильно трактует прибыль ESPP, как необлагаемую за пределами США. Единый подход не будет уместным, когда в глобальных компаниях есть сочетание неквалификационных планов, подлежащих налогообложению налогом на прибыль, и квалификационных планов, которые облагаются налогом на доход от капитала.

 

12. Надбавки к капиталу и оптимизация налогов

В некоторых странах существуют надбавки или льготы, которые конкретно касаются собственного капитала. В некоторых случаях есть специальные планы стран с другим налоговым режимом, который может уменьшить налоги и социальное обеспечение. Обычно для обеспечения надлежащего применения этих правил нужно привлекать местную службу по начислению заработной платы. Во многих странах действуют лимиты или ограничения социального страхования — их игнорирование приводит к переплатам как на уровне работников, так и на уровне работодателей. Нам известны случаи, когда главный офис внедрял утвержденные планы налогов в юрисдикциях, а не информировал команду по начислению заработной платы, что означало неправильный расчет заработной платы. Для эффективного управления начислением заработной платы для собственного капитала между всеми сторонами должны существовать эффективные методы общения.

Собственный капитал является уникальным, поскольку работодатель может в одностороннем порядке принять меры по изменению налоговой и социальной политики, часто для уменьшения налоговых расходов для участников и компании. Кроме квалификационных планов, которые могут освободить определенные суммы от налога на прибыль или социального страхования, есть межфирменные пополнения (когда главный офис взимает с местных компаний плату за стоимость, предоставленную через собственный капитал). Налоги могут привести к полезным налоговым отчислениям местных корпораций, но в некоторых странах это означает, что налог на прибыль и/или социальное страхование уплачивается через начисление заработной платы. В Великобритании работодатели могут передать работникам социальное страхование, это экономит деньги для компании, но требует индивидуального подхода к начислению заработной платы.

Местным командам по начислению заработной платы необходимо знать об этих тонкостях, работать с командами главного офиса и иметь надежную техническую поддержку.


Источник BDO United Kingdom