• Огляд дванадцяти сфер, де міжнародна система з розрахунку заробітної плати та власного капіталу можуть взаємодіяти
Публікація:

Огляд дванадцяти сфер, де міжнародна система з розрахунку заробітної плати та власного капіталу можуть взаємодіяти

24 березня 2021

Ми розуміємо, що система з розрахунку заробітної плати є складною та пов’язана з ризиком. Розрахунок заробітної плати — це функція «Попелюшки», яка сприймається як само собою зрозуміле, допоки щось піде не так, що особливо актуально стосовно власного капіталу та пакетів акцій. Більшість країн мають зобов’язання щодо утримання заробітної плати принаймні щодо деяких виплат за власним капіталом. Міжнародні компанії часто стикаються з проблемою виплати пайових внесків, особливо щодо іноземних працівників.

Ми співпрацюємо з компаніями з усього світу, щоб допомагати їм забезпечувати надійність, відповідність вимогам та економічну ефективність нарахування заробітної плати. Ми підготували огляд 12 ключових сфер, в яких команди з розрахунку заробітної плати стикаються з проблемою власного капіталу, і саме в цих сферах ми маємо досвід, щоб допомогти вам. Наскільки актуальна для вас ця інформація?

  • BDO розробила низку інструментів і механізмів для допомоги клієнтам. Global Equity Mobility Solution може автоматизувати процес з розрахунку заробітної плати, містить розрахунок різних типів винагород і джерел доходу для іноземних громадян
  • Ознайомтесь з Global Mobility Toolkit: ми можемо проконсультувати з питань нарахування заробітної плати й процесу звітування, тісно співпрацюючи з нашою командою глобального аутсорсингу для підтримки точного та надійного розрахунку заробітної плати
  • Завантажте BDO Global Equity Rewards Matrix, безкоштовний додаток, що містить інформацію щодо податкового режиму власного капіталу в 30 основних країнах світу

 

1. Відсутність повної інформації та контролю на місцевому рівні

Більшість команд на місцевому рівні розраховують заробітну плату / премії працівникам, а також мають можливість видавати заробітну плату готівкою. Якщо йдеться про власний капітал, то немає взаємозв’язку між стороною, що надає акції (головний офіс або брокер), і місцевою командою з нарахування заробітної плати. У багатьох випадках місцеві команди з нарахування заробітної плати не мають або майже не мають повної інформації про виплати за акціями або наділення правами власності. Рішення щодо планів пайової участі часто відбуваються на рівні головного офісу та долучають до цього процесу інші сторони, наприклад брокерів, підрозділ міжнародної співпраці та команду секретарів компанії. Ще один рівень ризику (з якими часто стикається окрема група працівників головного офісу) це винагороди топ менеджерам.

В ідеалі місцева команда з розрахунку заробітної плати може підрахувати, скільки податку утримувати на основі прибутку з початку року, але для цього потрібна ефективна система та швидка передача даних. Оптимальним є період від одного до трьох днів між оподатковуваною подією та розрахунком заробітної плати з початку року, який використовується для інформування брокера, щодо того, скільки акцій продати. А який період і терміни використовуються у вашій компанії? 

Якщо компанії не вираховують утримання з виторгу від продажу акцій, а натомість намагаються вирахувати із зарплати працівників, іноді трапляється так, що відрахування працівників перевищують їхню заробітну плату, які навіть стають боржниками компанії. Це призводить до проблем у взаєминах з працівниками й стресу для команди з нарахування заробітної плати.

 

2. «Зроби і забудь»

Винагорода у вигляді акцій часто має період наділення правами (тобто заробляється) на три роки або довше. Такі нагороди як опціони зазвичай діють упродовж десяти років. Одноразово наділені опціони можуть бути використані працівником у будь-який час (відповідно до правил плану та торгових кодексів). Працівники могли переїхали з країни або, навіть, залишили компанію до того, як почали займатися придбанням акцій, — така неповна інформація стосовно часу може призвести до того, що місцеві команди з нарахування заробітної плати не знатимуть про нарахування заробітної плати та зобов’язання щодо звітування. Досвід показує, що проблемними є питання, пов’язані з нарахуванням заробітної плати іноземним громадянам і колишнім працівникам. У більшості країн колишнім працівникам має бути нарахована заробітна плата. Отже, потрібні надійні системи для відстеження осіб, що мають недоотримані нагороди, та забезпечення правильної роботи системи нарахування заробітної плати і зменшення ризиків.

 

3. Ризик

Власний капітал може містить невелику кількість угод з високою вартістю, в яких часто беруть участь провідні менеджери зі складною структурою фактів. Звичайним питанням є надання власного капіталу «новій іноземній» команді або провідному іноземному працівнику без урахування ризику, пов’язаного з нарахуваннями заробітної плати. Місцева команда часто не знає про ці винагороди або про те, як довго люди працювали в країні.

Нарахування заробітної плати працівникам, зазвичай, фінансується за допомогою продажу акцій упродовж декількох днів після їхньої реалізації. Компанії, які цього не роблять, часто піддаються ризику погашення боргу, сплати відсотків та штрафів. Згідно з багатьма правилами плану, заробітна плата утримується для реалізації акцій, і після передачі акцій працівнику, компанія може стати єдиною відповідальною за невиплачений податок або зіткнутися з юридичними перешкодами для стягнення (особливо, якщо це стосується колишніх працівників).

Ключовим моментом є координація дій з брокерами, які, зазвичай, продають акції для покриття утримання заробітної плати упродовж декількох днів після здійснення операції. Зміна брокерів і провідного персоналу часто порушує цей процес, і до нього необхідно підходити дуже обережно.

 

4. Працівники, які переїжджають

Основним ризиком є ​​оподатковувані події, пов’язані з колишніми працівниками, в багатьох юрисдикціях прибуток від власного капіталу, який вони отримують, має підлягати нарахуванню заробітної плати. Звільнений працівник може листуватися з головним офісом / брокером для реалізації опціону на акції або придбання акцій, але без нарахування заробітної плати на місцевому рівні існують корпоративні ризики, особливо для працівників, які переїхали в іншу країну і згодом виїхали. Неможливість вирахувати правильно нараховані суми з осіб, які виїжджають, зазвичай означає, що компанія фінансує нарахування заробітної плати плюс відсотки та штрафи. Майже у всіх планах передбачені пункти про утримання, але примусове їхнє застосування до осіб, які виїжджають, у кращому випадку, є проблематичним.

 

5. Унікальні зобов’язання щодо звітності

Часто існують конкретні зобов’язання щодо надання звітності стосовно власного капіталу, наприклад в Австралії, Японії та Великобританії. Зазвичай очікується, що нарахування заробітної плати буде проведено згідно із цими вимогами, але постійно не вистачає повної та необхідної інформації. Ми все частіше бачимо, що податкові органи використовують звітність як початок для проведення аудиторських перевірок нарахування заробітної плати за власним капіталом.

 

6. Різні джерела інформації

Окрім того, що доводиться враховувати forex, вартість акцій та витрати від операцій з нарахування заробітної плати за власним капіталом, необхідно зважати на те, що головна інформація часто надається через стороннього брокера. Багато компаній працюють за кількома планами реалізації власного капіталу, які можуть мати різний порядок виплат заробітної плати. Головним у цьому є поєднання різних джерел даних та їхнє послідовне використання для нарахування заробітної плати, звітності та спілкування працівників.

 

7. Непередбачуваність

Компанії, зазвичай, знають, коли виплачується бонус, і, здебільшого, мають валову суму, з якої вони можуть вирахувати нарахування заробітної плати. Для власного капіталу це не так — працівники часто можуть скористатися опціонами, коли хочуть, що приводить до негайного зобов’язання з нарахування заробітної плати. Незважаючи на те, що тенденція до використання обмежених одиниць акцій (RSU) допомагає, багато компаній усе ще застосовують опціонні плани. При використанні власного капіталу немає коштів — компанії, зазвичай, потрібно доручити брокеру продати достатню кількість акцій для покриття витрат на нарахування заробітної плати працівнику. Невиконання цієї вимоги часто означає, що працівник отримує 100 % прибутку, а компанія мусить покрити всі податки (часто на валовій основі) і стикається з нарахуванням штрафів і відсотків.

 

8. Іноземні працівники та відповідні зобов’язання

Це, мабуть, найбільша прихована проблема. Оскільки іноземні працівники, які змінюють місце роботи і країну, змушені працювати в різних країнах, залишаючи відповідні зобов’язання, де частина кінцевого прибутку від власного капіталу має обкладатися податком, здебільшого, за допомогою нарахування заробітної плати, в кожній країні. Працівнику може бути наданий опціон із трирічним періодом набуття прав і він проводить 18 місяців у відрядженні в країні А, п’ять років потому працівник може скористатися цим опціоном і отримати прибуток — 50 % від прибутку цілком може обкладатися податком у країні А. Деякі країни, такі як Ізраїль і Сінгапур, встановлюють виїзну плату, коли особа змінює місце проживання.

Це також стосується подій, що підлягають оподаткуванню для колишніх працівників, але урівнювання податків додає складності. Covid-19 та зростання дистанційної роботи означає, що все більше працівників, які працюють в одній країні, але прагнуть працювати в іншій. Глобальні можливості праці в будь-якій країні є однією з ключових галузей, де ми спостерігаємо, як влада перевіряє дотримання вимог і де необхідні надійні системи.

 

9. Асиметрія з місцевим циклом нарахування заробітної плати

Розрахунки заробітної плати відбуваються за місцевими строками. Операції стосовно власного капіталу проведені пізніше в місяці нарахування заробітної плати або ближче до кінця року можуть спричинити проблеми дотримання вимог. Розрахункові відомості часто потребують додаткових розрахунків заробітної плати та зарплатних листків. Це може бути особливо проблематично, коли винагорода надійшла до закінчення податкового року, але обробляється в наступному році. Несвоєчасна сплата податку може призвести до нарахування відсотків та штрафу.

 

10. Місцевий досвід

Виконувати нарахування заробітної плати й так складно, а додавання власного капіталу є складною справою. Місцеві команди можуть не знати про складні та швидкозмінні правила щодо власного капіталу. Правила можуть змінюватися в країнах між наданням і виконанням опціону, особливо там, де оподатковування здійснюється пізніше через роки. У працівників часто виникають питання щодо власного капіталу лише під час отримання чи використання акцій — вони часто звертаються із цими питаннями до місцевої команди з нарахування заробітної плати.

 

11. Єдиний підхід

Він часто використовується в тих випадках, коли відповідно до підходу всі винагороди у формі акцій підлягають повному вирахуванню із заробітної плати, що може знизити загальний ризик. Однак такий підхід завжди веде до ризику та збитків. Наприклад, у деяких країнах, таких як Австралія, Японія і Швеція, зазвичай, не виплачується прибуток на капітал із заробітної плати, і на місцевому рівні можуть існувати звільнення / пільги, які приймаються до уваги, а надмірне утримання може створити проблеми з ризиком для працівника, точно так само, як неповне утримання може створити проблеми з ризиком для податкового органу. Цей підхід має застосовуватися під керівництвом місцевої команди з перевірки нарахування заробітної плати, що збільшує навантаження на цю службу та компанію загалом. Зазвичай краще переконатися, що потрібна сума вираховується з дійсного джерела.

Єдиний підхід часто базується на практиці, що застосовується в головному офісі, якщо це пов’язано з великим ризиком — наприклад, ми бачимо, що головний офіс в США неправильно трактує прибуток ESPP, як неоподатковуваний за межами США. Єдиний підхід не буде доречним, коли в глобальних компаніях є поєднання некваліфікуючих планів, що підлягають оподаткуванню податком на прибуток, та кваліфікаційних планів, що оподатковуються податком на прибуток від капіталу.

 

12. Надбавки до капіталу та оптимізація податків

У деяких країнах існують надбавки або пільги, які конкретно стосуються власного капіталу. У деяких випадках є спеціальні плани країн з іншим податковим режимом, що може зменшити податки та соціальне забезпечення. Зазвичай для забезпечення належного застосування цих правил потрібно залучати місцеву службу з нарахування заробітної плати. У багатьох країнах діють ліміти або обмеження соціального страхування — їх ігнорування призводить до переплат як на рівні працівників, так і на рівні роботодавців. Нам відомі випадки, коли головний офіс впроваджував затверджені плани податків в юрисдикціях, а не інформував команду з нарахування заробітної плати, що означало неправильний розрахунок заробітної плати. Для ефективного управління нарахуванням заробітної плати для власного капіталу між усіма сторонами має існувати ефективні методи спілкування.

Власний капітал є унікальний, оскільки роботодавець може в односторонньому порядку вжити заходи щодо зміни податкової та соціальної політики, часто для зменшення податкових витрат для учасників та компанії. Окрім кваліфікаційних планів, які можуть звільнити певні суми від податку на прибуток або соціального страхування, є міжфірмові поповнення (коли головний офіс стягує з місцевих компаній плату за вартість, надану через власний капітал). Податки можуть призвести до корисних податкових відрахувань місцевих корпорацій, але в деяких країнах це означає, що податок на прибуток і/або соціальне страхування сплачується через нарахування заробітної плати. У Великобританії роботодавці можуть передати працівникам соціальне страхування, це економить гроші для компанії, але вимагає індивідуального підходу до нарахування заробітної плати.

Місцевим командам з нарахування заробітної плати необхідно знати про ці тонкощі, працювати з командами головного офісу та мати надійну технічну підтримку.

 

Джерело BDO United Kingdom