Gesetz Nr. 4791-IX und Änderungen des Gesetzes Nr. 996:

In der Ukraine werden die Ansätze in Bezug auf Urkunden im Rahmen zivilrechtlicher Beziehungen aktualisiert. Die Annahme des Gesetzes Nr. 4791-IX (Gesetzentwurf Nr. 14023) und die Aktualisierung des Gesetzes der Ukraine Nr. 996 haben neue Regeln für den täglichen Dokumentenfluss in Unternehmen eingeführt, insbesondere hinsichtlich der Bestätigung der Ausführung von Arbeiten und der Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen zivilrechtlicher Verträge.

Welche wesentlichen Änderungen im Dokumentenumlauf führt das Gesetz Nr. 4791-IX ein?

Die neuesten gesetzlichen Neuerungen, insbesondere die Annahme des Gesetzes Nr. 4791-IX und die Änderungen am Gesetz der Ukraine Nr. 996, vereinfachen die Dokumentation von Transaktionen im Rahmen zivilrechtlicher Verträge. Die Idee ist einfach: weniger Formalitäten – mehr Fokus darauf, dass der Vorgang tatsächlich stattgefunden hat und ordnungsgemäß bestätigt wurde. Nach den neuen Regeln gilt: Wenn das Primärdokument Angaben zum Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, der Ausführung von Arbeiten oder der Vermietung enthält, wird das Fehlen einer Unterschrift oder anderer Angaben seitens des Auftraggebers (Mieters) nicht als Verstoß gegen die Anforderungen an die Gestaltung des Primärdokuments angesehen. Diese Vereinfachung kann jedoch nur unter zwei Voraussetzungen in Anspruch genommen werden: 

1. Die Art und Weise der Dokumentation von Geschäftsvorgängen ist in einem schriftlichen Vertrag zwischen den Parteien geregelt; 
2. Der Geschäftsvorgang wird in der Buchhaltung in dem Zeitraum erfasst, in dem er stattfindet.

Ist es nach den Gesetzesänderungen möglich, ohne Abnahmeprotokolle für erbrachte Arbeiten bzw. Dienstleistungen zu arbeiten?

Das Gesetz Nr. 4791-IX sieht vor, dass bei zivilrechtlichen Verträgen auf die Erstellung von Abnahmeprotokollen für erbrachte Arbeiten bzw. Dienstleistungen verzichtet werden kann – sofern dies im Vertrag ausdrücklich festgelegt ist und die Parteien eine alternative Methode zur Bestätigung der Erfüllung der Verpflichtungen vereinbart haben. Das heißt, der „Verzicht auf Bescheinigungen“ erfolgt nicht automatisch: Im Vertrag sollte gesondert festgelegt werden, welches Dokument (oder welche Dokumente) die Erbringung der Dienstleistungen bzw. die Ausführung der Arbeiten, den Zeitpunkt des Abschlusses der Transaktion und das Abnahmeverfahren (z. B. die Frist für Einwände und die stillschweigende Abnahme) bestätigt. 

Die Änderungen am Gesetz der Ukraine Nr. 996 eröffnen zusätzlich die Möglichkeit, die Erbringung von Dienstleistungen mittels einer vom Auftragnehmer unterzeichneten Rechnung zu dokumentieren: Sofern die obligatorischen Angaben des Primärdokuments (Identifizierung der Parteien, Datum/Zeitraum, Inhalt und Umfang der Dienstleistungen, Wert, Währung, Unterschrift/Identifikationsnummer der verantwortlichen Person) vorhanden sind und ein eindeutiger Zusammenhang mit der Zahlung besteht, kann eine solche Rechnung als Primärbeleg für die Buchhaltung und Steuerabrechnung anerkannt werden. 

In der internationalen Praxis ist eine Rechnung ein Dokument, das der Verkäufer dem Käufer aushändigt und das eine Auflistung der Waren und Dienstleistungen, deren Menge und den Preis, zu dem sie an den Käufer geliefert wurden, sowie die Eigenschaften der Ware, die Lieferbedingungen und Angaben zum Absender und Empfänger enthält. Die Ausstellung einer Rechnung belegt, dass die Ware gemäß den Lieferbedingungen versandt wurde und der Käufer zur Zahlung der Ware gemäß den angegebenen Bedingungen verpflichtet ist (außer in Fällen, in denen die Lieferung gegen Vorauszahlung erfolgt). Bei Dienstleistungen bestätigt die Ausstellung einer Rechnung die Erbringung der Dienstleistung. Das heißt, die Rechnung bestätigt den Versand der Ware bzw. die Erbringung der Dienstleistung. 

Rechtliche Grundlagen für den Verzicht auf Abnahmeprotokolle: Reale Möglichkeiten und Einschränkungen

Ein Verzicht auf die Erstellung von Abnahmeprotokollen ist nur im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien möglich: Dies muss ausdrücklich im Vertrag vorgesehen sein, und eine solche Vereinbarung darf nicht gegen geltendes Recht verstoßen. In Gig-Verträgen oder Verträgen mit Einzelunternehmern können die Parteien festlegen, dass die Bestätigung der Erbringung von Leistungen durch eine Rechnung, E-Mail-Korrespondenz oder ein anderes Dokument bzw. eine andere Handlung (z. B. eine Bestätigung auf der Plattform) erfolgt. Es ist wichtig, dass die Bedingungen und der Mechanismus der Abnahme im Vertrag klar beschrieben sind – genau dies verleiht einer solchen Bestätigung die erforderliche Rechtskraft. 

Gleichzeitig gilt diese Möglichkeit nicht für Vorgänge, für die das Gesetz besondere Anforderungen an die Dokumentation festlegt, insbesondere:


 

Wie schließt man einen zivilrechtlichen Vertrag ohne Protokolle ab?

Um die vereinfachten Dokumentationsvorschriften anwenden zu können, muss dies im Vertrag mit dem Vertragspartner vereinbart werden. Der Vertrag muss schriftlich vorliegen (ob in Papierform oder elektronisch spielt keine Rolle, entscheidend ist jedoch, dass er schriftlich und nicht mündlich ist). Für die korrekte Abwicklung von Geschäftsvorgängen ohne Urkunden wird empfohlen: 

• Im Vertrag im Voraus festzulegen, wie die Ausführung von Arbeiten bzw. die Erbringung von Dienstleistungen bestätigt wird (Rechnung, E-Mail, Unterschrift auf der Plattform, Bericht usw.). Festzuhalten, dass die Parteien die Rechtswirksamkeit von Primärdokumenten zu Dienstleistungen, Arbeiten, Vermietung und Anmietung (Rechnungen, Protokolle) anerkennen, die keine Angabe der Position, des Nachnamens und der eigenhändigen Unterschrift oder der elektronischen Signatur einer bevollmächtigten Person seitens des Auftraggebers, des Dienstleistungsempfängers, des Mieters oder des Pächters enthalten. 
• Die Aufbewahrung von Begleitmaterialien sicherstellen: Korrespondenz, Screenshots, Bestätigungen von Diensten/Plattformen. 
• Elektronischen Dokumentenfluss nutzen, um Prozesse zu automatisieren und zu kontrollieren 

Ein solcher Ansatz hilft, Streitigkeiten zu vermeiden, eine Beweislage für die Steuerbehörden zu schaffen und die Effizienz der Buchhaltung zu steigern..

Steuerliche Risiken bei der Verwendung von Rechnungen als Primärbeleg

Die Verwendung von Rechnungen als Primärbeleg ist ein Schritt zur Vereinfachung der Buchführung, birgt jedoch gleichzeitig zusätzliche steuerliche Risiken: 

• Die Steuerbehörden können zusätzliche Nachweise für die tatsächliche Erbringung von Arbeiten/Dienstleistungen anfordern (Berichte, Fotos, Korrespondenz, unterzeichnete Dokumente) 
• Das Fehlen von Belegen in bestimmten Situationen kann die Verteidigung der Position bei einer Prüfung oder einem Rechtsstreit erschweren 
• Es ist wichtig, dass die Rechnung die vorgeschriebenen Angaben enthält und durch weitere Nachweise untermauert wird 
• Es ist sinnvoll, regelmäßig eine interne Überprüfung der Dokumente und Vorgänge durchzuführen

Praxis in der EU: Wie wird die Erbringung von Leistungen in Polen, Tschechien und Litauen nachgewiesen

Die Praxis einer Reihe von EU-Ländern (insbesondere Polen, Tschechien und Litauen) zeigt, dass zur Bestätigung der Erbringung von Dienstleistungen bzw. der Ausführung von Arbeiten im B2B-Segment häufig eine Rechnung als zentrales Finanzdokument ausreicht; diese wird jedoch in der Regel nicht isoliert, sondern in Verbindung mit anderen Nachweisen für die tatsächliche Erfüllung der Verpflichtungen verwendet. 

In der Praxis konzentriert sich die Aufmerksamkeit der Kontrollbehörden und Gerichte auf das Vorliegen eines „Beweispakets“, das Folgendes bestätigt: 

Zu diesen Nachweisen gehören in der Regel: Vertrag/Angebot und konkretisierte Bestellung (SOW, PO), Korrespondenz zur Abstimmung von Umfang und Ergebnis (E-Mail/Messenger), Arbeitsergebnisse in Form von Berichten/Zeiterfassungsbögen/Dateiübermittlungen oder Zugangsberechtigungen, Bestätigung der Ergebnisannahme (insbesondere über elektronische Dokumentenverwaltungsplattformen und elektronische Signaturen) sowie Zahlungsbelege, die eine eindeutige Identifizierung der Transaktion ermöglichen. Für ukrainische Unternehmen ist der Ansatz an sich nützlich: im Vertrag festzulegen, welches Dokument bzw. welche Dokumente auf welche Weise den Abschluss der Arbeiten bestätigen, Schwellenwerte für die „Wesentlichkeit“ festzulegen und die begleitenden Nachweise für die Ausführung aufzubewahren. Eine solche Anpassung an die ukrainischen Vorschriften ermöglicht es, die Möglichkeiten der Deregulierung zu nutzen, ohne bei Steuerprüfungen oder Streitigkeiten an der Qualität der Beweisgrundlage einzubüßen.

Das Wesentlichkeitskriterium als Instrument zur Steuerung des Dokumentenflusses

Angesichts der durch das Gesetz Nr. 4791-IX und das aktualisierte Gesetz der Ukraine Nr. 996 eingeführten Änderungen ist es ratsam, auf der Ebene der internen Unternehmensrichtlinien das Wesentlichkeitskriterium als grundlegendes Instrument zur Steuerung des Dokumentenflusses und der Steuerrisiken einzuführen. Ein solcher Ansatz entspricht den allgemeinen Grundsätzen der Rechnungslegung, insbesondere dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und dem Vorrang des Inhalts vor der Form. 

Für Geschäftsvorgänge mit geringfügigen Beträgen (vorläufig zwischen 5.000 und 10.000 UAH, je nach Umfang der Geschäftstätigkeit) kann die Verwendung einer Rechnung als Primärbeleg wirtschaftlich gerechtfertigt und ausreichend sein, sofern sie alle vorgeschriebenen Angaben enthält und die Durchführung des Geschäfts durch die Zahlung bestätigt wird. 

Gleichzeitig ist es bei Transaktionen mit hohen Beträgen sowie bei Transaktionen mit erhöhtem steuerlichem oder rechtlichem Risiko (neue Vertragspartner, Geschäfte mit Nichtansässigen, immaterielle Dienstleistungen, kreative oder beratende Tätigkeiten) ratsam, den Leistungsnachweis als zusätzlichen Beweis für die tatsächliche Durchführung des Geschäftsvorfalls aufzubewahren. In solchen Fällen erfüllt der Leistungsnachweis weniger eine formale als vielmehr eine beweisende Funktion und stärkt die Position des Steuerpflichtigen im Falle von Steuerprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten. 

Die Einführung des Wesentlichkeitskriteriums ermöglicht einen differenzierten Ansatz bei der Dokumentation von Transaktionen, wobei die Ressourcen der Buchhaltung und der Rechtsabteilung auf die Kontrolle tatsächlich risikobehafteter Transaktionen konzentriert werden. Im Ergebnis erreicht das Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen der vom Gesetzgeber angestrebten Vereinfachung des Dokumentenflusses und einem angemessenen Maß an steuerlicher Sorgfalt, was ein entscheidender Faktor für die finanzielle Sicherheit des Unternehmens ist.

Wie lassen sich Streitigkeiten über die tatsächliche Ausführung der Arbeiten vermeiden

Besonders zu berücksichtigen ist der Faktor der einseitigen Auslegung des Abschlusses der Transaktion. Wenn eine der Parteien der Ansicht ist, dass die Arbeiten ausgeführt wurden, die andere Partei dem jedoch widerspricht, kann das Fehlen von Abnahmeprotokollen die Beilegung des Streits erschweren – vor allem aufgrund des Fehlens eines vereinbarten Abnahmedatums und klarer Kriterien, anhand derer das Ergebnis bewertet wird. Um solche Risiken zu minimieren, ist es ratsam, im Vertrag im Voraus einen klaren Mechanismus zur Bestätigung der Erbringung festzulegen: Was genau gilt als Ergebnis, in welcher Form und wohin wird es übermittelt, wer ist für die Abnahme verantwortlich und welche Anforderungen gelten für Beanstandungen. 

In der Praxis könnte dies wie eine Regelung zur „stillschweigenden Abnahme“ aussehen: Der Auftragnehmer sendet eine Rechnung/einen Bericht sowie eine Mitteilung über den Abschluss der Arbeiten, und der Auftraggeber hat beispielsweise 5–10 Werktage Zeit, um begründete Einwände mit einer Auflistung der Mängel und einer Frist für deren Behebung vorzubringen; Wenn innerhalb dieser Frist keine Einwände eingehen, gilt die Leistung als abgenommen. Zusätzlich kann eine automatische Abnahme nach Zahlungseingang (oder nach Teilzahlung für eine bestimmte Etappe) vorgesehen werden, ebenso wie ein Mechanismus zur schrittweisen/teilweisen Abnahme sowie die Regel, dass die Kommunikation bezüglich der Abnahme ausschließlich über festgelegte Kanäle mit obligatorischer Empfangsbestätigung erfolgt. 

Solche Detaillierung verringert den Spielraum für Manipulationen, macht das Abnahmeverfahren vorhersehbar und vereinfacht den Nachweis der erbrachten Leistungen im Falle einer Steuerprüfung oder eines Rechtsstreits.

Die Sichtweise der staatlichen Behörden auf das verabschiedete Gesetz

• Wirtschaftsministerium: Meldung zur Unterstützung des Gesetzentwurfs Nr. 14023 und zur Aufhebung der Verpflichtung zur Vorlage von Leistungsnachweisen. 
• Hauptabteilung der Staatlichen Steuerbehörde in der Region Winnyzja (06.03.2026): Erläuterungen zur Anwendung des Gesetzes Nr. 4791-IX, insbesondere zur Möglichkeit der Unterzeichnung des Primärdokuments durch eine einzige verantwortliche Person seitens des Auftragnehmers, sofern dies vertraglich geregelt ist.

Schlussfolgerungen und praktische Empfehlungen

1. Wir konzentrieren uns auf den Inhalt und nicht auf die Formalitäten in den Dokumenten.  
Es ist wichtig, Nachweise dafür zu haben, dass die Dienstleistung/Arbeit tatsächlich erbracht wurde: was genau getan wurde, wann, in welchem Umfang und wofür bezahlt wurde. Es kommt nicht so sehr darauf an, „welches Dokument“ vorliegt, sondern vielmehr darauf, „was es bestätigt“. 

So sieht das in der Praxis aus: Bewahren Sie neben der Rechnung (Invoice) die vereinbarten Leistungsbeschreibungen oder den Arbeitsumfang in der Korrespondenz, die Bestätigung der Ergebnisübergabe (Datei, Zugriff auf das Repository, Link zur Aufgabe) sowie ein Zeiterfassungsblatt oder einen kurzen Bericht darüber auf, „was in diesem Zeitraum erledigt wurde“.

2. Es ist möglich, ohne Abnahmeprotokolle zu arbeiten, jedoch nur, wenn dies ausdrücklich im Vertrag festgelegt ist.
Der Verzicht auf Abnahmeprotokolle erfolgt nicht automatisch: Die Parteien müssen sich einigen und im schriftlichen Vertrag festlegen, wie die Leistungserbringung genau bestätigt wird. In solchem Modell kann die Rechnung als Primärbeleg dienen, es ist jedoch ratsam, sie durch Begleitdokumente (SOW/PO, Korrespondenz, Berichte/Stundennachweise, Bestätigungen der Übergabe von Ergebnissen/Zugängen, Zahlungsbelege) zu untermauern. 

Wie man dies formuliert: zum Beispiel „Bestätigung ist die Rechnung + Zahlung“ oder „Rechnung + E-Mail / Abnahmebestätigung“, und bei Ausbleiben von Einwänden innerhalb von X Tagen gilt die Leistung als abgenommen. Es empfiehlt sich zudem, eine Liste der Begleitdokumente festzulegen: SOW/PO, Stundennachweis, Link zu Jira/Asana, Kontoauszug mit eindeutigem Verwendungszweck.

3. Hier hilft das Wesentlichkeitskriterium: Bei geringen Beträgen reicht ein einfacher Dokumentenumfang, bei hohen oder risikobehafteten Beträgen ist ein umfangreicherere Dokumentation erforderlich.
Praktischer Ansatz: Legen Sie einen internen Schwellenwert fest (z. B. 5.000–10.000 UAH) und bestimmen Sie anhand dessen den Umfang der dokumentarischen Nachweise. Sind der Betrag oder die Risiken höher, ist es sinnvoll, einen Akt oder ein anderes Abnahmedokument zu erstellen. Besonders zu beachten sind Ausnahmen, für die Sonderregelungen gelten (öffentliche Mittel, staatliche/kommunale Mieten, Bauaufträge, Spenden/karitative und humanitäre Hilfe). 

Beispiel: Einmalige Dienstleistung im Wert von 5.000–10.000 UAH – Rechnung, Zahlung und kurzer Bericht/Schriftwechsel reichen oft aus. Bei einem Projekt im Wert von 300.000 UAH oder einem neuen Vertragspartner/Nichtansässigen ist es besser, eine Rechnung + Abnahmeprotokoll (oder Abnahmeprotokoll) + Arbeitsergebnisse vorzulegen. Für Bauaufträge und öffentliche Mittel sind in der Regel spezielle Formulare/Abnahmeverfahren erforderlich. 

Zusammenfassung. Das Gesetz Nr. 4791-IX und die Änderungen am Gesetz Nr. 996 bieten Unternehmen mehr Flexibilität: Eine Rechnung kann die Erbringung von Dienstleistungen bestätigen, und ein Protokoll ist nicht immer zwingend erforderlich. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Risiken automatisch verschwinden. Der beste Schutz ist ein gut ausgearbeiteter Vertrag, klare interne Regeln und ordnungsgemäß gesammelte Nachweise für die tatsächliche Leistungserbringung.

Praktische Checkliste für Unternehmen für einen kontrollierten und vorhersehbaren Dokumentenfluss

Kurz gesagt – was Sie für einen kontrollierten und vorhersehbaren Dokumentenfluss tun sollten: 

• Aktualisieren Sie die Vertragsvorlagen: Wie bestätigen wir die Erfüllung, wie nehmen wir das Ergebnis ab, wohin senden wir die Bestätigung, wie viele Tage sind für Einwände vorgesehen? 
• Legen Sie eine „Wesentlichkeitsschwelle“ und eine einfache Risikomatrix fest (Betrag, Art der Dienstleistungen, neuer Vertragspartner, Nichtansässiger, immaterielles Ergebnis usw.). 
• Stellen Sie ein Paket mit Begleitdokumenten zu den Rechnungen zusammen: SOW/PO, Korrespondenz, Berichte/Stundennachweise, Bestätigungen über die Übergabe von Ergebnissen/Zugängen, Zahlungsbelege. 
• Bei großen oder risikobehafteten Transaktionen ist es ratsam, ein Abnahmeprotokoll als zusätzliches Element der Beweisführung aufzubewahren. 
• Prüfen Sie vor dem Start, ob Sie nicht unter Ausnahmen fallen (Haushaltsmittel, staatliche/kommunale Mieten, Bauaufträge, Spenden usw.) – dort gelten strengere Regeln.

Das Gesetz hat mehr Freiheit und damit auch mehr Verantwortung mit sich gebracht. Wenn die Regeln für die Annahme, die Wesentlichkeitsschwellen und die Aufbewahrung von Belegen im Voraus festgelegt werden, wird der Dokumentenfluss sowohl im Tagesgeschäft als auch bei Prüfungen einfacher und berechenbarer.

Wann treten die Änderungen zur Vereinfachung der Dokumentation in Kraft? 

Am 16. März 2026 wurde das Gesetz der Ukraine Nr. 4791-IX vom 24.02.2026 vom Präsidenten unterzeichnet und am 17. März 2026 veröffentlicht, mit dem Änderungen an Art. 9 des Gesetzes der Ukraine Nr. 996-XIV „Über die Buchführung und die Finanzberichterstattung in der Ukraine“ vom 16.07.1999. Das Gesetz der Ukraine Nr. 4791-IX vom 24.02.2026 tritt am 01.04.2026 in Kraft. 

Die Experten von BDO in der Ukraine unterstützen Unternehmen dabei, die Risiken der Verwendung von Rechnungen als Primärbelege zu bewerten, zivilrechtliche Verträge an die neuen gesetzlichen Anforderungen anzupassen und ein effektives Modell für den internen Dokumentenfluss zu entwickeln, das die Vereinfachung von Verfahren mit einem angemessenen Maß an steuerlicher Sorgfalt verbindet. 

Wenn Ihr Unternehmen plant, seinen Ansatz zur Dokumentation von Geschäftsvorgängen zu ändern, oder prüfen möchte, ob das bestehende Dokumentenmanagementsystem den neuen Vorschriften entspricht, wenden Sie sich bitte an die Experten von BDO in der Ukraine für eine Beratung.