AI-Prompts von BDO in der Ukraine:

Künstliche Intelligenz verändert die Herangehensweise an unsere Arbeit grundlegend. 

Bei BDO in der Ukraine integrieren wir aktiv KI-Tools, um Routineaufgaben zu automatisieren, die Produktivität des Teams zu steigern und uns auf die wirklich wichtigen Fragen zu konzentrieren. Einer der Schwerpunkte dieser Integration ist die Entwicklung eigener KI-Prompts, die die Besonderheiten unserer Dienstleistungen und Branchen berücksichtigen. Solche Prompts sind vorab erstellte Vorlagen für Tools wie ChatGPT oder Copilot, mit denen sich in wenigen Minuten ein hochwertiger erster Entwurf eines Dokuments, einer Analyse usw. erstellen lässt. Dadurch werden Routineprozesse beschleunigt und die Zeit unserer Spezialisten effizienter genutzt. In diesem Artikel erläutern wir, wie wir diese Prompts vorbereitet haben, wie wir sie in unserer Arbeit einsetzen und welche Rolle unsere Industriegruppe für KI dabei gespielt hat.

Gemeinsames Projekt der Industriegruppen

Die Entwicklung von Prompts wurde zu einer gemeinsamen Aufgabe unserer Branchengruppen, einschließlich der Gruppe für künstliche Intelligenz. Die KI-Gruppe verfolgt neue Möglichkeiten der KI, testet Tools und unterstützt Kollegen bei der Implementierung in ihren Arbeitsalltag. Die Experten dieser Gruppe haben jedem Branchenteam dabei geholfen, Ideen zu strukturieren und detaillierte Anweisungen für das KI-Modell zu entwickeln, um ein möglichst nützliches Ergebnis zu erzielen. Die industrielle KI-Gruppe war für die Methodik verantwortlich: wie man Anfragen richtig formuliert, welche Parameter zu berücksichtigen sind, wie man das Antwortformat für das Modell festlegt usw. Als Ergebnis dieser Zusammenarbeit erhielten wir eine Reihe von vorgefertigten Prompts für jeden Geschäftsbereich – eine Bibliothek mit KI-Vorlagen für den internen Gebrauch.

Prompts, angepasst an verschiedene Branchen und Aufgaben

 
Die Branchengruppen bei BDO in der Ukraine haben eigene Prompts erstellt, die die Besonderheiten der Branche berücksichtigen. Wir haben analysiert, welche typischen Dokumente, Anfragen oder Analysen unsere Berater und Wirtschaftsprüfer am häufigsten erstellen, und für sie eine Struktur in Form von Schritten, Fragen und Antwortformaten ausgearbeitet. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für solche Prompts und wie wir sie in der Praxis einsetzen:

Natürliche Ressourcen und Energie

Das Team von Natural Resources & Energy hat Prompts für die Erstellung von Kundenmaterialien und Analysen in seiner Branche entwickelt.  

• Beispielsweise unterstützt die Eingabeaufforderung „Erstellung von Geschäftsbriefen (insbesondere Follow-ups)“ dabei, schnell einen professionellen Brief an einen Kunden zu verfassen. Es ist lediglich erforderlich, den Adressaten, den Zweck (Präsentation von Dienstleistungen, Einladung zu einem Treffen, Danksagung usw.) und einige Details zum Kontext der Zusammenarbeit anzugeben. Dieser Ansatz ist nützlich, da Copilot sicheren Zugriff auf Daten innerhalb des Mandanten hat. Das KI-Modell erstellt in diesem Szenario einen strukturierten Text: mit einer Begrüßung, den wichtigsten Botschaften über den Mehrwert für den Kunden, einem konkreten Call-to-Action und einer höflichen Schlussformel. Wir verwenden regelmäßig ähnliche Prompts für Entwürfe von Briefen: Dies spart den Business Development Managern Zeit und stellt sicher, dass wir in der Kommunikation nichts vergessen. 
• Ein weiteres Beispiel ist die Vorlage „Bewertung potenzieller Risiken im Projekt“, die verwendet wird, um schnell eine Liste der wichtigsten Risiken für ein Investitionsprojekt (regulatorische, finanzielle, ESG usw.) mit Beschreibungen und Ideen zur Minimierung zu erstellen. Mit seiner Hilfe können unsere Berater in wenigen Minuten eine Risikoanalyse für ein neues Projekt erstellen und diese anschließend mit konkreten Daten ergänzen. 
• Das Team verfügt auch über Prompts für typische Antworten auf Kundenanfragen (um schnell eine klare Antwort auf häufig gestellte Fragen zu formulieren, z. B. zu Audit-Terminen oder Dienstleistungskosten) und sogar für die Analyse von IFRS-Finanzberichten mit Identifizierung von Branchenrisiken. Diese Vorlagen haben sich in Zeiten intensiver Berichterstellung als besonders nützlich erwiesen, da sie es ermöglichen, nicht jedes Dokument „von Grund auf neu“ zu erstellen, sondern auf einen fertigen Rahmen zurückgreifen zu können.

Technologie, Medien und Telekommunikation (TMT) 

Die TMT-Praxis konzentrierte sich auf Prompts, die sich auf die neuesten Änderungen im regulatorischen Umfeld und typische Aufgaben des IT-Geschäfts beziehen. Insbesondere nach der Einführung eines speziellen Rechtsrahmens für IT-Unternehmen in Diia.City stellten sich viele Fragen hinsichtlich der Wahl des optimalen Besteuerungs- und Beschäftigungsmodells.  

• Der Prompt „Steuerbelastung (GmbH vs. Diia.City vs. Einzelunternehmen)” vergleicht automatisch verschiedene Unternehmensstrukturen (klassische GmbH, Residenz in Diia.City oder Arbeit über ein Einzelunternehmen) hinsichtlich der Höhe der Steuern. Nach Angabe der grundlegenden Geschäftsparameter erhält der Berater von der KI eine generierte Tabelle mit Steuersätzen, Beiträgen und den wichtigsten Unterschieden – ein hervorragender Ausgangspunkt für die Steuerplanung des Kunden. 
• Ein weiteres Beispiel ist eine Reihe von Prompts für die Arbeit mit Gig-Verträgen (ein für die Ukraine neues Format der Anstellung im IT-Sektor). Wir haben Vorlagen vorbereitet, die dabei helfen, den Text eines Angebots für einen Gig-Spezialisten zu verfassen, die Struktur des Gig-Vertrags selbst zu gestalten und einen Algorithmus für die Kündigung eines solchen Vertrags zu erstellen. Diese KI-Assistenten beschleunigen die Arbeit von Juristen und Beratern: Standarddokumente werden wesentlich schneller erstellt, sodass mehr Zeit für die Überprüfung von Nuancen und individuellen Bedingungen für den Kunden bleibt. 
• Der Prompt-Rechner für die Steuerbelastung und der Steuerkalender für 2025 sind zwei weitere nützliche Tools des TMT-Teams, mit denen Sie schnell einen Entwurf der Berechnungen und einen Zeitplan für Ereignisse erhalten, ohne manuell nach Normen suchen zu müssen. 

Nichtregierungsorganisationen (NGOs)

Das Team, das mit NGOs und Förderprojekten arbeitet, hat Prompts für die spezifischen Bedürfnisse dieses Sektors erstellt. 

• Zum Beispiel „Erstellung narrativer Berichte für Fördergeber“. Dieser Prompt hilft dabei, den Text eines Projektberichts zu strukturieren: von der Beschreibung der Ziele und der Zielgruppe bis hin zu den Ergebnissen und Auswirkungen. Es gibt Hinweise, welche Abschnitte hinzugefügt und welche Fragen behandelt werden sollten, damit der Geldgeber ein vollständiges und klares Bild von der Umsetzung des Zuschusses erhält. Wenn unsere Spezialisten den nächsten Bericht erstellen, können sie diese Vorlage verwenden, um nichts zu übersehen und die erforderliche Logik der Darstellung einzuhalten. 
• Ein weiteres Beispiel: „Einführung künstlicher Intelligenz zur Verbesserung der Dienstleistungen von NGOs”, das eine Liste möglicher KI-Lösungen für typische Aufgaben einer bestimmten gemeinnützigen Organisation generiert (von der Automatisierung der Datenerfassung bis hin zu Chatbots zur Unterstützung der Begünstigten). Das war während eines Beratungsprojekts zur digitalen Transformation mehrerer Gemeinden nützlich: Wir erhielten von der KI umgehend Ideen, wie bestimmte Instrumente genau diesen Organisationen helfen können, und diskutierten diese anschließend mit dem Kunden. 
• Die NGO-Prompt-Bibliothek enthält auch Vorlagen für die Bewertung der internen Bedürfnisse einer Organisation, für das Finanzmanagement und die Projektbudgetierung und sogar einen fertigen Prompt für das Verfassen eines Motivationsschreibens für einen Förderantrag. Die Kollegen hoben insbesondere den letzten Punkt als besonders relevant hervor; junge Berater nutzen ihn als Grundlage, um schneller einen Entwurf für ein Motivationsschreiben zu erstellen, das dann an die konkreten Anforderungen des Wettbewerbs angepasst werden kann.

Agrarsektor

Im Bereich der Agrarindustrie hat das Team ebenfalls zehn Situationen identifiziert, in denen KI von Nutzen sein kann. Einige davon betreffen die interne Kommunikation und die Analyse von Informationen. 

• Beispielsweise ermöglicht der Prompt „Zusammenfassung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung” den schnellen Erhalt eines strukturierten Berichts über die Ergebnisse einer internen Umfrage (positive Aspekte, Problembereiche, Empfehlungen), was für die Personalabteilung und Führungskräfte, die die Stimmung der Mitarbeiter in der Produktion verstehen möchten, sehr nützlich ist.
• Ein weiterer interner Fall ist „Erstellung von Inhalten für den Unternehmens-Newsletter“: Auf der Grundlage mehrerer Thesen zu Ereignissen im Unternehmen erstellt die KI einen leicht verständlichen Text für den monatlichen News-Digest. 
• Ebenso schnell kann ein Skript für ein kurzes Video für soziale Netzwerke oder Q&A (Fragen und Antworten) für das interne Portal erstellt werden. Entsprechende Prompts liefern die Struktur und Ideen, und der Spezialist fügt dann die genauen Daten oder Unternehmensbotschaften hinzu. 
• Selbst für rein branchenspezifische Aufgaben haben wir eine Anwendung für KI gefunden: So hilft beispielsweise der Prompt „Zusammenfassung der wichtigsten Risiken der Saison” Agrarberatern dabei, eine Liste der wichtigsten Herausforderungen der aktuellen Saison (z. B. für den Getreidemarkt) mit Erläuterungen zu erstellen – nützlich bei der Vorbereitung von Kundenpräsentationen und Strategiesitzungen.

Öffentlicher Sektor

Das Team hat eine Reihe von Prompts vorbereitet, die dabei helfen, komplexe Prozesse für ein breites Publikum verständlich zu machen und die analytische Arbeit zu verbessern.

• Dazu gehört ein Prompt zur Erklärung technischer Begriffe in einfachen Worten in öffentlichen Berichten (z. B. „Ausgleich des Energiesystems”), mit dem sich schnell eine klare und verständliche Erklärung mit Beispielen für Bürger und Journalisten formulieren lässt.
• Für den Wirtschaftsbereich wurde ein Prompt „Überwachung der Wechselkurse” erstellt, der Grafiken und CSV-Daten der letzten 30 Tage generiert und Analysten dabei unterstützt, Trends zu verfolgen und diese in einem benutzerfreundlichen Format zu kommunizieren. Beispiel für eine Antwort von Copilot auf die Aufgabe zur Erfassung von PNL/UAH-Daten. Wir haben von ihm auch CSV-Daten und eine oberflächliche Analyse erhalten.

  

• Besonders hervorzuheben ist der Prompt für die wöchentliche Überwachung von Gesetzesänderungen in den Bereichen Energie und Umwelt, der neue Rechtsakte automatisch in Form einer Tabelle mit Daten, kurzer Zusammenfassung und Auswirkungen auf internationale Projekte strukturiert. Solche Instrumente vereinfachen die Arbeit mit großen Datenmengen, gewährleisten eine schnelle Kommunikation und erhöhen die Transparenz der Interaktion zwischen staatlichen Stellen, der Öffentlichkeit und Spendern.

Neue Prompts vom KI-Team: Optimierung der Interaktion mit KI und des Lernens

Neben den Branchenteams befasst sich unsere industrielle KI-Gruppe mit der Anpassung eigener Prompts an die Bedürfnisse der Organisation, um die allgemeine digitale Kompetenz und die Effizienz der KI-Nutzung im Unternehmen zu verbessern. Einer dieser Prompts (der sich derzeit in der Entwicklung befindet) konzentriert sich auf die Optimierung der Kommunikation mit KI. Sein Ziel ist es, den Mitarbeitern zu helfen, Anfragen an Modelle besser zu formulieren, um relevantere und genauere Antworten zu erhalten. 

Ein weiterer Schwerpunkt ist der Einsatz von KI für die Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern. Hier hat die KI-Gruppe bereits einen Prompt erstellt, der automatisch Schulungsprogramme generiert. Wenn ein Manager beispielsweise eine Gruppe jüngerer Kollegen in einem neuen komplexen Thema schulen muss, kann er den Prompt „Schulungsplan für das Team” verwenden: Es reicht aus, das Thema, den Kenntnisstand der Teilnehmer und die wichtigsten Aspekte, die behandelt werden sollen, anzugeben. Auf der Grundlage dieser Daten erstellt das Modell einen schrittweisen Schulungsplan mit Erläuterungen der Grundbegriffe, einer Beschreibung typischer Fehler, praktischen Beispielen und sogar Übungen zur Festigung des Wissens. Ein solches Tool entlastet Mentoren und interne Trainer erheblich und ermöglicht es ihnen, sich auf die Kommunikation mit dem Team und die Beantwortung komplexer Fragen zu konzentrieren, während die KI einen strukturierten „Rahmen“ für das Training erstellt.

Wie wir AI-Prompts in der Praxis anwenden

Alle entwickelten Prompts haben wir in einem internen Katalog (Bibliothek) zusammengestellt, der für Mitarbeiter zugänglich ist. Jeder Prompt enthält klare Anweisungen: welche Rolle die KI übernimmt (Auditor, Berater, Analyst usw.), welches Ziel sie erreichen soll, welches Eingabe- und Ausgabeformat erwartet wird, sowie einen schrittweisen Arbeitsprozess und das gewünschte Antwortformat. Unsere Spezialisten können die gewünschte Anweisungsvorlage kopieren und in dem ausgewählten KI-Tool verwenden, beispielsweise in Copilot oder ChatGPT. Dies hat die Anpassung erheblich vereinfacht: Selbst Kollegen, die zuvor keine Erfahrung mit Sprachmodellen hatten, können diese schnell in ihren Aufgaben ausprobieren, da sie ein verständliches Szenario vor Augen haben. 

Natürlich ist der von der künstlichen Intelligenz erhaltene Text oder die Analyse nur ein Entwurf. Wir überprüfen und überarbeiten das generierte Material stets unter Einbeziehung unserer eigenen Expertise. Die Prompts sind so konzipiert, dass das Modell einen professionellen Stil und eine professionelle Struktur beibehält (ohne Jargon oder „Wasser“, mit dem erforderlichen Grad an Formalität), jedoch erfolgt die endgültige Bearbeitung durch einen Berater oder Auditor, der für das Ergebnis verantwortlich ist. Diese Symbiose aus KI und Mensch erzielt die beste Wirkung: Die Maschine übernimmt die Vorarbeit, während der Mensch für die Qualitätskontrolle und die Feinheiten des Inhalts zuständig ist. 

In der Praxis ist der Einfluss unserer KI-Prompts bereits spürbar. Das Team aus dem Bereich Energie berichtet beispielsweise, dass die Erstellung eines typischen Anfragebriefes an einen neuen Kunden nun nicht mehr Stunden, sondern nur noch wenige Minuten dauert. Steuerberater können mit Hilfe von Prompts numerische Szenarien schneller analysieren und sich mehr auf individuelle Beratung für den Kunden konzentrieren. Projektmanager im NGO-Bereich nutzen KI als „Entwurf“, der ihre Ideen in einen zusammenhängenden Text umsetzt – dies ist besonders nützlich, wenn die Fristen drängen und qualitativ hochwertiges Material sehr schnell veröffentlicht werden muss.

Vorteile und nächste Schritte

Die Einführung eigener KI-Prompts hat uns mehrere wesentliche Vorteile gebracht. Erstens: Effizienz. Wir haben die Zeit für die Erstellung von Dokumenten, Briefen und Analysen, die für die Arbeit mit Kunden erforderlich sind, reduziert. Zweitens die Standardisierung der Qualität: Vorlagen legen eine einheitliche Struktur und einen einheitlichen Ton fest, sodass selbst Entwürfe aus der KI unseren professionellen Standards und unserem Kommunikationsstil entsprechen. Drittens die Entwicklung einer Innovationskultur: Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Entwicklung von Prompts hat das Bewusstsein des Teams für die Möglichkeiten der KI geschärft und dazu angeregt, nach neuen Anwendungsmöglichkeiten zu suchen. Infolgedessen experimentieren wir mutiger mit Technologien und finden neue Bereiche, in denen sie hilfreich sein können. 

Wir geben uns damit nicht zufrieden. Die KI-Industriegruppe arbeitet weiterhin daran, die vorhandenen Prompts zu verbessern und neue zu erstellen. Das Feedback der Nutzer (unserer Mitarbeiter) ist sehr wertvoll: Wir erfahren, was gut funktioniert hat und wo das Modell versagt oder die Antwort präzisiert werden muss. Auf dieser Grundlage aktualisieren wir regelmäßig die Anweisungen. Darüber hinaus verfolgen wir aufmerksam die Aktualisierungen der KI-Plattformen, beispielsweise die Veröffentlichung neuer Modellversionen oder das Erscheinen der Funktion Custom GPTs/Copilot Agents (benutzerdefinierte „personalisierte” Bots). Dieses Konzept besteht übrigens gerade darin, maßgeschneiderte Bots für bestimmte Aufgaben zu erstellen. Unsere Erfahrung bestätigt die Wirksamkeit dieses Ansatzes: Bei BDO in der Ukraine wurden bereits spezialisierte KI-Lösungen für Wirtschaftsprüfer, Analysten, Finanzfachleute und Buchhalter entwickelt, und wir beobachten, wie sie die Ausführung von Routineprozessen vereinfachen. Beispielsweise kann eines dieser GPT-basierten Tools Finanzberichte analysieren und innerhalb weniger Minuten eine detaillierte Liste potenzieller Risiken und Anomalien erstellen, die Gründe für Veränderungen in den Kennzahlen erläutern und sogar eine Liste von Audit-Verfahren zur Überprüfung dieser Bereiche generieren. Noch vor einem Jahr hätte ein Spezialist für eine solche Arbeit wesentlich mehr Zeit aufgewendet, doch nun erstellt die KI die wichtigsten Entwürfe, sodass dem Menschen die Rolle des Beobachters und Kritikers bleibt. 

Abschließend können wir mit Zuversicht sagen, dass sich unser Ansatz zur Einführung von KI über das Prompt-System bewährt hat. Er hat dazu beigetragen, den Einsatz künstlicher Intelligenz in verschiedenen Bereichen schnell zu skalieren und das gesamte Team in diesen Prozess einzubeziehen. Anstelle abstrakter Diskussionen über KI haben wir ganz konkrete Arbeitsinstrumente erhalten, die täglich Zeit sparen und die Qualität unserer Dienstleistungen verbessern. Für die Zukunft planen wir, diese Praxis auszuweiten, indem wir neue Prompts hinzufügen und bestehende verbessern. Schließlich entwickelt sich die Technologie jede Sekunde weiter, und was gestern noch als Durchbruch galt, kann morgen schon wieder irrelevant sein. Wir möchten an der Spitze der Innovation bleiben und werden daher weiterhin in die Kompetenzen unseres Teams und die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz investieren, um die Erwartungen unserer Kunden und Partner auch in Zukunft zu übertreffen. 

Haben Sie Fragen zur Implementierung von KI-Prompts oder möchten Sie diese an Ihre Aufgaben anpassen? Wenden Sie sich an BDO in der Ukraine – wir verfügen über praktische Erfahrung in der Implementierung von KI, unterstützen Sie bei der Auswahl der optimalen Lösungen, schulen Sie in der effektiven Formulierung von Anfragen und beraten Sie bei der Integration von KI in Ihre tägliche Arbeit. 

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