Zuschussprüfung oder Prüfung des Jahresabschlusses:

Haben Sie einen Zuschuss erhalten? Klären Sie zunächst, welche Art von unabhängiger Prüfung der Geldgeber verlangt.

Nach Erhalt von Fördermitteln stehen viele gemeinnützige Organisationen, Wohltätigkeitsstiftungen und Vereine vor derselben Frage: Ist eine Prüfung der Fördermittel erforderlich oder reicht die Prüfung des Jahresabschlusses der Organisation aus?

In der Praxis handelt es sich hierbei nicht um denselben Auftrag, und sie sollten nicht als austauschbar betrachtet werden.

Zudem verlangen Geber in vielen Fällen gar keine Prüfung des Jahresabschlusses des Empfängers, da es sich dabei um allgemeine Jahresabschlüsse handelt, die gemäß den geltenden Rechnungslegungsrahmen wie den National Accounting Standards (NAS), den IFRS oder den US-GAAP erstellt wurden. Die Anforderungen der Geber variieren und können je nach den von der finanzierenden Organisation festgelegten Richtlinien und Regeln unterschiedlich ausfallen. Die Überprüfung der Verwendung der Projektmittel richtet sich in der Regel nach dem Projektbudget und kann verschiedene Formen annehmen, darunter:

• Berichterstattung und stichprobenartige Prüfungen durch die Finanzkontrolleure des Geldgebers
• Prüfung des Berichts über die Verwendung der Projektmittel
• Auf der Grundlage von Informationen des Fördermittelempfängers durchgeführte Prüfungshandlungen nach vereinbarten Verfahren (Agreed-Upon Procedures, AUP)
• Sonstige Prüfungsaufträge.

Die letzten drei Kategorien erfordern die Einbeziehung einer unabhängigen dritten Partei, nämlich eines externen Wirtschaftsprüfers.

Aus diesem Grund besteht der erste Schritt nach Erhalt eines Zuschusses darin, die in der Fördervereinbarung festgelegten Anforderungen sorgfältig zu prüfen und etwaige unklare Bestimmungen mit den Vertretern des Geldgebers zu besprechen.

Inwiefern unterscheidet sich eine Jahresabschlussprüfung von einer Fördermittelprüfung?

Obwohl beide Dienstleistungen von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer erbracht werden, unterscheiden sie sich hinsichtlich ihres Zwecks, ihres Umfangs und der Zielgruppe, für die die Ergebnisse bestimmt sind.
 

Prüfung des Jahresabschlusses	Unabhängige Prüfung von Fördermitteln
Umfasst die gesamten Aktivitäten der Organisation	Gilt für ein bestimmtes, durch Fördermittel finanziertes Projekt
Hauptnutzer: Eigentümer, Geschäftsführung, Kreditgeber und Aufsichtsbehörden	Hauptnutzer: der Spender
Thema: Jahresabschluss der Organisation	Der Gegenstand ist in der Fördervereinbarung festgelegt
Rechnungslegungsrahmen: IFRS, Nationale Rechnungslegungsstandards (NAS)	Die Berichtspflichten sind in der Fördervereinbarung oder in gesonderten Richtlinien des Geldgebers festgelegt
Ergebnis: Ein Bestätigungsvermerk, in dem der Wirtschaftsprüfer feststellt, ob der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Organisation vermittelt	Der Auftrag kann zu Folgendem führen: einem Bestätigungsvermerk darüber, ob der Bericht den Anforderungen des Geldgebers entspricht;  einem Bericht über vereinbarte Prüfungshandlungen;  einem weiteren Bericht eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers.

In der Praxis bedeutet dies, dass selbst wenn eine Organisation bereits einer jährlichen Abschlussprüfung unterzogen wird, dies nicht automatisch bedeutet, dass die Anforderungen des Geldgebers erfüllt sind.

Was genau kann ein Spender verlangen?

Einer der häufigsten Fehler besteht darin, sich ausschließlich auf das Wort „Prüfung“ in der Fördervereinbarung zu konzentrieren.

Förderer verfolgen unterschiedliche Ansätze bei unabhängigen Überprüfungs- und Bestätigungsaufträgen.

So kann eine Fördervereinbarung beispielsweise Folgendes vorsehen:

• Prüfung des Fördermittelverwendungsnachweises;
• Prüfung von zweckgebundenen Jahresabschlüssen;
• Aufträge nach vereinbarten Verfahren (AUP);
• eine unabhängige Überprüfung bestimmter Indikatoren;
• ein Compliance-Mandat zur Beurteilung der Einhaltung der Bedingungen der Fördervereinbarung;
• sonstige Prüfungsaufträge.

Die Fördervereinbarung selbst legt fest, welcher internationale Standard anzuwenden ist, welchen Umfang die vom Wirtschaftsprüfer durchzuführenden Arbeiten haben und in welcher Form der Bericht an den Geldgeber zu übermitteln ist.

Wie können Sie feststellen, welche Art der Verifizierung Ihr Unternehmen benötigt?

Bevor Sie einen Wirtschaftsprüfer beauftragen, empfehlen wir Ihnen, einige wichtige Fragen zu klären:

1. Was ist in der Fördervereinbarung festgelegt?

Als Erstes sollten Sie prüfen:

• ob eine unabhängige Überprüfung erforderlich ist;
• wann diese durchgeführt werden muss;
• wer zur Durchführung des Auftrags befugt ist;
• welche Art von Bericht vorgelegt werden muss.

2. Was ist Gegenstand des Auftrags?

Der Geldgeber kann eine Überprüfung folgender Punkte verlangen:

• lediglich des Berichts über die Verwendung der Fördermittel;
• bestimmter Ausgabenkategorien;
• Beschaffungsmaßnahmen;
• Personalkosten;
• der Haushaltsausführung;
• der Einhaltung der Bestimmungen der Fördervereinbarung.

Die Art des Prüfungsgegenstands bestimmt die Art des erforderlichen Prüfungs- oder Bestätigungsauftrags.

3. Welche Standards sind in der Vereinbarung festgelegt?

Fördervereinbarungen können Verweise auf folgende Dokumente enthalten:

• Internationale Prüfungsstandards (ISA);
• Internationaler Standard für verbundene Dienstleistungen (ISRS 4400);
• Internationaler Standard für Prüfungsaufträge (ISAE 3000);
• geberspezifische Richtlinien oder Verfahren.

Diese Anforderungen bestimmen Art und Form der Arbeit des Wirtschaftsprüfers.

4. Welches Dokument erwartet der Spender zu erhalten?

Je nach Art des Auftrags können die Leistungen Folgendes umfassen:

• Prüfungsbericht;
• Bericht über die Sachverhaltsfeststellungen zu den Ergebnissen der vereinbarten Prüfungshandlungen;
• Management Letter;
• Bestätigungsvermerk;
• ausgefüllte Spenderformulare und Fragebögen.

Die häufigsten Fehler von gemeinnützigen Organisationen

 

In der Praxis sehen sich Unternehmen häufig mit verschiedenen typischen Situationen konfrontiert.

• Unzureichende Beachtung der Anforderungen der Fördervereinbarung

Organisationen stützen sich häufig auf ihre bisherigen Erfahrungen mit anderen Geldgebern, obwohl sich die Anforderungen einer neuen Förderung erheblich unterscheiden können.

• Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers erst nach Projektabschluss

Wird ein Wirtschaftsprüfer erst nach Abschluss des Projekts beauftragt, kann es schwierig werden, ausreichende und geeignete Prüfungsnachweise für bestimmte Transaktionen oder Belege zu erhalten.

Zu den häufigsten technischen Problemen zählen: 

• Fehlende Zeiterfassung oder unzureichend genaue Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter

Die meisten Geldgeber verlangen, dass Personalkosten auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit einem Projekt zugeordnet werden. Die Einhaltung dieser Anforderung hängt in der Regel von ordnungsgemäß geführten und ausreichend detaillierten Arbeitszeitnachweisen ab.

• Fehlende Genehmigung von Budgetänderungen

Im Rahmen des Auftrags prüfen die Wirtschaftsprüfer nicht nur die Belege, sondern auch die Einhaltung der in der Fördervereinbarung festgelegten Verfahren. Nicht genehmigte Budgetänderungen oder Abweichungen von den vereinbarten Förderbedingungen können das Ergebnis des Prüfungsauftrags beeinflussen.

• Mängel bei den internen Kontrollen über Fördermittel

Die meisten Geldgeber erwarten von den Fördermittelempfängern, dass sie über wesentliche interne Kontrollen zur Verwaltung der Fördermittel verfügen, darunter Verfahren zur Ausgabenfreigabe, zur Beschaffung und zur Lieferantenauswahl sowie Maßnahmen zum Schutz von Vermögenswerten. Kleinere gemeinnützige Organisationen verfügen möglicherweise nicht über etablierte und formal dokumentierte Prozesse, die den Anforderungen der Geldgeber entsprechen.

Welche Unterlagen sollten vorbereitet werden?

Bei den meisten Aufträgen benötigt der Wirtschaftsprüfer:

• die Fördervereinbarung und alle Änderungen daran;
• den genehmigten Projektetat;
• den Finanzbericht zur Förderung;
• Buchhaltungsunterlagen und Hauptbücher;
• Belegunterlagen;
• Stundenzettel und Arbeitsverträge;
• Kontoauszüge;
• Lieferantenverträge und -vereinbarungen;
• Beschaffungsunterlagen;
• Unterlagen zum Nachweis personalbezogener Kosten (sofern zutreffend);
• Korrespondenz im Zusammenhang mit der Genehmigung von Budgetänderungen oder Projektänderungen;
• Unterlagen zur Genehmigung von Ausgaben.

Warum ist es wichtig, die Art des Auftrags vor Beginn der Prüfung festzulegen?

Die Wahl der geeigneten Art eines unabhängigen Auftrags von Beginn an hilft Organisationen dabei:

• die Anforderungen der Geldgeber zu erfüllen;
• zusätzliche Prüfungs- oder Bestätigungsleistungen zu vermeiden;
• die erforderlichen Berichte fristgerecht einzureichen;
• die Kosten für Prüfungs- und Bestätigungsleistungen zu optimieren;
• das Risiko von Beanstandungen oder Bemerkungen seitens der Geldgeber zu minimieren.

Es gibt kein allgemeingültiges Konzept für eine „Fördermittelprüfung“. Die Art des erforderlichen unabhängigen Auftrags richtet sich stets nach den Bestimmungen der Fördervereinbarung, den Anforderungen des Geldgebers und den geltenden internationalen Standards.

Aus diesem Grund sollten Organisationen vor der Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers ihre Förderunterlagen sorgfältig prüfen und festlegen, welche Dienstleistung erforderlich ist: eine Prüfung des Jahresabschlusses, eine Prüfung eines Fördermittelabrechnungsberichts, ein Auftrag nach vereinbarten Verfahren oder eine andere Art von Prüfungsauftrag.

Wann sollten Sie sich an BDO in der Ukraine wenden?

It is advisable to engage an auditor not only after the completion of a grant-funded project, but also during the preparation phase of an independent engagement. This helps ensure the correct type of engagement is selected, the requirements of the grant agreement are properly assessed, and the necessary documentation is prepared in a timely manner.

BDO in Ukraine provides independent grant verification services in accordance with the requirements of international donors and applicable international standards. We support non-profit organisations, charitable foundations, public associations, and international organisations in:

• identifying the provisions of grant agreements or terms of reference that should be considered when determining the requirements for an independent engagement;
• discussing donor requirements and recommending an appropriate type of audit or assurance engagement in accordance with applicable professional standards;
• performing independent engagements in accordance with donor requirements and international standards;
• preparing reports in the format specified by the grant documentation. 

Sie sind sich nicht sicher, welche Art von unabhängiger Beauftragung Ihr durch Fördermittel finanziertes Projekt erfordert?

Wenden Sie sich an die Experten von BDO in der Ukraine. Wir helfen Ihnen dabei, die zu beachtenden Anforderungen an die Förderunterlagen zu ermitteln und den möglichen Umfang sowie die Form des unabhängigen Auftrags zu erörtern.