Das Material wurde von Frau Natalija Sliptschenko,
Senior-Spezialistin für Personalverwaltung /
Spezialistin für Militärregistrierung
Abteilung für Personalverwaltung
und Gehaltsabrechnung
In diesem Artikel werden die wichtigsten Änderungen der Anforderungen an die Führung der Wehrpflichtregister und die Reservierung wehrpflichtiger Mitarbeiter vorgestellt. Die Neuerungen umfassen die Überprüfung elektronischer Wehrpflichtunterlagen bei der Einstellung, die Führung von Listen zur persönlichen Wehrpflichtregistrierung, den jährlichen Datenabgleich sowie die Vorgehensweisen zur Bestätigung des Status als systemrelevantes Unternehmen und zur Festlegung der Reservierungsquoten.
Ist Ihr Unternehmen auf die neuen Vorschriften vorbereitet und welche Risiken könnten diese für Ihr Unternehmen mit sich bringen? Alle Erläuterungen finden Sie in unserem Artikel.
Im Juli 2026 traten wichtige Änderungen im Bereich der Wehrpflichtregistrierung und der Reservierung wehrpflichtiger Arbeitnehmer in Kraft, die sich unmittelbar auf die Personalprozesse der Arbeitgeber auswirken. Die Neuerungen betreffen das Verfahren zur Überprüfung der Wehrdienstunterlagen bei der Einstellung, die Führung von Listen zur persönlichen Wehrdienstregistrierung, die Durchführung von Datenabgleichen, die Bestätigung des Status als systemrelevantes Unternehmen sowie die Festlegung von Reservierungsquoten. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen ihre internen Verfahren rechtzeitig überprüfen, die Registrierungsdaten aktualisieren und die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
1. Aktualisierung der Verordnung Nr. 1487: Neue Anforderungen an die Führung der Wehrpflichtregister ab dem 27.06.2026
Am 27. Juni 2026 traten Änderungen der Verordnung über die Organisation und Führung der Wehrpflichtregistrierung von Wehrpflichtigen, Wehrdienstpflichtigen und Reservisten in Kraft, die durch den Beschluss des Ministerkabinetts der Ukraine vom 30.12.2022 Nr. 1487 genehmigt wurde. Die entsprechenden Änderungen wurden durch den Beschluss des Ministerkabinetts der Ukraine vom 10.06.2026 Nr. 812 vorgenommen. Eine der wichtigsten Neuerungen ist die Einführung neuer Anforderungen bei der Einstellung von Mitarbeitern. Ab jetzt muss das vom Bewerber vorgelegte elektronische Wehrdienstregisterdokument (e-WOD) frühestens 72 Stunden vor Beginn des Arbeitsverhältnisses erstellt worden sein. Diese Anforderung gewährleistet die Aktualität der Angaben, die im Einheitlichen staatlichen Register der Wehrpflichtigen, Wehrdienstpflichtigen und Reservisten „Oberig“ enthalten sind. Dokumente, die vor Ablauf dieser Frist erstellt wurden, können nicht für die entsprechende Überprüfung herangezogen werden.
Zudem wurde das Verfahren zur Führung der Listen der persönlichen Wehrpflichtregistrierung präzisiert. Insbesondere ist in Spalte 18 die Verwendung ausschließlich der festgelegten Formulierungen vorgesehen:
- „Aus dem Arbeitsverhältnis entlassen“,
- „Aufgrund des Alters aus der Wehrpflichtregistrierung gestrichen“
- „Wehrdienstleistender“ unter Angabe des Datums der Mobilmachung.
Angaben zu mobilisierten und freigestellten Arbeitnehmern sind bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres in den Listen aufzubewahren. Personen, deren Arbeitsvertrag ausgesetzt wurde, werden nicht aus den Listen der militärischen Personalerfassung gestrichen.
Die Änderungen betreffen auch das Verfahren zur Unterrichtung der territorialen Zentren für Rekrutierung und soziale Unterstützung (TZR und SU). Ab jetzt sind Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet, Änderungen des Familienstands, des Bildungsstands oder der Angaben im Reisepass eines ukrainischen Staatsbürgers für Auslandsreisen von wehrpflichtigen Arbeitnehmern zu melden. Gleichzeitig besteht die Pflicht, Änderungen der Registrierungsdaten zu melden, wenn bei einem Arbeitnehmer, der wehrpflichtig, Reservist oder Einberufungsfähiger ist, folgende Änderungen eingetreten sind:
- Nachname, Vorname und Vatersname (falls vorhanden)
- Angaben zum Reisepass eines ukrainischen Staatsbürgers
- Adresse des gemeldeten/registrierten Wohnsitzes
- Adresse des tatsächlichen Wohnsitzes
- Arbeitsort
- Position
oder diese Änderungen wurden vom Arbeitgeber selbst vorgenommen:
- Versetzung in eine andere Position
- Änderung der Berufsbezeichnung gemäß der Aktualisierung des Berufsklassifikators
- Versetzung an einen anderen Arbeitsort.
Dabei bleibt das Verfahren zur Meldung der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern weiterhin in Kraft.
Nach der Einführung der entsprechenden Funktion können solche Meldungen in elektronischer Form über das Portal „Dija“ oder das elektronische Konto der persönlichen Wehrpflichtregistrierung eingereicht werden.
Ebenfalls aktualisiert wurde das Verfahren zur jährlichen Abstimmung der Wehrpflichtdaten. Arbeitgeber müssen mindestens einmal jährlich eine interne Abstimmung durchführen, wobei das elektronische Wehrpflichtdokument genau zum Zeitpunkt dieser Abstimmung erstellt werden muss. Die Vorgehensweise bei der Zusammenarbeit mit dem TZR und SU den Dienststellen am Ort der Registrierung hat sich nicht geändert; für den Abgleich mit dem TZR anderer Verwaltungseinheiten wurde jedoch erstmals eine Frist festgelegt – spätestens bis zum 1. Dezember des laufenden Jahres.
Darüber hinaus wurde die Verordnung Nr. 1487 um den neuen Anhang 28¹ ergänzt, der die Möglichkeit vorsieht, den Abgleich der Daten aus den Listen der persönlichen Wehrpflichtregistrierung mit dem Register „Oberig“ über das Portal „Diia“ nach Einführung des entsprechenden elektronischen Dienstes durchzuführen.
2. Änderungen an der Verordnung Nr. 76: vereinfachtes Verfahren zur Bestätigung der Unentbehrlichkeit und neue Regeln für die Reservierung
Am 3. Juli 2026 traten Änderungen der Verordnung über die Einberufung Wehrpflichtiger für den Zeitraum der Mobilmachung und in Kriegszeiten in Kraft, die durch den Beschluss des Ministerkabinetts der Ukraine Nr. 76 vom 27.01.2023 verabschiedet worden war. Die entsprechenden Änderungen wurden durch den Beschluss des Ministerkabinetts der Ukraine Nr. 862 vom 01.07.2026 vorgenommen. Durch die Änderungen wird das Verfahren zur Bestätigung des Status als systemrelevantes Unternehmen vereinfacht und die Vorgehensweise bei der Berücksichtigung von Mitarbeitern, die einer Nebentätigkeit nachgehen oder einen Aufschub erhalten haben, bei der Festlegung der Einberufungsquote präzisiert.
Insbesondere müssen Unternehmen, deren Anerkennung als systemrelevant am 2. Juni 2026 gültig war, bis zum 10. August 2026 bei der Behörde, die den entsprechenden Beschluss gefasst hat, eine Bescheinigung über den Durchschnittslohn und eine Steuerabrechnung für den letzten Kalendermonat einreichen. In der Regel müssen diese Unterlagen einen Durchschnittslohn von mindestens 25.941 UAH belegen.
Bei Erfüllung dieser Anforderung bleibt der Status als systemrelevantes Unternehmen für die in der Entscheidung über dessen Gewährung festgelegte Dauer bestehen, und die Reservierung der Arbeitnehmer bleibt für die Dauer der Gültigkeit dieser Entscheidung in Kraft. Dabei findet die Beschränkung hinsichtlich der Gültigkeit des Status bis zum 1. September 2026 keine Anwendung.
Besondere Aufmerksamkeit gilt der neuen Regelung zur Berücksichtigung von Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung und von Arbeitnehmern, denen aus anderen, in Artikel 23 des Gesetzes der Ukraine „Über die Mobilisierungsvorbereitung und Mobilisierung“ festgelegten Gründen ein Aufschub gewährt wurde. Ab dem 3. Juli 2026 werden solche Arbeitnehmer bei der Reservierungsquote nur an einem Arbeitsort berücksichtigt – nämlich an dem, an dem die Dauer des Arbeitsverhältnisses am längsten ist. Es wird erwartet, dass dieser Mechanismus zu einer genaueren Ermittlung der Anzahl der wehrpflichtigen Arbeitnehmer beiträgt, die der Reservierung unterliegen.
Zudem wird die elektronische Zusammenarbeit zwischen den staatlichen Behörden ausgebaut. Die Behörden, die über die Einstufung von Unternehmen als systemrelevant entscheiden, erhalten Zugang zu Informationen über die Anzahl der reservierten Arbeitnehmer und die Einhaltung der festgelegten Quoten. Darüber hinaus ist ein automatischer Informationsaustausch zwischen dem Verteidigungsministerium der Ukraine, dem Ministerium für digitale Transformation der Ukraine und dem Rentenfonds der Ukraine vorgesehen.
Wir weisen gesondert darauf hin, dass die Änderungen die Aufhebung der Beschränkung hinsichtlich der Häufigkeit der Einreichung von Anträgen auf Aufhebung der Reservierung vorsehen. Bislang konnten Arbeitgeber solche Anträge nicht öfter als einmal alle fünf Kalendertage einreichen. Nach Inkrafttreten der entsprechenden Bestimmungen wurde diese Beschränkung aufgehoben, sodass Anträge nun ohne Einhaltung des Fünf-Tage-Intervalls eingereicht werden können.
3. Neue Regelung zur Erfassung von Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung und Arbeitnehmern mit Zahlungsaufschub: Anforderungen des Wirtschaftsministeriums
Im Zusammenhang mit der Änderung der Regelung zur Erfassung von Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung und Arbeitnehmern mit Zahlungsaufschub versendet das Ministerium für Wirtschaft, Umwelt und Landwirtschaft der Ukraine versendet bereits entsprechende Schreiben an die Unternehmen, in denen die Arbeitgeber verpflichtet werden, die Listen der reservierten Arbeitnehmer zu überprüfen, bei denen nach dem Abgleich der Daten des Verteidigungsministeriums der Ukraine und des Rentenfonds der Ukraine eine Überschreitung der zulässigen Reservierungsgrenzen festgestellt wurde. In diesen Schreiben wird darauf hingewiesen, dass wehrpflichtige Arbeitnehmer, die gleichzeitig (Hauptbeschäftigung/Nebenbeschäftigung) bei einem anderen systemrelevanten Unternehmen tätig sind, nur an dem Arbeitsplatz in die Quote einbezogen werden dürfen, an dem das Arbeitsverhältnis am längsten besteht.
Den Arbeitgebern werden 10 Arbeitstage eingeräumt, um überschüssige Aufschübe über das Portal „Dija“ zu widerrufen. Dabei wurde die Beschränkung „einmal alle 5 Tage“ für die Einreichung von Anträgen auf Aufhebung der Reservierung von Mitarbeitern aufgehoben.
Die Nichteinhaltung der genannten Anforderungen kann zum Verlust des Status als systemrelevantes Unternehmen führen.
4. Elektronisches Unternehmensportal für die Führung der Wehrpflichtregister
Die Regierung hat ein elektronisches Unternehmensportal für die Führung der Wehrpflichtregister eingeführt, das künftig die Möglichkeit bieten wird, Listen mit dem TZR und SU online abzugleichen, Änderungen der Registrierungsdaten zu melden sowie die Wehrpflichtunterlagen von Bewerbern bei der Einstellung zu überprüfen. Derzeit befindet sich der entsprechende Dienst jedoch noch in der technischen Umsetzungsphase, weshalb der Zugang für Arbeitgeber noch nicht freigeschaltet ist.
Bis zu seiner Inbetriebnahme sind Arbeitgeber verpflichtet, die Wehrdienstunterlagen der Bewerber in Papierform oder elektronischer Form zu prüfen und die Angaben mit den Daten des Registers „Oberig“ abzugleichen. Da Unternehmen bislang noch keinen direkten Zugriff auf das Register haben, müssen Bewerber ein elektronisches Wehrdienstdokument vorlegen, das über das Portal „Diia“ oder die App „Reserv+“ erstellt wurde.
Dabei muss ein solches Dokument frühestens 72 Stunden vor der Begründung des Arbeitsverhältnisses erstellt werden. In der Praxis ist es sinnvoll, sich am Datum des Erlasses des Einstellungsbeschlusses zu orientieren, da genau ab diesem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis entsteht und die entsprechenden Meldungen erfolgen.
Bis zur Inbetriebnahme des elektronischen Portals wird den Unternehmen empfohlen, das elektronische Wehrdienstdokument anhand des QR-Codes zu überprüfen, der in der App „Reserv+“ oder auf dem Portal „Dija“ erstellt wurde.
Die eingeführten Änderungen zeugen von einer weiteren Digitalisierung der Prozesse der Wehrpflichtregistrierung und -einberufung sowie von strengeren Anforderungen an die Aktualität und Zuverlässigkeit der von den Arbeitgebern verwendeten Daten. Besonderes Augenmerk sollte auf die fristgerechte Erstellung elektronischer Wehrdienstunterlagen, die korrekte Führung der Listen zur persönlichen Wehrdienstregistrierung, die Einhaltung der Abgleichfristen und die korrekte Ermittlung der Mitarbeiter gelegt werden, die in der Reservierungsquote berücksichtigt werden.
Um Risiken zu minimieren, ist es für Unternehmen ratsam, eine interne Prüfung der Wehrdienstunterlagen und -listen durchzuführen, das Vorhandensein von Mitarbeitern mit Nebentätigkeiten und Personen mit gültigen Aufschüben zu überprüfen sowie sich auf die Nutzung der elektronischen Dienste nach deren Einführung vorzubereiten. Die Nichteinhaltung der neuen Anforderungen kann erhebliche Folgen haben, insbesondere das Risiko des Verlusts des Status als systemrelevantes Unternehmen oder die Aufhebung der Reservierung einzelner Mitarbeiter.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Führung der Wehrpflichtunterlagen in Ihrem Unternehmen? Benötigen Sie qualifizierte Hilfe bei der Berechnung der Reservierungsquote?
Die Experten von BDO in der Ukraine unterstützen Unternehmen dabei, die Prozesse der Wehrpflichtunterlagen gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen zu organisieren und zu verwalten. Wir können eine Analyse des aktuellen Stands der Wehrpflichtunterlagen durchführen, die korrekte Führung der persönlichen Wehrpflichtlisten überprüfen und Empfehlungen zur Datenabgleichung, zur Einberufung von Mitarbeitern, zur Bestätigung des Status als systemrelevantes Unternehmen sowie zur Vorbereitung auf die Nutzung elektronischer Dienste geben.
Wenden Sie sich an BDO in der Ukraine, um die Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren und eine ordnungsgemäße Führung der Wehrpflichtunterlagen sicherzustellen.
