Wir haben ein Webinar für Vertreter von NGOs, Nichtregierungsorganisationen und Wohltätigkeitsstiftungen veranstaltet. Während des Webinars haben wir praktische Beispiele dafür vorgestellt, wie das CRM-System Microsoft Dynamics 365 die Interaktion zwischen Spendern und unterstützten Organisationen verbessern kann.
Die Teilnehmer diskutierten die Bedeutung der Automatisierung von Prozessen in der Interaktion mit Spendern und unterstützten Organisationen sowie die Rolle des CRM-Systems Microsoft Dynamics 365 bei der Steigerung der Effizienz von Nichtregierungsorganisationen (NGOs). Die Referenten berichteten über ihre Erfahrungen mit dem Einsatz dieses Systems zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, zur Verbesserung der Kommunikation und aller notwendigen Benachrichtigungen zwischen Teams und Spendern.
„In der heutigen Zeit des raschen Wandels ist es wichtig, nicht nur auf die Bedürfnisse der Geber zu reagieren, sondern auch stabile und langfristige Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Daher ist es wichtig, Transparenz und Effizienz in allen Phasen der Zusammenarbeit zu gewährleisten“, betonte Andrij Borenkow, Leiter des Bereichs Advisory BDO in der Ukraine.
In seiner Rede sprach Andriy über die Vorteile eines einheitlichen Ökosystems und die Bedeutung der Einhaltung der DSGVO-Grundsätze. Er erklärte, dass die Personalisierung in ihrem Fall nicht aufdringlich sei, sondern unter Einhaltung aller erforderlichen Datenschutzanforderungen erfolge. Er betonte, dass das System über integrierte Tools zur automatischen Sperrung der Datenverarbeitung ohne Zustimmung des Nutzers sowie über die Möglichkeit verfügt, die erteilte Zustimmung zu widerrufen, was eine dynamische Kontrolle über personenbezogene Daten ermöglicht.
Andrij teilte seine Erfahrungen mit der Automatisierung von Prozessen bei KMA Alumni. Das Hauptproblem war die manuelle Verwaltung von Beiträgen, was die Überwachung erschwerte und zu versäumten Zahlungen führte. Die Lösung bestand in der Einführung eines Antragsbearbeitungssystems, der Integration von LiqPay zur Verfolgung von Zahlungen, der Zugriffskontrolle über SharePoint und automatischen Benachrichtigungen für Manager.
Transparenz als Strategie: Wie Berichterstattung den Zugang zu Geberfinanzierungen ermöglicht.
Lilija Tschernysh, Key Audit Partner, sprach über die Bedeutung einer transparenten Finanzberichterstattung für Nichtregierungsorganisationen (NGOs) angesichts zunehmender Zuschussfinanzierungen. Sie wies darauf hin, dass die internationale Gemeinschaft seit Beginn des umfassenden Krieges ihre Unterstützung für die Ukraine deutlich verstärkt habe, was zu einem Anstieg der Zuschussfinanzierung geführt habe. Infolgedessen ist die Zahl der in der Ukraine tätigen zivilgesellschaftlichen Organisationen gestiegen, ebenso wie die Anforderungen der Geber an Transparenz und Verfahrenskonformität. Sie betonte, dass viele neue Organisationen keine Erfahrung mit der Durchführung von Audits haben und die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Finanzberichterstattung nicht verstehen. Sie wies darauf hin, dass es für Geldgeber wichtig ist, die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel und die Übereinstimmung mit den internen Richtlinien der Organisationen sicherzustellen. Prüfungen werden zu einem unverzichtbaren Instrument, um diese Anforderungen zu erfüllen, insbesondere die Überprüfung der Qualität der Ressourcenverwaltung und die Übereinstimmung der Finanzberichte mit internationalen Standards.
Lilija betonte auch, wie wichtig es ist, interne Kontrollen und ein System zur Aufbewahrung von Dokumenten einzurichten, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden. Sie empfahl neuen Organisationen, besonders auf eine ordnungsgemäße Buchführung und die Einführung der erforderlichen Richtlinien und Verfahren zu achten.
CRM-System Microsoft Dynamics 365 für die effektive Arbeit von NGOs
Nach dem theoretischen Teil präsentierte das Automatisierungsteam, bestehend aus Ewelina Schwed, Michajlo Atamanow und Jehor Terechov, eine praktische Demonstration der Möglichkeiten des CRM-Systems Microsoft Dynamics 365 für NGOs. Sie zeigten, wie das System dabei hilft, die Interaktion mit Spendern und Empfängern von Hilfsleistungen zu automatisieren, wodurch Zeit gespart und Prozesse transparenter und effizienter gestaltet werden können. 
Ewelina begann die Demonstration und zeigte, wie die Daten der Spender über spezielle Formulare automatisch ausgefüllt werden, wodurch die mühsame manuelle Eingabe von Informationen entfällt. Sobald ein Spender das Formular ausfüllt, werden alle Daten sofort in das System übertragen, wodurch die Genauigkeit und Einheitlichkeit der Informationen gewährleistet ist. Dies spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe häufig auftreten.
Mychaijlo erklärte, wie das Dokumentenmanagementsystem die Speicherung von Dokumenten zentralisiert, die Zugriffsverwaltung vereinfacht und die Nachverfolgung der Historie erleichtert. Er wies auch darauf hin, dass die Möglichkeit, Dateien mit Kontakten oder Anträgen zu verknüpfen, einen schnellen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Das System optimiert die Zusammenarbeit, indem es mehreren Benutzern ermöglicht, ohne Doppelarbeit zu arbeiten, und die Verfolgung des Dokumentenstatus vereinfacht die Überwachung des Prozesses.
Jehor hob ebenfalls die Bedeutung der Kostenverfolgung und der automatischen Aktualisierung der Daten über die Empfänger von Hilfsleistungen hervor. Dank der Möglichkeit, Berichte und Diagramme zu erstellen, erhalten Organisationen jederzeit einen genauen Überblick über die Verwendung der Finanzmittel, was ihnen hilft, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Informationen zu treffen.
„Das System ist praktisch, weil es automatisch Informationen aus verschiedenen Quellen sammelt, in einer einzigen Datenbank speichert und daraus einen vollständigen Dokumentenfluss erstellt – von der Anfrage bis zum Vertrag. Das vereinfacht die interne Kommunikation und die Prozesskontrolle erheblich“, fügte Andrij Borenkow hinzu.
Copilot in Microsoft 365: Ihr neuer digitaler Assistent
Im Rahmen der Präsentation gab es auch einen separaten Vortrag über Copilot, einen intelligenten Assistenten, der in das gesamte Microsoft Dynamics 365-Ökosystem integriert ist. Copilot hilft bei der Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Erstellen von Dokumententwürfen, Präsentationen oder sogar der Datenanalyse. Das reduziert den Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben erheblich und verbessert die Arbeitsqualität.Darüber hinaus wurde Copilot Studio vorgestellt, eine separate Plattform im Ökosystem, mit der Benutzer ihre eigenen Chatbots für spezifische Aufgaben erstellen können. Die Plattform erfordert keine tiefgreifenden technischen Kenntnisse – es reicht aus, den Verwendungszweck klar zu verstehen. Ein Chatbot kann beispielsweise in Dokumente integriert werden, diese filtern und nützliche Informationen für Benutzer bereitstellen, beispielsweise im Fall von Förderprogrammen.
Andrij Pajos, IT-Direktor, beendete das Treffen mit einer Rede. Er betonte, dass BDO in der Ukraine ein Gold-Partner von Microsoft ist und über fundierte Fachkenntnisse in der Implementierung von Lösungen für gemeinnützige Organisationen verfügt. Andrij wies darauf hin, dass es wichtig ist, alle Microsoft-Dienste in einem einzigen Ökosystem zu vereinen, um eine möglichst komfortable Verwaltung der Organisation zu gewährleisten. Er wies auch darauf hin, dass Microsoft kostenlose Lizenzen für gemeinnützige Organisationen anbietet und empfahl, sich an BDO in der Ukraine zu wenden, um eine detaillierte Beratung und Unterstützung bei der Implementierung von Microsoft-Lösungen zu erhalten.
Unter den heutigen Bedingungen hängt die Tätigkeit von gemeinnützigen Organisationen und Stiftungen (NGOs) in hohem Maße von einer effektiven, transparenten und systematischen Zusammenarbeit mit Spendern und Empfängern ab. Gerade eine gute Kommunikation und klar abgestimmte Prozesse bilden die Grundlage für die Umsetzung sozial wichtiger Initiativen und langfristiger Partnerschaften.
Die Unterstützung durch Spender ist nicht nur eine finanzielle Hilfe, sondern auch Vertrauen, das man sich verdienen muss. Dazu müssen Organisationen ein hohes Maß an Organisation, Transparenz und Effizienz in der Zusammenarbeit mit allen Beteiligten gewährleisten.
In diesem Zusammenhang wird ein CRM-System zu einem unverzichtbaren Werkzeug. Es ermöglicht die Automatisierung wichtiger Arbeitsschritte: von der Entgegennahme und Genehmigung von Anträgen über die Betreuung der Hilfeempfänger bis hin zur Dokumentation und Kommunikation mit den Spendern. Eine zuverlässige CRM-Plattform wie Microsoft Dynamics 365 bietet die Transparenz, Kontrolle und Flexibilität, die für die effektive Arbeit moderner NGOs erforderlich sind.
Wenn Sie die Arbeit Ihrer Organisation optimieren, eine effiziente Finanzverwaltung sicherstellen und die Zusammenarbeit mit Spendern verbessern möchten, wenden Sie sich an BDO in der Ukraine. Wir helfen Ihnen gerne bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 und sorgen für eine erfolgreiche Automatisierung all Ihrer Prozesse.
