Ми провели вебінар для представників NGO, неурядових громадських організацій та благодійних фондів. Під час вебінару ми розглянули практичні приклади того, як CRM-система Microsoft Dynamics 365 може покращити взаємодію між донорами та організаціями, що отримують підтримку.
Під час вебінару учасники обговорили важливість автоматизації процесів взаємодії з донорами і організаціями, що отримують допомогу, а також роль CRM-системи Microsoft Dynamics 365 у підвищенні ефективності роботи неурядових організацій (NGO). Спікери поділилися досвідом використання цієї системи для автоматизації бізнес-процесів, поліпшення комунікації та всіх необхідних сповіщень між командами й донорами.
«Сьогодні, в умовах швидких змін, важливо не тільки реагувати на потреби донорів, а й будувати з ними стабільні й довготривалі відносини. Тому важливо забезпечити прозорість і ефективність на всіх етапах взаємодії», — зазначив Андрій Боренков, керівник напряму Advisory BDO в Україні.
У виступі Андрій розповів про бонуси від єдиної екосистеми, а також про важливість дотримання принципів GDPR, пояснюючи, що персоналізація в їхньому випадку не є нав’язливою, а здійснюється з дотриманням усіх необхідних вимог конфіденційності. Він підкреслив, що система має вбудовані інструменти для автоматичного блокування обробки даних без згоди користувача, а також можливість відкликати надану згоду, що дає динамічний контроль за персональними даними.
Андрій поділився досвідом автоматизації процесів у KMA Alumni. Основною проблемою було ручне адміністрування внесків, що ускладнювало моніторинг і призводило до пропущених платежів. Рішенням стало впровадження системи обробки заявок, інтеграція LiqPay для відстеження платежів, контроль доступу через SharePoint і автоматичні сповіщення для менеджерів.
Прозорість як стратегія: як звітність відкриває двері до донорського фінансування.
Лілія Черниш, ключовий партнер з аудиту, розповіла про важливість прозорої фінансової звітності для неурядових організацій (НУО) в умовах зростаючого грантового фінансування. Вона зазначила, що з початком повномасштабної війни міжнародна спільнота значно активізувала підтримку України, що призвело до збільшення обсягів грантового фінансування. У результаті, зросла кількість громадських організацій, що працюють в Україні, а також вимоги донорів щодо прозорості та відповідності процедур. Вона підкреслила, що багато нових організацій не мають досвіду в проходженні аудиту та не розуміють важливість належної фінансової звітності. Вона зазначила, що для грантодавців важливо забезпечити правильне використання коштів і відповідність внутрішнім політикам організацій. Аудит стає необхідним інструментом для забезпечення цих вимог, зокрема перевірку якості управління ресурсами і відповідність фінансових звітів міжнародним стандартам.
Лілія також наголосила на важливості організації внутрішнього контролю та системи зберігання документів для уникнення проблем у майбутньому. Вона порекомендувала новим організаціям особливу увагу приділяти належному бухгалтерському обліку та впровадженню необхідних політик і процедур.
CRM-система Microsoft Dynamics 365 для ефективної роботи NGO
Після теоретичної частини, команда автоматизаторів, — до складу якої входили Евеліна Швед, Михайло Атаманов та Терехов Єгор, — представила практичну демонстрацію можливостей CRM-системи Microsoft Dynamics 365 для НУО. Вони показали, як система допомагає автоматизувати взаємодію з донорами та отримувачами допомоги, що дозволяє заощадити час та зробити процеси більш прозорими і ефективними. 
Евеліна розпочала демонстрацію, показавши, як автоматично заповнюються дані донорів через спеціальні форми, що дозволяє уникнути рутинної роботи з введенням інформації вручну. Як тільки донор заповнює форму, усі дані миттєво потрапляють до системи, забезпечуючи точність і уніфікацію інформації. Це дає змогу зекономити час і знизити ризик помилок, що часто трапляються при ручному введенні даних.
Михайло розповів про те, як система документообігу централізує зберігання документів, полегшує управління доступом і відстеження історії. Він також зазначив, що можливість прив’язки файлів до контактів чи заявки, забезпечує швидкий доступ до документів. Система оптимізує співпрацю, дозволяючи кільком користувачам працювати без дублювання зусиль, а відстеження статусу документів спрощує моніторинг процесу.
Єгор так само зосередив увагу на важливості відстеження витрат і автоматичному оновленні даних про отримувачів допомоги. Завдяки можливості створення звітів і діаграм, організації можуть в будь-який момент отримати точну картину використання фінансів, що допомагає приймати обґрунтовані рішення на основі актуальної інформації.
«Система зручна тим, що дозволяє автоматично збирати інформацію з різних джерел, зберігати її в єдиній базі, і будувати із цього повноцінний документообіг — від заявки до договору. Це значно спрощує внутрішню комунікацію і контроль процесів», — додав Андрій Боренков.
Copilot у Microsoft 365: ваш новий цифровий асистент
У рамках демонстрації також був окремий виступ про Copilot, який є інтелектуальним помічником, інтегрованим з усією екосистемою Microsoft Dynamics 365. Copilot допомагає автоматизувати рутинні завдання, такі як створення чернеток документів, презентацій, або навіть аналіз даних. Це значно знижує час, який витрачається на виконання завдань, і підвищує якість роботи.Крім того, було розглянуто Copilot Studio, окрему платформу в екосистемі, яка дозволяє користувачам створювати власних чат-ботів для вирішення специфічних завдань. Платформа не вимагає глибоких технічних знань — достатньо чітко розуміти мету використання. Наприклад, чат-бот може інтегруватися з документами, фільтрувати їх і надавати корисну інформацію для користувачів, наприклад, у випадку грантових програм.
Андрій Пайос, IT Директор завершив зустріч виступом. Він підкреслив, що BDO в Україні є золотим партнером Microsoft і має глибоку експертизу у впровадженні рішень для некомерційних організацій. Андрій зауважив, що важливо об’єднати всі сервіси Microsoft в єдину екосистему для максимально зручного управління організацією. Він також зазначив, що Microsoft надає безкоштовні ліцензії для неприбуткових організацій і порадив звертатися до BDO в Україні для отримання детальної консультації та допомоги у впровадженні рішень від Microsoft.
В сучасних умовах діяльність неприбуткових організацій і благодійних фондів (NGO) значною мірою залежить від ефективної, прозорої та системної взаємодії з донорами й отримувачами допомоги. Саме якісна комунікація та чітко налагоджені процеси стають основою для реалізації соціально важливих ініціатив і довготривалого партнерства.
Донорська підтримка — це не лише фінансування, а й довіра, яку потрібно заслужити. Для цього організаціям необхідно забезпечити високий рівень організації, звітності та оперативності у взаємодії з усіма сторонами.
У цьому контексті CRM-система стає незамінним інструментом. Вона дозволяє автоматизувати ключові етапи роботи: від прийому та погодження заявок до супроводу отримувачів допомоги, ведення документації та комунікації з донорами. Надійна CRM-платформа, така як Microsoft Dynamics 365, забезпечує прозорість, контроль і гнучкість, необхідні для ефективної роботи сучасних NGO.
Якщо ви прагнете оптимізувати роботу організації, забезпечити ефективне управління фінансами і посилити співпрацю з донорами, звертайтесь до BDO в Україні. Ми готові допомогти вам впровадити рішення Microsoft Dynamics 365 і забезпечити успішну автоматизацію всіх ваших процесів.
