MS TEAMS або як з мінімальними втратами перейти на віддалений режим роботи (частина 1)

Нещодавно більше ніж мільярд людей по всьому світу випробували весь позитив  і негаразди віддаленої роботи з дому. Хтось був готовий до цього, комусь довелося терміново вивчати нові інструменти.

Навіть найбільші постачальники не очікували такого навантаження: у відповідь на майже 40% збільшення кількості користувачів, один із найвідоміших сервісів спільної роботи Microsoft Teams в середині березня зіштовхнувся із технічними поблемами, але Microsoft швидко впоралася із цією ситуацією

Microsoft teams - це корпоративна платформа, яка об'єднує чат, он-лайн зустрічі, нотатки та вкладення в робочій області. Microsoft teams є частиною пакета Office 365 і розповсюджується за корпоративною підпискою. За планами Microsoft має повністю замінити в майбутньому Skype

Ми в BDO Україна, на щастя, мігрували в хмарний Office 365 (у тому числі - в Microsoft Teams)задовго до примусового карантину, і ми хочемо поговорити про успіхи і проблеми, які, безумовно, будуть корисними для користувачів, які тільки починають працювати з інструментами кооперативної віддаленої роботи. До речі, тепер у нас Teams використовують майже всі відділи, у том числі - Аудиторська, Аутсорсингова і Податкова практики  

Більшість напрямки лінії Консалтингу почали активно використовувати Teams ще задовго до карантину.

В одну публікацію ми точно не вкладемося, тому розіб'ємо весь розповідь на логічні блоки.

 

ЗНАЙОМСТВО

Отже, припустимо, що ви опинилися в ситуації, коли необхідно терміново організовувати віддалену роботу і спілкуватися з колегами, але з сервісами, подібними Microsoft Teams, справи мати ще не доводилося.

Насправді, Teams в своєму роді не єдиний сервіс кооперативної роботи. Наприклад, одним з його найближчих конкурентів є Slack, а якщо вас цікавлять лише віддалені конференц-дзвінки - то можна подивитися в сторону Zoom або Webex.

Переваги ж Teams наступні:

1) Якщо у вас є корпоративна підписка на Office 365 (навіть найпростіший Office 365 E1 без додатків Microsoft Office) - Microsoft Teams у вас вже є, можна заходити в нього зі своїм обліковим записом

2) Якщо корпоративної підписки немає - не проблема. В обмеженому (але цілком достатньому для початку) функціоналі Microsoft Teams доступний безкоштовно, але реєстрацію в сервісі потрібно робити з корпоративної поштової скрині: система не прийме пошту на будь-якому публічному сервісі, такому як Gmail або Ukr.net

3) Microsoft Teams все-таки комбайн для корпоративної роботи: тут є і відеодзвінки, і спільна проектна робота, і чати. При необхідності функціонал розширюється за допомогою модулів (плагінів)

 

Припустимо, що ви вже зареєструвалися в Teams і зараз дивіться на його порожній домашній екран (адже немає ж ще нікого). Тут дозволимо дати ряд порад з особистого досвіду:

  1. Краще за все використовуйте стаціонарний клієнт Teams для комп'ютера. Насправді, додаток в браузері теж працює непогано, але в ньому доступні не всі функції.
  2. Teams в цілому інтуїтивно зрозумілий. Не намагайтеся освоїти обдразу всі функції, почніть з найголовнішого:
  • створіть свою першу команду і запросіть туди колег;


  • Спробуйте спілкуватися з командою в Хроніці і чаті (це окремі інструменти);

  • Поділіться деякими файлами MS Office з командою і спробувати редагувати їх разом.
  • Призначте конференц-дзвінок та проведіть його із командою в тестовому режимі.



     
    3. По ходу опанування базових функцій переходьте до більш складних блоків, наприклад, до додавання нових модулів в команду, про що ми теж розповімо трохи пізніше.

 

На завершення першої публікації хочеться трохи сказати про терміни і логіку, яку використовує Microsoft Teams.

  1. Основою роботи в Microsoft Teams є Команда (що зрозуміло з самої назви). Для більш точного розуміння правильно було б назвати її проектною командою, тобто Команда в Teams швидше дорівнює проекту та команді на цьому проекті.
  2. Всі учасники Команди будуть мати доступ до всієї інформації, яка знаходиться всередині Команди (включно із перепискою і файлами), але тільки на тому рівні, який дав їм адміністратор або організатор. Безумовно, всі ці права можна змінювати в майбутньому.
  3. Базовий функціонал створеної Команди - листування, відеоконференції, обмін та зберігання файлів, спільна робота над документами, завантаженими в Команду.
  4. Команда і її функціонал в разі потреби може розширюватися двома шляхами: додаванням нових Каналів (щось на кшталт вкладеної папки) або додаванням нових функцій. Наприклад, ви можете додати Планувальник і спільно планувати роботу, або підключити аналог Microsoft Project для ефективного управління проектом.




     
  5. Якщо ви раніше працювали з Sharepoint, то зверніть увагу, що Microsoft Teams базується саме на ньому. З цим, наприклад, пов'язано те, що будь-яка команда Teams створює власну папку в Sharepoint зі своїми правами доступу. Коли ви заходите на базову сторінку Sharepoint, то бачите там всі доступні вам папки (включаючи папки Команд Teams).

У наступній публікації ми розповімо про те, як ефективніше вести комунікації в команді, а також дамо нові корисні поради, які зроблять вашу віддалену роботу ще більш комфортною.