Робота remote – не вирок!

У світлі історично сформованої ментальності, бізнес дуже часто вважає, що робота  це саме фізична наявність працівника в офісі. Якщо кожну мить не слідкувати за працівником, то звісно він буде-нічого-не-робити.


Панове, хочу вас засмутити: ті працівники, що не хочуть/не вміють/не знають як (на ваш вибір), працювати не будуть у будь яких умовах, скільки б ви над ними не стояли. За досвідом, маю безліч прикладів, коли люди ходять роками на роботу, але результатів, як не було, так і не буде. І справа навіть не в умовах праці, і не в мотивації, якою дуже сильно докоряють такі «співробітники». Тут хоч облаштовуй “люкси” в офісах, хоч підвищуй заробітну плату – все одно, вони не будуть працювати. А все тому, що звички такої вони не мають. Не звикли.

Ті співробітники, що знають свої задачі будуть їх виконувати, як в офісі так і за його межами.

 

Поговоримо про те, як створити комфортні умови віддаленої роботи для своїх співробітників, а також які методи контроля якості за цим можуть стояти.

Головне, що Вам буде необхідне для організації віддаленої роботи – це забезпечити своїх співробітників устаткуванням, інструментами та інформацією для роботи. Можливо, необхідно буде забезпечити інтернет, який використовують співробітники та доставку техніки з офісу - я гадаю, що це невеликі кошти, особливо, якщо врахувати, що ви економите на інших офісних витратах, які обов'язкові для забезпечення комфортних умов роботи.

Перше, що варто відмітити – забудьте про 8-ми годинний робочий день для «віддалених» співробітників. Менеджмент повинен зрозуміти та змиритись з тим, що для стану бізнеса важливо не кількість відпрацьованих годин, а результат!

Саме тому Лайфхак №1: ставимо реальні задачі та час на їх виконання, а не щохвилинний контролінг без конкретних кінцевих результатів! Таймшити (таблиці обліку завдань і часу виконання) вам у поміч.

Про мій досвід в умовах карантину: зрозумівши, що буде необхідність у віддаленій роботі для моєї команди, я створила групу в Teams (ми у компанії BDO використовуємо цю платформу для організації робочих місць та процесів) та сумісний таймшит, який заповнюється кожного дня. У цей таймшит додала і себе  як приклад заповнення, а також, як живу мотивацію для роботи. Моя команда використовує мою звітність, та має змогу бачити, що я роблю кожний день у реальному часі. Це не контроль, це віртуальна реальність відчуття того, що ти не один – твоя команда з Тобою!

 

Лайфхак №2: як створити функціональний таймшит

Перше, що необхідно – перестати нервувати. Через годину все закінчиться і у Вас буде робочий таймшит. Без паніки!

Погано знаєте Excel? Не проблема – на просторах YouTube можна знайти велику кількість навчального матеріалу, як працювати з таблицями.

Отже, створюємо таблицю з такими колонками (для прикладу):

Додаємо до неї формули, для швидкості заповнення:

Розміщуємо в Teams, OneDrive, SharePoint або будь-яку іншу платформу, що дозволяє працювати сумісно з Excel таблицями. Даємо доступ до таблиць співробітникам і  “вуа-ля” – у вас інструмент для сумісної роботи та контроля виконання задач.

Про мій досвід в умовах карантину: один з керівників створив таймшит і звернувся з проханням заповнювати його кожного дня. Співробітники були обурені і почали різко висловлюватись з приводу недовіри до них та їх роботі зі сторони компанії. Для того, щоб уникнути такої ситуації, дуже рекомендую одразу визначити, що заповнення таймшита - це не акт не довіри, а захист самого співробітника і його роботи у випадку, якщо у когось виникнуть питання з приводу його діяльності. І ще  заповнення звіту не займає більш за 10-15 хвилин у день, тому навряд чи це можна розцінювати за додаткове навантаженням.

 

Лайфхак №3: організовуйте мітинги у будь якому доступному ресурсі!

Який ресурс обрати – це вже справа вашого смаку. З доступних та зручних: Microsoft Teams, Skype, Zoom. Якщо у вас немає ліцензованого програмного забезпечення, то в багатьох інструментах присутні безкоштовні версії які, можливо, обмежать Вас у деяких функціях. Наприклад, в Zoom у Вас буде 45 хвилин для мітингу, а не необмежений час, як у ліцинзованому продукті.

Пам'ятайте, що спільний чат і живі зустрічі онлайн - це головний важіль для стабільної роботи команди. А в умовах карантину, ще і профілактика депресії та створення позитивного настрою у всіх учасників. Тому можна організувати не тільки робочі мітинги, а і зібратись «на чай». Чому б і ні?

 

Лайфхак №4: використовуйте SAP Business One для контроля свого бізнеса в умовах реального часу.

Вивантажуйте звіти та зведені таблиці, для розуміння виконання завдань Вашими співробітниками.

Зараз дуже цікавий час, який показує не тільки завантаженість або недовантаженість команди, але і готовність бізнесу у цілому до непередбачуваних умов. Так би мовити, живучість бізнесу в умовах кризи, тому:

 

Лайфхак №5: не втрачай часу!

Шановні керівники, задумайтеся і почніть активні дії щодо оптимізації своїх бізнес-процесів і автоматизації бізнесу. Карантин дає вам час, щоб прорахувати втрачену вигоду і порівняти її з ціною впровадження SAP Business One. Я впевнена, що ви будете приємно здивовані, що двотижневий простій вашого бізнесу двічі покриває суму впровадження.

Детальніше про впровадження SAP B1 у режимі Remote у наступній статті…

Бережіть себе!