Досвід діджиталізації під час пандемії Covid допомагає в умовах воєнного часу

Війна в Україні та вторгнення росії вже завдали багато болю та шкоди українському народу та стали справжнім стрес-тестом для бізнесу в Україні. В умовах різкого скорочення внутрішнього українського ринку багато компаній були змушені шукати шляхи виходу на зовнішні ринки, що завжди було проблемою, а особливо у сфері професійних послуг.

BDO в Україні отримала велику підтримку від інших фірм-членів та BDO Global і дуже вдячна за всю допомогу, а особливо — за різноманітні закордонні проєкти, у яких ми можемо взяти участь із залученням кваліфікованих українських талантів.

Важливо щоб був попит, але загальна спроможність надавати послуги в такій складній ситуації іноді навіть важливіша. Після багатьох місяців такої гібридної роботи в різних країнах можна вважати, що ми були багато в чому готові до цього виклику.
 

Ми почали впроваджувати сучасні елементи робочого місця (поєднуючи фізичну і віддалену роботу) у 2019 році до COVID, але COVID став справжнім тригером для забезпечення ефективної віддаленої співпраці, яка стала вирішальною, коли почалася війна.
Впровадження хмарних технологій та елементів віддаленої роботи до Covid: квітень-грудень 2019 року.

На початку 2019 року BDO в Україні була більш-менш компанією з «локальним» програмним забезпеченням і дуже незначним використанням хмарних технологій: використання локальної електронної пошти та ERP-серверів, файлообмінників, а іноді — застарілого програмного забезпечення.

Усе змінилося в квітні 2019 року, коли керівництво стратегічно вирішило використовувати загальномережеві хмарні сервіси (першим з них став BDO Portal). Ми розробили план міграції і до вересня оновили всі комп'ютери до останніх версій Windows і Office (здатних працювати з хмарними сервісами MS), перейшли на Exchange online і SharePoint / OneDrive як альтернативи застарілим локальним програмним рішенням, а також провели низку тренінгів з Teams, To-Do, MS Planner та інших сервісів.

Налагодження дистанційної співпраці: 2020-2021 рр.

На щастя, завдяки всім крокам, виконаним до COVID-19, BDO в Україні була технічно готова до віддаленої співпраці. Це не означає, що все було гладко, оскільки ми мали налаштувати багато процесів з нуля і вчитися в процесі, але принаймні всі були онлайн і знали, що робити навіть вдома.

Як і багато фірм, ми розуміли, що віддалена робота можлива, тоді як змішана робота — це те, чого хоче більша частина наших колег (з частковою присутністю в офісі), тому ми підтримуємо цей ритм навіть після пандемії.

Ключові зміни віддаленої роботи  у воєнні часи: березень, 2022 - до сьогодні.

Коли почалася війна, ми зрозуміли, що «дистанційна робота» часів COVID була лише частково дистанційною, оскільки перед БДО в Україні постали набагато складніші виклики: співробітники опинились в різних містах і країнах через евакуацію, і вони переїжджали, намагаючись хоч якось працювати.

Цей виклик передбачав необхідність виконувати безліч завдань одночасно:

  • Добре, що війна почалася після COVID, і співробітники вже мали значний досвід роботи та співпраці поза офісом. Незважаючи на той факт, що нам довелося негайно змінити процеси, оскільки тепер Інтернет та встановлений графік роботи не завжди були стабільні, і ми мусили із цим рахуватися (на щастя, за кілька місяців ця ситуація стала кращою).
  • Фізична безпека та кібербезпека були найскладнішими завданнями: BDO Global та Microsoft дуже допомогли у створенні безпечного віддаленого середовища та посиленні контролю доступу (оскільки серед інших ризиків розглядався навіть ризик фізичного вилучення обладнання).
  • Подальша міграція у хмару. До і під час COVID ми перевели у хмару основну частину послуг, що використовуються, зокрема електронну пошту, обмін файлами та інструменти співпраці. Цього разу нам довелося негайно перевести у хмару все інше, необхідне для справжнього віддаленого середовища: впровадження Azure AD як заміни контролера домену, реплікування локальних серверів на Azure, поступово замінюючи їх SaaS-рішеннями, де це можливо.

В результаті BDO в Україні було перетворено з «віддалено готової» компанії на «повністю віддалену» фірму, де всі співробітники підключилися до однієї хмарної мережі з усіма службами співпраці всередині та повним безпечним доступом до сучасного робочого простору з будь-якої точки світу.

Нові можливості для бізнесу в умовах війни

Незважаючи на те, що війна призупинила надання професійних послуг на внутрішньому ринку, BDO в Україні вирішила знайти додаткові можливості за кордоном і вийти на ринки інших країн у партнерстві з іншими фірмами-членами.

Перед нами стояло кілька завдань: насамперед, потрібна була робота для співробітників, але крім цього ми вважали, що дуже важливо створити додаткові робочі місця для українців в Україні, щоб вон продовжували працювати в нашій країні і не виїжджали назавжди за кордон.

На щастя, «повністю віддалені» можливості дуже допомогли: ми знайшли багато проєктів для участі за кордоном всередині мережі BDO, а також створили нову бізнес-модель, наймаючи українських фахівців для іноземних фірм-членів, робота яких — повністю віддалена (при цьому зберігаючи робочі місця, їхні витрати та податки в Україні). Усі ці заходи створили нові можливості для співробітників і талановитих українців, а також були дуже корисними для іноземних фірм-членів, які стикаються з дефіцитом ресурсів у власних країнах.

BDO в Україні збирається розвивати цю практику і залучати більше людей до цієї діяльності, щоб створити віддалений хаб для мережі BDO, що базується в Україні, який зможе заповнити прогалину в ресурсах для фірм-членів на постійній основі в різних формах: аутсорсинг або найм українських талантів на середньостроковій та довгостроковій основі, участь у проєктах як команда white label або навіть виконання окремих завдань, таких як документи чи презентації.

Усі ці тонкощі були б неможливі без «повністю віддалених» можливостей і досвіду, і БДО в Україні не збирається зупинятися на досягнутому, оскільки це не наше майбутнє, це, безумовно, наше сьогодення, яке допомогло бути успішним навіть у такі важкі часи.