Mitarbeiterzeit als Ressource:

Im Bereich der professionellen Dienstleistungen sind nicht Produkte von der Stange die wichtigste Ressource und der größte Wert, sondern die Zeit der Mitarbeiter. Es ist die Zeit der Fachkräfte, die an die Kunden verkauft wird; sie bildet die Grundlage für die Messung der Arbeitsbelastung der Teams; und sie entscheidet darüber, ob ein Projekt die ursprünglich erwartete Marge erzielt.

Und doch ist die Zeiterfassung in vielen Unternehmen nach wie vor auf verschiedene Systeme verteilt: Der Plan befindet sich in der Tabellenkalkulation des Vorgesetzten, die Ist-Stunden in Mahnungen, die Urlaubstage im Kalender und die Tarife sowie Arbeitsarten „irgendwo in der Finanzabteilung“. Solange diese Elemente nicht in einem einzigen Prozess zusammengeführt werden, trifft das Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage von Erwartungen statt der Realität.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, wie ein ganzheitlicher Prozess zum Zeitmanagement der Mitarbeiter aussieht: von der Arbeitsauslastung bis hin zur Erfassung, Überwachung und Kundenbetreuung. Im Mittelpunkt stehen dabei die Logik des Prozesses und die Vorteile für Partner, Praxisleiter und operative Teams.

Abbildung 1. Von fragmentierten Quellen zu einem einheitlichen Plan-Ist-Prozess

Warum es nicht mehr ausreicht, einfach nur Arbeitszeitnachweise auszufüllen

Ein Arbeitszeitblatt ist lediglich eine Aufzeichnung dessen, was bereits geschehen ist. Sie beantwortet die Frage „Was wurde bereits erledigt?“, sagt aber nichts über das aus, was viel wichtiger ist:

• ob eine Person an diesem Tag überhaupt verfügbar ist,
• ob eine Person gleichzeitig für zwei Projekte gebucht ist,
• ob sich Arbeit und Urlaubszeit überschneiden,
• ob das Team pünktlich Feierabend macht oder in den letzten drei Tagen die Stunden des Monats „nachholt“,
• ob die an die Geschäftsleitung gemeldeten Stunden die Wirtschaftlichkeit des Projekts genau widerspiegeln.

Wenn ein Unternehmen nur die Fakten betrachtet, reagiert es immer zu spät. Wenn es sich nur auf den Plan konzentriert, läuft es Gefahr, Abweichungen vom tatsächlichen Arbeitsaufkommen zu unterschätzen. Ein Mehrwert entsteht dort, wo Arbeitsplan, Zeiterfassung, Disziplin bei der Erfassung der Arbeitsstunden und Abwesenheitserfassung als ein einziger Kreislauf funktionieren. Genau dieser Kreislauf verschafft einen echten Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es dem Unternehmen, seine wichtigste Ressource effektiver zu verwalten.

Fünf Schritte, die einen einzigen Prozess bilden

Jeder Schritt zielt darauf ab, Verluste zu vermeiden, die zwischen der Planung, der Ausführung der Arbeiten und deren Erfassung entstehen.


Abbildung 2. Die fünf Schritte eines einzelnen Personal-Zeit-Zyklus

1. Planung des Personaleinsatzes

Zunächst wird im Plan Zeit eingeplant: Es wird festgelegt, wer an dem Projekt arbeiten wird, an welchen Tagen, wie viele Stunden für die Aufgabe aufgewendet werden und wer für das Ergebnis verantwortlich ist.

Mögliche Folgen: Ein Mitarbeiter kann gleichzeitig mehreren vorrangigen Aufgaben zugewiesen werden, oder sein Einsatz kann für einen Zeitraum geplant sein, in dem er nicht verfügbar ist. Zu den Folgen können versäumte Fristen, nicht eingehaltene Verpflichtungen gegenüber dem Kunden oder eine übermäßige Arbeitsbelastung für das Team gehören.
 
Ein gut etablierter Planungsprozess liefert bereits vor Arbeitsbeginn Antworten auf folgende Fragen:

• Verfügbarkeit der Teammitglieder
• geplante Abwesenheitszeiten
• Risiken von Doppelbuchungen; und
• Ausreichendheit der Teamressourcen, um die Arbeit innerhalb der mit dem Kunden vereinbarten Fristen zu erledigen.

Geschäftliche Vorteile. Weniger Überraschungen zu Beginn der Woche. Weniger Fälle, in denen sich geplante Ressourcen als nicht verfügbar erweisen. Weniger Verstöße gegen Fristen und Verpflichtungen, die nicht auf die Qualität der Arbeit, sondern auf mangelnde Transparenz hinsichtlich der Arbeitsauslastung des Teams zurückzuführen sind. Eine einheitliche Übersicht über die Arbeitsauslastung ermöglicht es, solche Risiken bereits in der Planungsphase zu erkennen und zu beheben, und die Planung selbst ist nicht mehr vom persönlichen Überblick des Managers abhängig, sondern wird zu einem transparenten Instrument des Ressourcenmanagements.

In der Praxis geschieht dies in Form einer einzigen Arbeitsauslastungsmatrix: Mitarbeiter, Tage oder Wochen, Projekte und Abwesenheitsmarkierungen – alles in einer einzigen Ansicht. So können Sie Konflikte in der Arbeitsauslastung erkennen, bevor sie sich auf Projekttermine oder Verpflichtungen gegenüber dem Kunden auswirken.

2. Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit

Die Planung allein garantiert keine genauen Daten über die geleistete Arbeit. Daher besteht der zweite Schritt des Prozesses in der zeitnahen Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit durch die Mitarbeiter, die die Aufgaben ausgeführt haben.
 
Mögliche Folgen: Die erledigte Arbeit wird nicht zeitnah in der Buchhaltung erfasst. Infolgedessen verzögert sich die Rechnungsstellung, die Qualität der Planung und Prognosen nimmt ab, und einige geleistete Arbeitsstunden bleiben unerfasst und werden daher bei der Bewertung der Rentabilität des Projekts nicht berücksichtigt. 

Der Erfolg der Zeiterfassung hängt weniger von den verwendeten Tools ab als vielmehr von einem klar definierten Prozess: 

• Ein Mitarbeiter versteht, welche Zeiten erfasst werden müssen und nach welchen Grundsätzen dies geschieht.
• Ein Vorgesetzter verfügt über aktuelle Informationen zum Stand der Zeiterfassung, ohne dass zusätzliche Nachfragen oder manuelle Überprüfungen erforderlich sind.
• Die Zeiterfassung erfolgt nach einem festgelegten Zeitplan (wöchentlich oder pro Berichtszeitraum) und wird nicht bis zum Monatsende aufgeschoben.

Geschäftliche Vorteile. Die für die Kundenabrechnung erforderlichen Daten werden zeitnah generiert. Die Einschätzung der Arbeitsbelastung des Teams basiert auf tatsächlichen Zahlen und nicht auf subjektiven Schätzungen. Der Umfang manueller Überprüfungen vor der Rechnungsstellung wird reduziert, und die geleistete Arbeitszeit wird in den Finanzergebnissen der Projekte vollständig berücksichtigt. 

Mit anderen Worten: Die Kanzlei verliert nicht länger den Überblick über Arbeitszeit, die bereits geleistet und an den Kunden verkauft, aber noch nicht ordnungsgemäß im Buchhaltungssystem erfasst wurde.

3. Disziplin wahren, ohne in Kleinigkeiten einzugreifen

Selbst eine hochwertige Buchhaltung verliert ihre Wirksamkeit, wenn es keine Möglichkeit gibt, Abweichungen im Prozess rechtzeitig zu erkennen. Gleichzeitig sollte die Kontrolle nicht zu einer täglichen, detaillierten Überwachung der Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters ausarten.

Mögliche Folgen: Annahmen wie „das Team scheint beschäftigt zu sein“ können nicht als verlässliche Grundlage für die Ressourcenplanung, die Erstellung von Angeboten oder Personalentscheidungen dienen. Solange Plan- und Ist-Zahlen nicht verglichen werden, bleibt die Einschätzung der Arbeitsbelastung subjektiv, und Probleme können erst nach Ablauf des Berichtszeitraums angegangen werden.

Ein ausgereifter Ansatz liefert der Geschäftsleitung klare Indikatoren:

• wo Prozesse und Berichterstattung ordnungsgemäß funktionieren,
• wo zusätzliche Aufmerksamkeit erforderlich ist,
• wo Risiken für das Team, ein Projekt oder den Berichtszeitraum entstehen.

Ein Partner muss nicht Hunderte von Datenzeilen analysieren. Er oder sie erhält einen Überblick über den Status des Prozesses. Eine Führungskraft verschwendet keine Zeit damit, jeden Mitarbeiter zu überprüfen, sondern konzentriert ihre Aufmerksamkeit auf Bereiche, in denen bereits Anzeichen für Abweichungen erkennbar sind.

Geschäftliche Vorteile: Die Einhaltung der Anforderungen an die Zeiterfassung wird Teil eines gestützten Prozesses und hängt nicht mehr von der persönlichen Disziplin einzelner Mitarbeiter ab. Der Aufwand für manuelle Überprüfungen und die Arbeitsbelastung des Managements werden reduziert. Teams, die die Erfassung ihrer Arbeitszeiten regelmäßig verzögern, werden frühzeitig sichtbar, sodass das Unternehmen die Kundenabrechnung, die Prognosegüte und die Rechenschaftspflicht zeitnah verbessern kann. Abweichungen werden sichtbar, solange sie noch ohne nennenswerte Folgen für das Unternehmen korrigiert werden können.

Praktisches Ergebnis: Die Überwachung der Arbeitszeit bleibt für die Mitarbeiter angenehm, während gleichzeitig das erforderliche Maß an Führungsdisziplin und Datenqualität für die Entscheidungsfindung gewährleistet ist.

4. Analyse der wirtschaftlichen Aspekte der Arbeitszeit

Nicht alle Arbeitsstunden schaffen den gleichen Wert für das Unternehmen. Ein Teil der Zeit steht in direktem Zusammenhang mit der Durchführung von Kundenprojekten und der Erzielung von Umsatz. Der Rest entfällt auf interne Prozesse, Schulungen oder administrative Aufgaben. Gleichzeitig ändern sich Tarife, Arbeitsauslastungsmuster und die Kriterien zur Bewertung der Projektleistung ständig. Um eine genaue Analyse zu gewährleisten, ist es daher wichtig, sicherzustellen, dass die Daten über einen längeren Zeitraum hinweg vergleichbar sind.

Mögliche Folgen: Ohne ein Verständnis für die Struktur der geleisteten Arbeitszeit und deren Kosten kann leicht ein irreführender Eindruck von der Arbeitseffizienz entstehen. Ein Team mag zwar voll ausgelastet sein, doch gleichzeitig erreichen Projekte möglicherweise nicht die erwartete Rentabilität.

Daher sollte der Zeitmanagementprozess zwingend eine wirtschaftliche Komponente beinhalten:

• die Arten von Tätigkeiten, für die Arbeitszeit aufgewendet wird
• wie sich die geleisteten Arbeitsstunden auf Tarife und die erwartete Rentabilität auswirken
• ob Daten aus verschiedenen Zeiträumen ausreichend vergleichbar sind, um eine genaue Analyse ohne nennenswerte Abweichungen zu ermöglichen.

Geschäftliche Vorteile. Die Partner sehen nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch dessen Auswirkungen auf das finanzielle Ergebnis des Projekts. Projekte lassen sich besser miteinander vergleichen, und Entscheidungen hinsichtlich Preisgestaltung, Teamzusammensetzung und Prioritätensetzung basieren auf klaren wirtschaftlichen Kennzahlen statt auf einer subjektiven Einschätzung des Arbeitsaufwands. Der Fokus liegt nicht nur auf der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, sondern auch auf dem Mehrwert, den diese Stunden für das Unternehmen schaffen.

Dies wirkt sich auch positiv auf die Kunden des Unternehmens aus: Eine transparentere interne Projektwirtschaft ermöglicht eine fundiertere Planung, einen stabileren Service und ein besseres Prioritätenmanagement.

5. Berücksichtigung von Abwesenheiten bei der Ressourcenplanung

Urlaub, betriebliche freie Tage und Krankheitsausfälle sind keine Hindernisse für die Planung, sondern Teil der tatsächlichen Ressourcen des Teams. Werden Informationen über Personalausfälle nicht in die Arbeitsauslastung und Projektplanung einbezogen, läuft das Management Gefahr, Aufgaben an Mitarbeiter zu vergeben, die in diesem Zeitraum nicht verfügbar sind.

Mögliche Folgen: Internes Chaos rund um Urlaub und Vertretungsregelungen wird schnell zu einem externen Qualitätsproblem: Ein Kunde erfährt möglicherweise erst dann, dass ein wichtiger Spezialist nicht verfügbar ist, wenn es bereits zu spät ist, um noch etwas dagegen zu unternehmen.

Ein ausgereifter Prozess stellt sicher, dass Informationen zu Abwesenheiten:

• in einem einzigen Arbeitsauslastungsplanungssystem erfasst werden,
• bei der Erstellung von Angeboten für einen Kunden berücksichtigt werden,
• im Rahmen eines einheitlichen Prozesses vereinbart und kommuniziert werden, anstatt über vereinzelte E-Mails oder mündliche Vereinbarungen.

Geschäftliche Vorteile. Die Erbringung von Dienstleistungen wird vorhersehbarer. Es kommt seltener vor, dass die Nichtverfügbarkeit eines Mitarbeiters erst zu spät bemerkt wird. Das Team hat mehr Zeit, einen Ersatz zu planen oder die Arbeitslast neu zu verteilen, was dazu beiträgt, die Kontinuität des Kundenservices und die stabile Erfüllung von Verpflichtungen sicherzustellen.
 
Im Bereich der professionellen Dienstleistungen entstehen Reputationsrisiken oft nicht aufgrund mangelnder Fachkompetenz, sondern aufgrund von Mängeln in der operativen Planung: Einem Kunden wird eine bestimmte Teamzusammensetzung versprochen, doch ein wichtiger Spezialist steht in einem entscheidenden Moment nicht zur Verfügung.

So sieht der Prozess für verschiedene Rollen aus

Es ist wichtig, nicht einzelne Funktionen oder Tools zu bewerten, sondern den praktischen Nutzen, den der Prozess für jede Rolle innerhalb der Organisation schafft.

Mitarbeiter
Arbeitet in einem besser vorhersehbaren Rhythmus: Er oder sie versteht die Aufgaben, die geplante Arbeitsbelastung und die Berichtsfristen und kann erkennen, dass Abwesenheiten im Arbeitsplan berücksichtigt wurden. Dies reduziert die Anzahl chaotischer Anfragen zur Verfügbarkeit und hilft, Stress am Ende des Berichtszeitraums zu vermeiden.

Führungskraft
Verfügt über aktuelle Informationen zur Arbeitsbelastung des Teams und Aufzeichnungen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Dies ermöglicht es ihr, die Arbeitsbelastung rechtzeitig neu zu verteilen, potenzielle Probleme zu erkennen und darauf zu reagieren, bevor sie die Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber dem Kunden beeinträchtigen.

Partner / Praxisleiter
Erhält einen umfassenden Managementüberblick: über die Disziplin bei der Zeiterfassung, die Arbeitsbelastung der Teams, potenzielle Risiken und die Auswirkungen der Ressourcennutzung auf die Wirtschaftlichkeit der Projekte. Dadurch können sie sich auf die Entscheidungsfindung konzentrieren, anstatt einzelne Vorgänge manuell zu überwachen.

Betrieb / Finanzen
Erhält genauere und zeitnahe Daten für die Kundenabrechnung, Leistungsanalyse und Rentabilitätsbewertung. Der Aufwand für die manuelle Datenaufbereitung und -abstimmung für das Management-Reporting wird reduziert.

Wenn alle Beteiligten ihren Teil des Prozesses überblicken können, wird das Ressourcenmanagement systematisch und ist nicht mehr auf die Bemühungen einzelner Mitarbeiter angewiesen.

Wo Planung auf tatsächliche Leistung trifft

Der oben beschriebene Prozess lässt sich mithilfe von Tabellenkalkulationen, Kalendern und E-Mail-Korrespondenz verwalten. Sobald jedoch Planung, Ist-Leistung, Abwesenheiten und Überwachung in getrennten Systemen abgewickelt werden, gerät der Prozess ins Stocken, und das Unternehmen greift wieder auf Entscheidungen zurück, die auf Annahmen statt auf Fakten basieren.

Um sowohl geplante als auch tatsächliche Arbeitsstunden effektiv in einem einzigen Rahmen zu erfassen, benötigen Unternehmen eine gemeinsame operative Plattform. Für viele professionelle Unternehmen wird diese Rolle durch das Microsoft-Ökosystem erfüllt, insbesondere durch Dynamics 365 und die Power Platform. Anstatt nur ein weiteres Tool zur Zeiterfassung zu sein, bietet es eine integrierte Umgebung, die Folgendes vereint:

• Projektressourcenplanung
• regelmäßige Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Managementkennzahlen für Führungskräfte und Partner zur Überwachung der Arbeitsdisziplin und der Ressourcenauslastung.

Der geschäftliche Nutzen liegt auf der Hand: Geplante und tatsächliche Daten befinden sich nicht mehr in getrennten Systemen, während Entscheidungen in Bezug auf Ressourcenzuweisung, Abrechnung und Kundenservice auf einer einzigen, aktuellen Informationsgrundlage basieren. Auf diese Weise wird das Personalmanagement nicht nur zu einem erklärten Ziel, sondern zu einer fest verankerten täglichen Geschäftspraxis.

Abbildung 3. Microsoft Dynamics 365 / Power Platform als einheitliche Plan-Ist-Kurve

Was ändert sich zuerst?

Echte Veränderungen beginnen nicht mit groß angelegten Umstellungen, sondern mit der schrittweisen Verbesserung der täglichen Abläufe.

Sobald das Unternehmen einen umfassenden Prozess zur Verwaltung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter etabliert hat, sind in der Regel folgende erste Ergebnisse zu beobachten:

1. Weniger Terminkonflikte zu Beginn der Woche: Verfügbarkeit und Abwesenheiten sind im Voraus ersichtlich.
2. Höhere Termintreue: nicht durch zusätzliche Überwachung, sondern durch klare Regeln und einen einheitlichen Prozess.
3. Effizientere Kundenabrechnung: Der Bedarf an manuellen Anpassungen und Korrekturen am Ende des Abrechnungszeitraums wird reduziert.
4. Gezielte Managemententscheidungen: Der Fokus liegt auf Bereichen mit hohem Risiko, anstatt sich gleichmäßig auf alle Prozesse zu verteilen.
5. Transparentere Ressourcenplanung: Entscheidungen bezüglich Personalbeschaffung, Projektpriorisierung und Kundenverpflichtungen basieren auf der tatsächlichen Arbeitsauslastung des Teams und nicht auf Annahmen.

Dies ist nicht das Ergebnis zusätzlicher Überwachung oder neuer Berichte. Es ist das Ergebnis eines ganzheitlichen Ansatzes, bei dem der gesamte Zeitnutzungszyklus – von der Planung bis zur Leistungsbewertung – transparent und steuerbar wird.

Ein professionelles Unternehmen verkauft Fachwissen, doch seine Wirtschaftlichkeit hängt letztendlich davon ab, wie effektiv die Arbeitszeit seiner Spezialisten genutzt wird. Daher liegt der Wettbewerbsvorteil oft nicht in der Einführung einer weiteren Dienstleistungsmethodik, sondern in einer klaren operativen Transparenz: Wer ist verfügbar, wer ist beschäftigt, welche Arbeiten wurden abgeschlossen, wo entstehen Risiken und wie wirken sich diese Faktoren auf die Rentabilität und die Qualität der Kundenbetreuung aus?

Bei einem einheitlichen Ansatz zur Verwaltung der Arbeitszeit der Mitarbeiter geht es nicht um Kontrolle um der Kontrolle willen. Vielmehr ermöglicht er Unternehmen:

• die Arbeitsauslastung entsprechend den geschäftlichen Anforderungen zu planen,
• die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zeitnah zu erfassen,
• Abweichungen zu erkennen, bevor sie sich auf die Leistung auswirken,
• die Kosteneffizienz der Arbeitszeitnutzung zu analysieren,
• einen hohen Servicestandard aufrechtzuerhalten, selbst wenn ein Teammitglied abwesend oder überlastet ist.

Die Arbeitszeit der Mitarbeiter ist die wichtigste Ressource eines professionellen Unternehmens. Sind die Prozesse der Planung, Zeiterfassung, Überwachung der Arbeitsdisziplin und des Abwesenheitsmanagements nicht integriert, verliert das Unternehmen nach und nach an Rentabilität – aufgrund ineffizienter Ressourcennutzung und mangelnder Transparenz darüber, wie diese Ressourcen verwaltet werden. Werden diese Prozesse in einen einzigen Arbeitsablauf integriert, lässt sich die Personalkapazität leichter steuern.

An diesem Punkt verwandeln sich die Arbeitszeiten von bloßen Daten in einem Bericht in eine steuerbare Unternehmensressource, die direkten Einfluss auf die Effizienz und Effektivität des Unternehmens hat.

BDO in der Ukraine bietet Dienstleistungen im Bereich der Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Implementierung von Microsoft-Lösungen an, die Unternehmen dabei unterstützen, Planung, Zeit- und Ressourcenmanagement, Analysen sowie operative Prozesse in einem einzigen integrierten System zusammenzuführen. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Prozesse transparenter zu gestalten und Ihre Managemententscheidungen datengestützter und fundierter zu treffen.