Vorbereitung auf Prüfungen von Militärunterlagen bei Unternehmen

Das Material wurde von Frau Natalija Sliptschenko,  
Senior-Spezialistin für Personalverwaltung /  
Spezialistin für Militärregistrierung  
Abteilung für Personalverwaltung  
und Gehaltsabrechnung

Aufgrund der aktiven Kriegsphase und der ständigen Mobilisierung sind die Anforderungen an die Führung von Militärregistern in Unternehmen erheblich gestiegen. Die Kontrollen durch das TZR und das SU finden nun regelmäßig statt, und die Strafen wurden deutlich erhöht. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen und praktische Tipps. 

Haben Sie einen Brief vom TZR und SU über eine geplante Kontrolle erhalten? Kommt das TZR und SU zu Ihnen zur Überprüfung? Dann ist dieser Artikel für Sie von Interesse. Der Artikel befasst sich mit dem Ablauf von Überprüfungen der militärischen Registrierung in Unternehmen, deren Arten, Häufigkeit, Anforderungen an die Vorbereitung und Folgen von Verstößen und enthält wertvolle praktische Tipps unter Berücksichtigung der bereits bestehenden Überprüfungspraxis. 

Einleitung

Die von den territorialen Zentren für Rekrutierung und soziale Unterstützung (im Folgenden als „TZR und SP“ bezeichnet) durchgeführten Kontrollen gewinnen für Unternehmen zunehmend an Bedeutung, da ihre Ergebnisse einen direkten Einfluss auf die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Bereich der Wehrpflicht und Mobilisierung haben. In diesem Zusammenhang ist die professionelle Begleitung solcher Maßnahmen ein notwendiger Bestandteil der Gewährleistung der Rechtssicherheit eines Unternehmens, da sie nicht nur zur rechtzeitigen Aufdeckung und Beseitigung potenzieller Verstöße beiträgt, sondern auch das Risiko von Strafen und Sanktionen minimiert. 

Es ist zu beachten, dass eine rechtzeitige und professionelle Vorbereitung auf die Kontrollen der TZR und SU die ordnungsgemäße Einhaltung der festgelegten Verfahren gewährleistet und administrative und finanzielle Haftung vermeidet. Daher empfehlen wir stets, mindestens einmal jährlich sowie zusätzlich unmittelbar vor der Kontrolle durch die TZR und SU eine interne Prüfung des Zustands der Wehrpflichtigenregister im Unternehmen durchzuführen. 

Im Rahmen der Vorbereitung auf die Überprüfung empfehlen wir dem Unternehmen, eine umfassende Analyse der vorhandenen Unterlagen zur Wehrpflicht und der entsprechenden organisatorischen Prozesse durchzuführen. Alle internen Dokumente zur Wehrpflicht müssen überprüft und an die geltenden Anforderungen der ukrainischen Gesetzgebung angepasst werden. Wenn sich das Unternehmen selbst auf die Überprüfung vorbereitet, wird empfohlen, sich im Vorfeld an Fachleute zu wenden, um sich über aktuelle Gesetzesänderungen und praktische Aspekte der Überprüfungen beraten zu lassen. 

Das grundlegende Dokument, das die Durchführung von Überprüfungen durch das TZR und die SU regelt, ist die Verordnung über die Organisation und Führung der Wehrpflichtregister für Wehrpflichtige, Wehrdienstpflichtige und Reservisten, die durch den Beschluss des Ministerrats der Ukraine Nr. 1487 (im Folgenden „Verordnung Nr. 1487”) vom 30.12.2022 verabschiedet wurde.

 

Arten von Überprüfungen des Status der Wehrpflicht

Gemäß der Verordnung Nr. 1487 werden Überprüfungen des Status der Wehrpflicht in zwei Arten unterteilt:

1. Planmäßige (insbesondere dokumentarische*)):

1. werden in Bezug auf alle Wirtschaftssubjekte durchgeführt
2. obligatorische Vorankündigung der Überprüfung 10 Tage im Voraus.

2. Außerplanmäßig:

1. werden bei Unternehmen durchgeführt, bei denen Wehrpflichtige beschäftigt sind, die für das Unternehmen reserviert sind und/oder einen Mobilisierungsbefehl erhalten haben
2. Eine Vorankündigung solcher Kontrollen erfolgt nicht.  

*Eine dokumentarische Überprüfung ist eine Überprüfung ohne Vor-Ort-Besuch, die durchgeführt wird, wenn es aufgrund höherer Gewalt nicht möglich ist, die entsprechenden Pläne zur Überprüfung des Zustands der Organisation und der Führung der Militärregister durchzuführen. Solche Überprüfung wird durchgeführt, indem Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen schriftliche Anfragen zur Erlangung von Informationen zugesandt werden, deren Liste in Punkt 17 des Anhangs 31 der Verordnung Nr. 1487 festgelegt ist.

Wer führt wann Kontrollen durch?

Gemäß dem Verfahren Nr. 1487 führen die Bezirksverwaltungen, die Stadtverwaltungen der Städte Kyiw und Sewastopol sowie die Exekutivorgane der Stadträte jährliche Kontrollen der Wehrpflichtregistrierung bei lokalen Regierungsstellen, Unternehmen, Institutionen und Organisationen innerhalb ihrer Verwaltungs- und Gebietseinheit durch, gemäß ihren genehmigten Plänen und in Zusammenarbeit mit den TZR und SU.

In der Regel werden die Pläne für solche Überprüfungen auf den Websites der lokalen Exekutivbehörden im Internet veröffentlicht (im Fall von Kyjiw beispielsweise auf den Websites der Bezirksstaatverwaltungen), wobei eine Liste der Organisationen, die sich auf dem Gebiet einer bestimmten administrativ-territorialen Einheit befinden, sowie die konkreten Monate des Jahres, in denen die Überprüfung geplant ist, angegeben werden. Gemäß Punkt 82 der Verordnung Nr. 1487 wird die Überprüfung des Zustands der Organisation und Führung der Wehrpflichtigen, Wehrpflichtigen und Reservisten anhand der in Anhang 31 festgelegten Fragen durchgeführt. Die zu prüfenden Fragen werden den staatlichen Behörden, lokalen Selbstverwaltungsorganen, Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen, die in den entsprechenden Prüfungsplänen aufgeführt sind, spätestens 10 Tage vor Beginn der Prüfung mitgeteilt. 

Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig selbst zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen im Prüfungsplan aufgeführt ist, um sich rechtzeitig vorbereiten zu können. 

Ist es aufgrund höherer Gewalt nicht möglich, den entsprechenden Plan zur Überprüfung des Zustands der Organisation und der Führung der Wehrpflichtigenliste durchzuführen, kann eine dokumentarische Überprüfung durchgeführt werden, indem eine Anfrage zur Erlangung von Informationen an das Unternehmen gesendet wird. 

Gemäß Punkt 84 der Verordnung Nr. 1487 wird dem Vorsitzenden der Kommission oder seinem Stellvertreter, der die Überprüfung des Zustands der Wehrpflicht führt, eine ordnungsgemäß ausgestellte Anordnung über das Recht zur Durchführung der Überprüfung des Zustands der Wehrpflicht (Anhang 32 zur Verordnung Nr. 1487) ausgehändigt und sein Arbeitsplan genehmigt. Vor Beginn der Überprüfung hat das Unternehmen das Recht, von den Vertretern der TZR die Vorlage dieser Anordnung und ihrer Dienstausweise zu verlangen.. 

Häufigkeit der Kontrollen:

1. Einmal jährlich, wenn das Unternehmen reservierte Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Mobilisierungsbefehlen beschäftigt.
2. Einmal alle vier Jahre, wenn das Unternehmen keine reservierten Mitarbeiter und/oder Mitarbeiter mit Mobilisierungsbefehlen beschäftigt.

Prüfungszeitraum

Gleichzeitig wird in der Verordnung Nr. 1487 der Zeitraum, für den die Prüfung durchgeführt wird, nicht festgelegt. Aus der Praxis: Die Prüfungen werden für den Zeitraum ab 2023 durchgeführt, da die Verordnung Nr. 1487 am 05.01.2023 in Kraft getreten ist. Es kann jedoch auch ein kürzerer Zeitraum geprüft werden. 

Wie man sich richtig auf die Überprüfung durch das TZR und SU vorbereitet

Nachdem wir uns mit den Arten und der Häufigkeit der Überprüfungen befasst haben, empfehlen wir Ihnen, sich mit den gesetzlichen Anforderungen und unseren praktischen Empfehlungen zur Vorbereitung auf die Überprüfung vertraut zu machen. 

Es ist wichtig zu beachten, dass die Vorbereitung auf die Überprüfung nicht als einmalige Maßnahme, sondern als systematischer und kontinuierlicher Prozess zur Gewährleistung eines angemessenen Niveaus der militärischen Registrierung erfolgen sollte.  

Das Unternehmen ist verpflichtet, die Vollständigkeit und Richtigkeit aller Angaben zu gewährleisten, die in den Listen der persönlichen Wehrpflicht, den Personalunterlagen und den Steuererklärungen enthalten sind. 

Zunächst ist es notwendig, die Termine der geplanten Kontrollen rechtzeitig zu überprüfen, um genügend Zeit für eine gründliche Vorbereitung zu haben. 

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass gemäß der Verordnung Nr. 1497 derzeit auch Vertreter anderer staatlicher Behörden (Staatliche Arbeitsaufsichtsbehörde [YB1] [NS2] , DPS) gehören können, was ein doppeltes Risiko für das Unternehmen darstellt, ist es ratsam, rechtzeitig für eine angemessene Organisation der Zusammenarbeit und die Bereitschaft zur Bereitstellung der angeforderten Dokumente und Informationen zu sorgen. 

Bei der Vorbereitung auf die Überprüfung im Jahr 2026 empfehlen wir, zunächst die Änderungen zu beachten, die in den letzten zwei Jahren stattgefunden haben: 

• Die Reserve-ID ist zur Hauptform des Wehrpasses geworden. 
• Die Listen der persönlichen Militärregistrierung und andere Anhänge zur Ordnung der Organisation und Führung der Militärregistrierung von Wehrpflichtigen, Wehrpflichtigen und Reservisten, die durch den Beschluss des Ministerrats Nr. 1487 (im Folgenden – Ordnung Nr. 1487) vom 30.12.2022 genehmigt wurden, wurden aktualisiert. 
• Es wurden neue Anforderungen für die Benachrichtigung von Arbeitnehmern über die Vorladung zum TZR und eine neue Reihenfolge für die Benachrichtigung über die Vorladung/Zustellung von Vorladungen festgelegt. 
• Änderungen in der Zusammensetzung der Kommission, die die Überprüfung des Zustands der Wehrpflichtigen-Registrierung im Unternehmen durchführt (Vertreter der Staatsarbeitsbehörde und der Staatlichen Steuerbehörde wurden hinzugefügt). 
• Änderung der Fristen für die Verfolgung von Verstößen gegen die Gesetzgebung über Verteidigung, Mobilisierungsvorbereitung und Mobilisierung.

Was überprüft TZR und SU? 

Wie oben erwähnt, ist eine spezifische Liste mit Kontrollfragen in Anhang 31 zu Verfahren Nr. 1487 enthalten. Insbesondere werden die Organisation der Wehrpflichtregistrierung für Wehrpflichtige, Reservisten und wehrpflichtige Bürger, der Stand der Wehrpflichtregistrierung, die Aktualität von Änderungen an Listen und Aufzeichnungen, der Stand der methodischen und technischen Unterstützung für Maßnahmen zur Wehrpflichtregistrierung, die Organisation und der Status von Reservierungen sowie die Verfügbarkeit und der Inhalt der obligatorischen Wehrpflichtregistrierungsdokumente überprüft. 

Hinsichtlich der Liste der Dokumente, die das TZR zur Überprüfung anfordern kann, ist anzumerken, dass diese Liste nicht vollständig ist. In der Regel können bei der Überprüfung folgende Dokumente angefordert werden: 

• Bestimmungen über die strukturelle Einheit, die die Wehrpflichtigen registriert (falls vorhanden) 
• Dienstanweisungen für Personen, die für die Registrierung von Wehrpflichtigen verantwortlich sind 
• Anordnung des Leiters über die Ernennung der für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortlichen Personen 
• Nachweise über die Unterrichtung der wehrpflichtigen Arbeitnehmer über die Regeln der Wehrpflichtigenliste 
• Anordnung über die Feststellung des Bedarfs an einer Fortbildung der verantwortlichen Person 
• Listen der persönlichen Wehrpflichtigenliste (Anhang 5 zur Verordnung Nr. 1487) 
• Liste der operativen Registrierung (Anhang 12 zur Verordnung Nr. 1487) 
• Bestätigung der Übermittlung von Mitteilungen gemäß den Anhängen Nr. 1 und 4 zur TZR 
• Kopien der Wehrdienstunterlagen (WOD) aller Wehrpflichtigen, Wehrdienstpflichtigen und Reservisten (in Papierform oder als Ausdrucke aus Reserve+) 
• Zeitplan für den Abgleich der Daten der persönlichen Wehrdienstlisten mit den Wehrdienstunterlagen 
• Protokoll (Anhang 9 zur Verordnung Nr. 1487) 
• Anordnung über den Stand der Wehrdienstregistrierung für das vergangene Jahr und die Aufgaben für das kommende Jahr 
• Stellenplan 
• Berichte über die Ergebnisse der durchgeführten Maßnahmen mit Vorabprüfungen 
• Arbeitsplan für die Wehrpflicht 
• Nachweise über die Durchführung von Aufklärungsarbeit mit Mitarbeitern, die wehrpflichtig sind 
• Nachweise über die Abstimmung der Listen der persönlichen Wehrpflicht 
• Notizbuch für Quittungen.

Besondere Aufmerksamkeit wird der Verfügbarkeit von Kopien der Wehrdienstunterlagen der Mitarbeiter, der Erfassung der entsprechenden Informationen in den Wehrdienstlisten sowie dem Vorliegen von Nachweisen und Bestätigungen für die rechtzeitige Übermittlung von Meldungen über Datenänderungen und der Korrespondenz mit dem TZR und dem SU gewidmet. Alle oben genannten Dokumente müssen systematisiert, aktualisiert und aufeinander abgestimmt sein. Ihre Gesamtheit bestätigt die ordnungsgemäße Organisation der Wehrpflichtunterlagen im Unternehmen gemäß den Anforderungen der Verordnung Nr. 1487. 

Darüber hinaus zeigt die Praxis, dass Vertreter der TZR und SU bei Kontrollen häufig Anforderungen stellen, die nicht ausdrücklich in der Gesetzgebung verankert sind. Solche Anforderungen sind gesetzlich nicht vorgesehen, können jedoch im Prüfungsbericht als Mängel aufgeführt werden: 

• Die Listen der persönlichen Militärregistrierung werden in elektronischer Form geführt, jedoch nicht nach jeder Änderung in einer separaten Datei gespeichert. 
• Die Listen der persönlichen Militärregistrierung müssen in alphabetischer Reihenfolge ausgefüllt werden. 
• Die Listen der persönlichen Militärregistrierung sind nicht ordnungsgemäß im Archivdienst registriert. 
• Die für die Führung der Militärregistrierung Verantwortlichen müssen innerhalb der im Abgleichsplan festgelegten Fristen einen internen Abgleich durchführen und dessen Ergebnisse dokumentieren. 
• Mitteilungen über Änderungen der Registrierungsdaten und andere Dokumente an das TZR müssen ausschließlich per Einschreiben und mit einer Beschreibung des Inhalts versandt werden. 
• Der Abgleichungsplan muss per Verordnung genehmigt werden. 
• Es muss ein Arbeitsplan für die Militärregistrierung genehmigt werden. 
• Alle Unternehmen müssen eine Anordnung über den Stand der Wehrpflicht und die Aufgaben für das nächste Jahr erlassen. 
• Abstimmung mit dem TZR und SU über die Ernennung einer Person, die für die Führung der Wehrpflicht zuständig ist. 
• Ernennung eines „Stellvertreters” für die Führung der Wehrpflicht.

Es ist zu beachten, dass einige Anforderungen des TZR und der SU übermäßig streng sind, andere jedoch durchaus sinnvoll, da sie die Interessen des Arbeitgebers schützen. Beispielsweise sollten Mitteilungen über Änderungen der Registrierungsdaten und andere Dokumente ausschließlich per Einschreiben mit Rückschein an die TZR und SU gesendet werden. Denn nur der Rückschein ist ein geeigneter Nachweis dafür, welche Dokumente tatsächlich an die TZR und SU gesendet wurden. 

Dabei ist ein Großteil der vom TZR und SU geforderten Dokumente gesetzlich überhaupt nicht vorgesehen. Dennoch empfehlen wir, sich nicht auf einen Streit mit Vertretern des TZR und UP einzulassen und die von ihnen angeforderten Dokumente vorzubereiten und ihnen zur Überprüfung vorzulegen, jedoch natürlich in einem angemessenen Rahmen, denn ein Konflikt mit dem TZR und der SU während der Prüfung im Unternehmen kann zu erheblichen Verwaltungsstrafen für die Geschäftsleitung (von 34.000 bis 59.500 UAH), einer Verschärfung der Kontrollen, außerplanmäßigen Prüfungen sowie einer gründlicheren Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Vorbehalte von Mitarbeitern und der Zustellung von Vorladungen an Mitarbeiter führen. 

Da nun auch Vertreter der Staatlichen Arbeitsbehörde und der Staatlichen Steuerbehörde in der Prüfungskommission vertreten sein können, könnten diese natürlich an Personalunterlagen und Steuerberichten (Berechnung 4DF usw.) interessiert sein, da dies eine Bewertung der Vollständigkeit der Personalbuchhaltung und der korrekten Erfassung der Wehrpflichtigen ermöglicht. 

Wie bereits erwähnt, wurden durch den Beschluss des Ministerrats Nr. 892 „Über Änderungen der Ordnung für die Organisation und Führung der Wehrpflichtigen-, Wehrpflichtigen- und Reservistenverwaltung” vom 16.07.2025 Änderungen an der Ordnung Nr. 1487 vorgenommen. Diese Änderungen sehen vor, dass der Kommission, die die Überprüfung der militärischen Registrierung im Unternehmen durchführt, neben den in Punkt 84 der Verordnung Nr. 1487 genannten Vertretern auch Vertreter folgender Behörden angehören können: 

• interregionaler territorialer Organe der Staatlichen Arbeitsbehörde (im Rahmen ihrer Befugnisse)
• der territorialen Organe der staatlichen Steuerbehörde. 

Im Gegensatz zu den TZR und SU können die Staatliche Arbeitsbehörde und die Staatliche Steuerbehörde aufdecken, was Arbeitgeber verbergen. Beispielsweise argumentiert ein Arbeitgeber wie folgt: Es gibt keine Arbeitnehmer – daher ist keine Wehrpflicht erforderlich. Die TZR und SU vertreten jedoch eine andere Sichtweise: Das Unternehmen ist tätig, und nach allen Anzeichen ist eine solche Tätigkeit ohne männliche Arbeitnehmer nicht realisierbar. Allerdings verfügen die TZR und die SU nicht über die Instrumente, um verdeckte Arbeitsverhältnisse aufzudecken, und der Arbeitgeber wird der TZR und der SU aus eigenem Antrieb weder die Verträge mit den Selbstständigen noch die Daten über die Selbstständigen, die Arbeiten ausführen oder Dienstleistungen erbringen, vorlegen, was seitens des Arbeitgebers völlig rechtmäßig ist. 

Die Instrumente, das Wissen und die Erfahrung, um solche Beziehungen aufzudecken, sind hingegen bei der Staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde und der Staatlichen Steuerbehörde vorhanden. Wir möchten daran erinnern, dass die Staatliche Steuerbehörde bei ihren Kontrollen insbesondere den Abschluss von Arbeitsverträgen überprüft und wenn sie Personen mit nicht formalisierten Arbeitsverhältnissen entdeckt, dies als Verstoß wertet. Der Prüfbericht wird an die Staatliche Arbeitsbehörde weitergeleitet, die befugt ist, Fälle zu prüfen und Geldstrafen zu verhängen. Darüber hinaus kann die Steuerbehörde ohne jegliche Anfragen und Aufforderungen zur Vorlage von Dokumenten Dienstleister (Auftragnehmer) aufdecken und gemeinsam mit der Staatlichen Arbeitsbehörde Entscheidungen über verdeckte Arbeitsverhältnisse treffen. Anschließend wird die TZR im Rahmen ihrer Befugnisse tätig.

Was kann vor Beginn der Überprüfung korrigiert werden, um Probleme zu vermeiden und das Risiko von Strafen zu minimieren:

• eine verantwortliche Person ernennen oder neu ernennen und eine entsprechende Zulage festlegen 
• Listen der persönlichen Wehrpflichtigen (Anhang 5 zur Verordnung Nr. 1487) und eine Liste der operativen Registrierung (Anhang 12 zur Verordnung Nr. 1487) zum Stand vom 01.01.2024 erstellen, zum 01.01.2025 und zum 01.01.2026, die Listen in der vorgeschriebenen Weise zu unterzeichnen und zu registrieren, sie zusammen mit Kopien der Wehrdienstunterlagen in einer Akte aufzubewahren 
• eine Anordnung zur Feststellung des Weiterbildungsbedarfs der verantwortlichen Person „bis zum 1. Oktober” zu erstellen 
• die Fortbildung der verantwortlichen Person mindestens einmal alle fünf Jahre sicherzustellen (bei Kontrollen betont das TZR und SU zunehmend, dass die verantwortlichen Personen bereits eine solche Schulung absolviert und ein entsprechendes Zertifikat erhalten haben müssen, da die Verordnung Nr. 1487 bereits 2023 verabschiedet wurde) 
• die Regeln der Wehrpflicht (Anhang 2 zu Verordnung Nr. 1487) und die Rechtsvorschriften, die die Fragen der Wehrpflicht regeln, an einer gut sichtbaren Stelle auszuhängen und sie auf dem Stand zur Wehrpflicht ständig zu aktualisieren 
• die Wehrpflichtigen, Wehrdienstpflichtigen und Reservisten bei ihrer Einstellung unterzeichnet mit den Regeln der Wehrpflichtregistrierung vertraut machen 
• Genehmigung von Zeitplänen für die interne und externe Überprüfung der Registrierungsdaten 
• Durchführung einer internen Überprüfung der Registrierungsdaten der persönlichen Militärregistrierungslisten mit ihren Militärregistrierungsdokumenten 
• Durchführung einer Überprüfung der persönlichen Militärregistrierungslisten mit den Daten des TZR und SU am Ort der Registrierung des Unternehmens

Liste der Verstöße, für die Strafen verhängt werden

Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten Verstöße, für die das TZR und die SU nach den Ergebnissen der durchgeführten Kontrollen Strafen verhängen: 

• Einstellung von Wehrpflichtigen ohne Wehrdienstausweis 
• Nichtführung eines Wehrdienstregisters durch das Unternehmen 
• Nichtbenennung einer für die Führung des Wehrdienstregisters verantwortlichen Person 
• Nichtbefolgung einer Anordnung des TZR 
• Nichtmeldung der Ankunft von Wehrpflichtigen und Wehrpflichtigen beim TZR 
• Fehlen eines Verzeichnisses der Ergebnisse der Überprüfung der Wehrpflichtigen 
• Fehlen von Listen der Wehrpflichtigen 
• Nichtunterrichtung der Mitarbeiter über die Regeln der Wehrpflicht 
• Es liegt überhaupt keine Anordnung zur Ernennung einer für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortlichen Person vor. 
• Durch Anordnung des Leiters wird der Direktor für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortlich gemacht, tatsächlich wird diese Aufgabe jedoch vom Buchhalter wahrgenommen. 
• Durch Anordnung des Leiters wird der Direktor für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortlich gemacht, tatsächlich wird diese Aufgabe jedoch vom Inspektor der Personalabteilung wahrgenommen. 
• In der Anordnung zur Ernennung einer für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortlichen Person ist keine Person bestimmt, die diese Person während ihrer Abwesenheit vertritt. 
• Durch Anordnung des Leiters werden Personen für die Führung der Wehrpflichtigenliste bestimmt, die keine Mitarbeiter der Personalabteilung sind (z. B. ein Ingenieur für Arbeitssicherheit, obwohl das Unternehmen über eine Personalabteilung verfügt). 
• Die Anordnungen zur Ernennung der für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortlichen Person sind nicht in der Geschäftsstelle registriert. 
• In der Anordnung zur Ernennung der verantwortlichen Person ist keine Zulage für die Führung der Wehrpflichtigenliste festgelegt.

Es ist auch anzumerken, dass die TZR und die SU sowohl auf der Grundlage der Ergebnisse von Überprüfungen des Militärregisters als auch ohne solche Überprüfungen Strafen verhängen können. Der Grund dafür ist das Fehlen von gesetzlichen Bestimmungen, die festlegen, dass Strafen ausschließlich auf der Grundlage der Ergebnisse einer Überprüfung verhängt werden dürfen.

Daher können Sie ohne Überprüfung mit einer Geldstrafe belegt werden:

• wegen Nichtbenachrichtigung oder Nichteinhaltung des Verfahrens zur Benachrichtigung wehrpflichtiger Arbeitnehmer über ihre Einberufung zum TZR 
• wegen der Einstellung von Wehrpflichtigen, Wehrpflichtigen und Reservisten, die nicht beim Militär registriert sind 
• Versäumnis, Wehrpflichtige, Wehrdienstpflichtige und Reservisten über ihre Einberufung zum TZR zu informieren 
• Behinderung der rechtzeitigen Meldung von Wehrpflichtigen, Wehrdienstpflichtigen und Reservisten an den Sammelstellen und Einberufungsstellen 
• Verspätete Einreichung der für die militärische Registrierung von Wehrpflichtigen, Wehrpflichtigen und Reservisten erforderlichen Dokumente und Nichtvorlage von Informationen über diese Personen 
• Nichtmitteilung der Ernennung der für die militärische Registrierung zuständigen Person.

Die TZR und SU können auch für andere Verstöße, die ohne Überprüfung festgestellt werden können, mit Geldstrafen belegt werden, jedoch werden die meisten Beamten von Unternehmen für Verstöße zur administrativen Verantwortung gezogen, die: 

• aufgrund der Nichteinhaltung direkter Anforderungen der TZR entstehen (z. B. Nichteinhaltung oder unsachgemäße Erfüllung von Anordnungen zur Benachrichtigung, Nichtvorlage von Informationen über Wehrpflichtige, Wehrpflichtige und Reservisten, deren persönliche Militärregistrierung vom Unternehmen geführt wird, auf Verlangen der TZR) 
• sich auf Pflichten beziehen, die an bestimmte Kalenderdaten oder bestimmte Zeiträume gebunden sind (z. B. Nichtdurchführung der Abstimmung mit dem TZR und dem SU im entsprechenden Jahr, Nichtvorlage von Informationen über das Vorhandensein von Transportmitteln und Technik, deren technischen Zustand sowie über Bürger, die in Unternehmen mit solchen Transportmitteln und Technik arbeiten).

Erfassung der Prüfergebnisse

Auf Grundlage der Prüfergebnisse: 

• werden Protokolle erstellt, in denen die Verstöße festgehalten werden  
• wird eine Entscheidung über einen Verwaltungsverstoß gegen den Leiter oder die bevollmächtigte Person getroffen.

  


Auf Grundlage der Ergebnisse der Überprüfung werden Protokolle erstellt, die von den Leitern der Bezirksverwaltungen, den Leitern der Stadtverwaltungen in Kiew und Sewastopol sowie den Vorsitzenden der Stadträte genehmigt werden. Diese werden innerhalb von 20 Tagen nach Abschluss der Überprüfung an die Unternehmen sowie an die regionalen, bezirksweiten (städtischen) TZR und SU zur Reaktion und zur Ergreifung von Maßnahmen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen weitergeleitet. 

Danach muss das Unternehmen alle festgestellten Mängel beseitigen und innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Ergebnisse der Überprüfung den Leiter der Behörde, die die Überprüfung durchgeführt hat, über die getroffenen Maßnahmen informieren. 

Werden bei der Überprüfung der Führung der Wehrpflichtigenregister Verstöße festgestellt, werden die Fälle von Verwaltungsübertretungen der Wehrpflichtigenregister von den Leitern der TZR und SU geprüft (Art. 235 KUPAP). Diese können auch Verwaltungsstrafen in Form von Geldbußen gegen Amtsträger verhängen. 

Die Ergebnisse der Überprüfung werden von Vertretern des TZR und SU in das Protokoll zur Erfassung der Ergebnisse der Überprüfung des militärischen Registrierungsstatus eingetragen, das im Unternehmen gemäß Anhang 9 zur Verordnung Nr. 1487 geführt wird. Im Protokoll zur Erfassung der Ergebnisse der Überprüfung des militärischen Registrierungsstatus wird auch die Entscheidung des Leiters darüber vermerkt, welche Mängel zu beheben sind. Auf der Grundlage der Ergebnisse der getroffenen Maßnahmen vermerkt die für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortliche Person die Beseitigung der festgestellten Mängel. Darüber hinaus müssen gemäß Punkt 72 der Verordnung Nr. 1487 die Ergebnisse der getroffenen Maßnahmen und der Überprüfungen des Zustands der Wehrpflichtigenregistrierung bei der Genehmigung des Berichts über den Zustand der Wehrpflichtigenregistrierung für das vergangene Jahr und der Aufgaben für das nächste Jahr berücksichtigt werden.

Frist für die Verhängung von Geldbußen

Eine Verwaltungsstrafe für die Begehung von Verstößen während einer besonderen Zeit, die in den Artikeln 210 und 210-1 des Gesetzes über Verwaltungsdelikte vorgesehen sind, kann innerhalb von drei Monaten nach ihrer Feststellung, jedoch spätestens ein Jahr nach ihrer Begehung verhängt werden (Art. 38 KpA). 

Häufig stellt sich die Frage: Wird die Geldstrafe für alle Verstöße zusammen oder für jeden Verstoß einzeln verhängt? 

• Wenn die Verstöße bei einer Überprüfung festgestellt werden, wird ein einziges Verwaltungsverfahren durchgeführt, d. h. es wird eine einzige Geldstrafe für alle Verstöße verhängt. 
• Wenn die Verstöße außerhalb einer Überprüfung festgestellt werden und im Rahmen eines einzigen Verwaltungsverfahrens behandelt werden, wird eine einzige Geldstrafe für alle Verstöße verhängt. 
• Wenn die Verstöße außerhalb der Überprüfung festgestellt werden, gibt es so viele Geldstrafen wie Verwaltungsverfahren. Das heißt, bei jeder Feststellung eines Verstoßes und jeder Verhandlung kann eine Geldstrafe verhängt werden.

Eine Person, die eine Ordnungswidrigkeit begangen hat, unterliegt der Haftung auf der Grundlage des zum Zeitpunkt und am Ort der Begehung der Ordnungswidrigkeit geltenden Gesetzes (Art. 8 KpA). 

Es ist zu beachten, dass Gesetze, die die Haftung für Ordnungswidrigkeiten mildern oder aufheben, rückwirkend gelten, d. h. sie gelten auch für Verstöße, die vor dem Inkrafttreten dieser Gesetze begangen wurden. Gesetze, die die Haftung für Ordnungswidrigkeiten festlegen oder verschärfen, haben hingegen keine rückwirkende Kraft. Daher gelten für Verstöße, die vor Inkrafttreten des Gesetzes zur Erhöhung der Geldbußen begangen wurden, die alten Beträge, d. h. für Verstöße gegen die Gesetze über Verteidigung, Mobilisierungsvorbereitung und Mobilisierung beträgt die Höchststrafe 8.500 UAH, während für Verstöße, die nach Inkrafttreten des Gesetzes (09.05.2024) begangen wurden, die neuen, erhöhten Bußgelder gelten.
 

Wer kann mit einer Geldstrafe belegt werden

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Wehrpflichtigenliste ist ein leitender Angestellter des Unternehmens, nämlich der Leiter oder die für die Führung der Wehrpflichtigenliste verantwortliche Person. 

Eine juristische Person unterliegt keiner administrativen Verantwortung für Verstöße gegen die Vorschriften zur Führung der Wehrpflichtigenliste.

Wer entscheidet über die Verhängung einer Geldstrafe

Die Fälle werden vom Leiter des TZR und SU geprüft (Art. 235 KUPAP).

Wie hoch ist die derzeitige Höhe der Geldstrafe?

Gemäß Art. 210-1 KUPAP beträgt die Geldstrafe für leitende Angestellte zwischen 2000 und 3500 NMW (34 000 – 59 500 UAH). 

Die Höhe der Geldstrafe innerhalb der oben genannten Grenzen wird vom Leiter des TZR nach eigenem Ermessen festgelegt: Die Kriterien sind gesetzlich nicht geregelt. 

Wenn Sie mit der Entscheidung des TZR nicht einverstanden sind, können Sie diese gerichtlich anfechten. 

Fristen für die Zahlung der Geldstrafe 

Die Geldstrafe muss vom Zuwiderhandelnden spätestens 15 Tage nach Zustellung des Bußgeldbescheids gezahlt werden, im Falle einer Anfechtung dieses Bescheids spätestens 15 Tage nach Mitteilung über die Zurückweisung der Beschwerde (Art. 307 KpA). 

Konsequenzen bei Nichtzahlung der Geldstrafe innerhalb von 15 Tagen 

Wird die Geldstrafe nicht innerhalb der angegebenen Frist bezahlt, wird die Entscheidung zur Zwangsvollstreckung an die Vollstreckungsbehörde weitergeleitet. In diesem Fall verdoppelt sich die Höhe der Geldstrafe und es wird zusätzlich eine Vollstreckungsgebühr erhoben (Art. 308 KpA).

 

Schlussfolgerungen

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Überprüfung des Organisationszustands und der Führung der Wehrpflichtigenregister in Unternehmen ein systematisches Instrument der staatlichen Kontrolle über die Einhaltung der Rechtsvorschriften im Bereich der Verteidigung und der Mobilisierungsvorbereitung darstellt. Angesichts der Erweiterung der Befugnisse der Kontrollbehörden, der Aktualisierung der Rechtsgrundlagen und der Erhöhung der administrativen Verantwortung gewinnt die Frage der angemessenen Vorbereitung auf solche Kontrollen für die Geschäftsleitung und die für die Führung der Wehrpflichtigenregister verantwortlichen Personen besondere Bedeutung. 

Die Vorbereitung auf die Überprüfung der TZR und SU ist eine notwendige Maßnahme, um eine ordnungsgemäße Organisation der Militärregistrierung im Unternehmen und eine reibungslose Überprüfung ohne Verstöße zu gewährleisten. Die rechtzeitige Aktualisierung von Dokumenten und die Einführung wirksamer interner Verfahren gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und tragen zur Minimierung des Risikos von Strafen bei. Ein umfassender Ansatz zur Vorbereitung auf die Überprüfung, insbesondere die Fortbildung der verantwortlichen Personen, die Erstellung klarer Zeitpläne für den Abgleich der Registrierungsdaten und die Durchführung regelmäßiger interner Audits, ermöglicht es, die Wahrscheinlichkeit von Verstößen zu verringern. 

Wir weisen darauf hin, dass eine effektive Vorbereitung auf die Überprüfung kontinuierlich erfolgen sollte und eine interne Prüfung der Dokumente zur Wehrpflicht, die zeitnahe Aktualisierung der Daten in den Listen, die ordnungsgemäße Ausstellung von Verwaltungsakten, die Organisation der Zusammenarbeit mit dem TZR und SU sowie die Kontrolle der Einhaltung der Benachrichtigungsverfahren umfassen sollte. Besondere Aufmerksamkeit sollte auch der Systematisierung von Dokumenten und der Aufzeichnung aller Kommunikationen mit dem TZR und dem SU gewidmet werden. 

Es ist auch immer ratsam, Änderungen in den Rechtsvorschriften systematisch zu überwachen, Dokumente zur Wehrpflicht regelmäßig zu aktualisieren und eine angemessene Zusammenarbeit mit dem TZR und SU sicherzustellen. Diese Maßnahmen ermöglichen es, rechtliche Risiken zu verringern, die Rechtssicherheit für Unternehmen zu erhöhen und ihre nachhaltige Entwicklung in einem dynamischen rechtlichen Umfeld zu fördern. 

Somit ermöglicht ein umfassender, proaktiver und rechtlich ausgewogener Ansatz den Unternehmen nicht nur, das Risiko von Geldstrafen und zusätzlichen Kontrollmaßnahmen zu minimieren, sondern auch die Rechtssicherheit des Unternehmens unter den erhöhten Anforderungen an die Einhaltung der Mobilisierungsgesetze zu gewährleisten.

Dank der oben genannten Empfehlungen können Sie sich mit Zuversicht auf die Prüfung vorbereiten, aber vor allem muss das Unternehmen die Vorschriften der Verordnung Nr. 1487 strikt einhalten. Denn gerade die Einhaltung der Bestimmungen der Verordnung Nr. 1487 und die rechtzeitige Reaktion auf Gesetzesänderungen sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine stabile und sichere Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. 

Die Frage der Organisation der Wehrpflicht erfordert derzeit keine punktuellen Lösungen, sondern einen systematischen Ansatz. Daher empfehlen wir Ihnen, sich auch mit unseren früheren analytischen Materialien zur Wehrpflicht und den Anforderungen an die Kritikalität und Umbuchung vertraut zu machen. Bei Bedarf laden wir Sie ein, die Unterstützung der BDO-Experten in der Ukraine für die Führung der Wehrpflicht und die Vorbereitung auf Kontrollen in Anspruch zu nehmen. Bitte wenden Sie sich an uns, um das Risiko von Strafen zu minimieren.