Важливо для бізнесу: нові правила працевлаштування осіб з інвалідністю — що важливо знати?

Верховна Рада впроваджує нові принципи підтримки в працевлаштуванні осіб з інвалідністю. Ініціативи спрямовані на підвищення відповідальності роботодавців за невиконання встановлених квот щодо працевлаштування осіб з інвалідністю, а також на запровадження оновленої системи сплати відповідних внесків. 

У лютому 2025 року Президент підписав Закон України № 4219-ІХ «Про внесення змін до деяких законів України щодо забезпечення прав осіб з інвалідністю на працю» від 15.01.2025  (Закон № 4219, законопроєкт № 5344-д від 18.11.2022), який оновлює норми Закону України № 875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» від 21.03.1991.

У цій статті пропонуємо розглянути основні положення нового законодавства та їхній вплив на роботодавців.

Норми, які діяли раніше і залишаються чинними в 2025 році до набрання чинності змін

У минулому і в 2025 році роботодавці зобов’язані працевлаштовувати осіб з інвалідністю відповідно до розміру середньооблікової кількості штатних працівників за рік:

1. від 8 до 25 працівників — одна особа з інвалідністю
2. понад 25 працівників — 4% від середньооблікової чисельності штатних працівників.

Раніше роботодавці самостійно зазначали цю інформацію у звіті 10-ПОІ, проте після скасування цього звіту дотримання нормативу перевіряється автоматично — на основі даних з реєстрів і поданої звітності про зарплату. Інформація про нараховані санкції тепер відображається в кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду України.

Зміни, передбачені новим порядком

Починаючи з 1 січня 2026 року норматив для працевлаштування осіб з інвалідністю буде розраховуватися не за рік, а за квартал. Нові вимоги встановлено для юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців.

Розмір нормативу:

• 1 робоче місце — для підприємств зі штатом від 8 до 25 працівників.
• 4% робочих місць — для підприємств зі штатом понад 25 працівників (2% для закладів охорони здоров’я та деяких інших*).

*Однією з новацій є те, що норматив для закладів охорони здоров’я, реабілітаційних центрів, організацій, що займаються навчанням чи доглядом за особами з інвалідністю знижено в два рази і він становитиме 2% від середньооблікової чисельності штатних працівників.

Ще важливі зміни:

• Норматив може бути зменшено вдвічі при працевлаштуванні осіб з інвалідністю I групи або II групи з порушеннями зору чи психічними розладами.
• До нормативу не додаються посади з важкими, шкідливими чи небезпечними умовами праці.
• Виконання роботодавцем обов’язку щодо нормативу може здійснюватися також шляхом працевлаштування особи з інвалідністю на умовах стажування.

Щоквартальний внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю у разі невиконання нормативу

Замість разових санкцій за рік, роботодавці тепер зможуть сплачувати щоквартальний внесок у разі невиконання нормативу. 

Розмір внеску становитиме: 

40% середньомісячної зарплати за кожне незайняте місце (на період дії воєнного стану — 50% від визначеного розміру).

Тобто, нині, роботодавці, які не виконують норматив щодо кількості працевлаштованих осіб з інвалідністю, сплачують адміністративно-господарські санкції (АГС). А вже починаючи з 2026 року такі АГС скасовуються, але вводиться цільовий внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю.

Таким чином, підприємство матиме вибір:

• працевлаштувати осіб з інвалідністю, облаштувати їм (за потреби) робоче місце;

або ж

• сплатити цільовий внесок до Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю, якщо працевлаштування таких осіб неможливе (наприклад, через високий ступінь виробничого ризику або відсутність спеціального робочого місця, яке підприємство не має можливості облаштувати (пандуси, спеціальне обладнання, адаптовані меблі, техніка тощо)).

Нижче наведемо три основні нюанси, які стосуються такого цільового внеску:

1. На відміну від АГС, такий внесок будуть сплачуватимуть навіть бюджетні установи, що фінансуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів.
2. Під час воєнного стану і до кінця кварталу, у якому його буде скасовано, розмір внеску становитиме половину від базової суми, тобто 50%.
3. Внесок буде розраховуватися на щоквартальній основі.

А ось і сама формула для розрахунку цього внеску:

Внесок = добуток таких показників:

• 40% середньомісячної заробітної плати (винагороди) у відповідному календарному кварталі, розрахованої на одного працівника
• кількість місяців у кварталі
• різниця між встановленим нормативом і середньообліковою кількістю штатних працівників — осіб з інвалідністю (тобто виконаним нормативом) за квартал, з урахуванням вимог, визначених щодо розміру оплати праці.

При цьому розмір внеску розраховується з показників кварталу, за який він сплачується.

Також варто зауважити, що норматив вважатиметься виконаним лише якщо працівник з інвалідністю отримує зарплату не нижче мінімальної.

Звертаємо увагу, що на період дії воєнного стану в Україні та до останнього числа останнього місяця кварталу, у якому воєнний стан буде припинено чи скасовано, розмір внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю буде встановлено на рівні 50 відсотків базового розміру.

Але не всі роботодавці сплачуватимуть внесок. Тож хто звільняється від його сплати?

Внесок не сплачуватимуть роботодавці, у яких:

1. середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу в календарному кварталі менш як 8 працівників
2. середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу в календарному кварталі становить 8 і більше працівників, і які в цьому кварталі виконали обов’язок щодо нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю
3. дипломатичні представництва та консульські установи іноземних держав.

Строки подання звітності та сплати внеску

Відповідно до внесених змін, визначено, що обчислення нормативу здійснюється роботодавцями самостійно та передбачено подання звітності щодо нарахування та сплати цього внеску. Звітування має відбуватись у строки, встановлені для подання звітності з єдиного соціального внеску (ЄСВ), а сплата — протягом десяти календарних днів, що настають після останнього дня граничного строку подання такої звітності.

Разом з тим, варто звернути увагу на невідповідність між встановленим базовим періодом для сплати внеску (квартал) і періодичністю подання звітності з ЄСВ, яка, починаючи із січня 2025 року, подається щомісячно. З огляду на те, що до 2026 року ще є достатньо часу, сподіваємося, що це питання буде врегульовано на законодавчому рівні.

Відповідно до нових норм, для громадських організацій передбачено, що сплачені внески спрямовуватимуться не лише на забезпечення соціального захисту осіб з інвалідністю, а й на фінансування заходів з їхнього професійного навчання. Крім того, розширено перелік суб’єктів господарювання, які мають право на отримання державної підтримки, зокрема включено підприємства із захищеним працевлаштуванням, що забезпечують зайнятість осіб з інвалідністю зі складними формами порушень здоров’я.

Таким чином, джерелами фінансування Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю стануть:

1. Внески від роботодавців.
2. Штрафи і пеня за порушення порядку сплати внесків.
3. Благодійні внески та інші надходження.

Сплата внесків (як і штрафів / пені за їхню несплату) відбуватиметься на рахунки, відкриті в Держказначействі.

Відповідальність передбачена законодавством за порушення вимог

За порушення встановлених норм законом передбачено досить жорстку відповідальність:

1. у разі несплати або несвоєчасної сплати внеску — штраф у розмірі 7% від несплаченої суми
2. при донарахуванні внесків Пенсійним фондом України — штраф у розмірі 10% від суми донарахування за кожен квартал, однак не більше 50% від загального розміру донарахованої суми
3. за неподання звітності — штраф у розмірі 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 гривень).

А також законом № 4219 передбачено й інші ключові зміни:

• У разі відмови в укладенні трудового договору чи переведенні на іншу посаду (просуванні по роботі), роботодавець зобов’язаний повідомити особу з інвалідністю про причини відмови.
• Роботодавці за потреби повинні здійснити заходи розумного пристосування робочих місць для осіб з інвалідністю (наприклад, придбання обладнання, зменшення обсягу обов’язків тощо) за рахунок власних коштів, коштів державного фонду соціального захисту осіб з інвалідністю або інших джерел, не заборонених законодавством.
• Роботодавець, у якого працівник отримав інвалідність через нещасний випадок або професійне захворювання, повинен забезпечити його повернення на роботу та здійснити всі необхідні заходи розумного пристосування протягом чотирьох місяців з дня повідомлення про готовність приступити до роботи або з дня фактичного повернення. У випадку невиконання зазначених зобов’язань, роботодавець несе обов’язок компенсувати працівнику втрачений заробіток у трикратному розмірі середньої заробітної плати на підприємстві, за весь період невиконання зобов’язань, але не більше ніж за шість місяців.

Контроль за сплатою внесків

• Держпраці перевірятиме факти невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю.
• Пенсійний фонд контролюватиме правильність розрахунку та сплати внеску, проводячи документальні перевірки.

У випадках не нарахування або неправильного нарахування внеску роботодавцем територіальні органи будуть обчислювати внесок на підставі актів документальної перевірки правильності нарахування і сплати внеску. Тобто з’являється новий вид перевірок роботодавців — ПФУ отримає право проводити документальні перевірки щодо внесків за непрацевлаштування осіб з інвалідністю.

Дата набрання чинності змін

Новий порядок почне діяти з 1 січня 2026 року, тобто в роботодавців буде перехідний період для підготовки та адаптації до запроваджених змін. Упродовж цього часу буде розроблено відповідні підзаконні нормативно-правові акти, які врегулюють порядок розрахунку нормативу, сплати внесків і подання звітності.

Висновки

1. Розрахунок нормативу відтепер здійснюється за результатами кожного кварталу, а не календарного року.
2. Замість застосування штрафних санкцій передбачається запровадження механізму обов’язкової сплати внеску, який спрямовуватиметься на фінансування заходів соціального захисту та професійного навчання осіб з інвалідністю.
3. Для окремих категорій роботодавців передбачено зниження нормативу — до 2% замість встановлених 4%.
4. Звітність щодо виконання нормативу стане квартальною, замість річної, що вимагає належної організації обліку і своєчасного подання відповідної інформації.
5. Розрахунок суми внеску здійснюватиметься, з огляду на середньомісячну заробітну плату.
6. У випадку несплати відповідного внеску передбачено нарахування пені та штрафних санкцій з боку Пенсійного фонду України.
7. На період дії воєнного стану застосовуватиметься понижуючий коефіцієнт у розмірі 50% при визначенні розміру внеску.
8. Пенсійний фонд України буде наділений розширеними повноваженнями з контролю за правильністю розрахунку, своєчасністю сплати внесків і достовірністю поданої звітності.
9. Нова процедура набирає чинності з 1 січня 2026 року. До зазначеної дати передбачено розроблення та затвердження підзаконних нормативно-правових актів, що конкретизуватимуть механізми реалізації оновлених вимог.
10. Підприємствам доцільно провести аналіз власних кадрових, організаційних та фінансових ресурсів з метою визначення доцільності самостійного працевлаштування осіб відповідних категорій або обрання альтернативного варіанта — сплати внеску.
11. Завчасне планування і впровадження відповідних організаційних рішень дозволить мінімізувати потенційні ризики, забезпечити стабільність господарської діяльності та зберегти конкурентоспроможність підприємства в умовах дії нового регуляторного підходу.

Рекомендуємо бізнесу враховувати вищезазначені зміни при плануванні подальшого здійснення діяльності та перегляді кадрових політик для забезпечення дотримання оновленого законодавства.

BDO в Україні пропонує послуги з розрахунку заробітної плати і кадрового адміністрування, поєднуючи міжнародний досвід з розумінням специфіки українського ринку й законодавства. Ми забезпечуємо ефективне управління кадровими процесами, охоплюючи всі аспекти: від оформлення трудових договорів і ведення кадрової документації, до нарахування заробітної плати та підготовки обов’язкової звітності для державних органів.

Наші фахівці також надають консультації з питань трудового законодавства, допомагаючи вам оптимізувати діяльність і забезпечити відповідність усім вимогам законодавства. Якщо ваша компанія потребує професійної підтримки в цих питаннях, звертайтесь до нас за консультаціями.