Die meisten ukrainischen Unternehmen arbeiten bereits mit Microsoft 365. Die Mitarbeiter nutzen täglich Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint, doch das Potenzial dieses Ökosystems ist weitaus größer, als es auf den ersten Blick scheint.
Neben den bekannten Office-Anwendungen bietet Microsoft eine Plattform an, mit der sich Geschäftsprozesse ohne zeitaufwändige und kostspielige klassische Entwicklung automatisieren lassen.
Genau dafür wurde die Microsoft Power Platform entwickelt – eine Sammlung von Low-Code-Tools, die Unternehmen dabei unterstützt, manuelle Prozesse zu digitalisieren, Genehmigungsabläufe zu automatisieren, mit Unternehmensdaten zu arbeiten, eigene Anwendungen zu erstellen und diese in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren.
Warum Unternehmen ihre Prozesse überdenken sollten
In vielen Unternehmen führen die Mitarbeiter täglich Dutzende sich wiederholender Vorgänge durch. Wie viel Zeit geht dafür drauf, das x-te Formular auszufüllen, einen Antrag per Post zur Genehmigung zu schicken, dieselben Daten in zwei verschiedene Tabellen einzutragen oder sich zu merken, bei wem sich gerade ein wichtiges Dokument zur Genehmigung befindet?Jede dieser Handlungen scheint eine Kleinigkeit zu sein, die nur 5 Minuten dauert. Auf Unternehmensebene summieren sich daraus jedoch jeden Monat Hunderte verlorener Arbeitsstunden.
Solche Prozesse haben noch ein weiteres Problem: Sie sind vom menschlichen Faktor abhängig. Ein Brief kann zwischen Dutzenden anderen verloren gehen, die Genehmigung kann sich aufgrund des Urlaubs eines Vorgesetzten verzögern, und die Daten in verschiedenen Dokumenten können voneinander abweichen. Infolgedessen sieht sich das Unternehmen mit Verzögerungen, Fehlern, mangelnder Transparenz und Schwierigkeiten bei der Kontrolle konfrontiert.
Die Automatisierung verändert nicht die Logik des Geschäftsprozesses an sich. Sie verändert die Art und Weise, wie er ausgeführt wird: Das System übernimmt Routineaufgaben, überwacht die Abfolge der Schritte, erinnert an Fristen, erstellt Dokumente und sorgt für eine einzige Quelle zuverlässiger Daten.
Was ist die Microsoft Power Platform?
Die Microsoft Power Platform ist ein Ökosystem von Lösungen zur Digitalisierung der internen Unternehmensabläufe. Sie ermöglicht es, Unternehmensdienste zu erstellen, Genehmigungswege zu konfigurieren, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und aussagekräftige Management-Analysen zu erstellen – und das ohne aufwendige Entwicklung.Die Plattform umfasst:
- Power Apps – Erstellung von unternehmensweiten Web- und Mobil-Apps ohne klassische Programmierung
- Power Automate – Automatisierung von Geschäftsprozessen, Genehmigungsabläufen, Benachrichtigungen und Systemintegrationen
- Microsoft Dataverse – zentraler Speicher für Unternehmensdaten mit Unterstützung von Zugriffsrollen und Änderungsprotokollierung
- Power BI – Erstellung interaktiver Analysen und Dashboards
- Microsoft Copilot – KI-Assistent für die Arbeit mit Daten und Dokumenten sowie zur Automatisierung einzelner Vorgänge.
Der Hauptvorteil besteht darin, dass all diese Komponenten als einheitliches Ökosystem funktionieren und sich in die gewohnten Microsoft 365-Dienste integrieren lassen.
Vom Antrag bis zur Genehmigung in wenigen Minuten: So funktioniert die Automatisierung des Urlaubsprozesses
Um die Möglichkeiten der Power Platform in der Praxis zu veranschaulichen, betrachten wir einen der bei BDO in der Ukraine automatisierten Prozesse: die Beantragung und Verschiebung von Urlaub.Stellen wir uns eine typische Situation vor. Ein Mitarbeiter hat beschlossen, seinen geplanten Urlaub zu verschieben.
Noch vor einem Jahr bedeutete dies Telefonate, E-Mail-Korrespondenz, die Suche nach der richtigen Antragsvorlage, die Abstimmung mit dem Vorgesetzten, die Weiterleitung der Unterlagen an die Personalabteilung und ständige Nachfragen: „Ist mein Antrag schon genehmigt?“
Auf den ersten Blick scheint es ein einfacher Vorgang zu sein. In der Praxis bestand er jedoch aus Dutzenden manueller Schritte, beanspruchte die Zeit mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig und war nicht selten Ursache für Fehler oder Verzögerungen.
Nach der Automatisierung sieht derselbe Prozess ganz anders aus.
Der Mitarbeiter öffnet die Unternehmens-App auf seinem Laptop oder Smartphone. Er muss sich keine Anmeldedaten oder Passwörter merken – die Anmeldung erfolgt automatisch über das Microsoft 365-Unternehmenskonto.
Auf dem Startbildschirm werden bereits alle erforderlichen Informationen angezeigt: die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage, geplante Zeiträume, deren Status sowie die Historie früherer Änderungen. Der Mitarbeiter muss sich nicht mehr an die Personalabteilung wenden, um seinen Resturlaub zu erfragen oder alte Unterlagen zu suchen – alle Informationen sind an einem Ort verfügbar.
Anschließend wählt der Mitarbeiter einfach den Urlaub aus, den er verschieben möchte. Das System ruft automatisch alle erforderlichen Daten ab: Beginn, Dauer, verbleibende Tage und Art des Urlaubs. Der Mitarbeiter muss nichts manuell eintragen und muss sich keine Sorgen machen, dass er sich bei den Zahlen vertut.
Es müssen nur noch das neue Datum und der Grund für die Verschiebung angegeben werden.
Doch genau hier beginnt die eigentliche Automatisierung.
Das System speichert nicht nur die eingegebenen Daten. Es prüft sofort, ob diese den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Wenn ein Mitarbeiter beschließt, nur einen Teil seines Urlaubs zu verschieben, überprüft die Anwendung automatisch die gesetzlichen Anforderungen und die internen Richtlinien des Unternehmens.
Wenn beispielsweise nach der Aufteilung kein zusammenhängender Zeitraum von mindestens 14 Kalendertagen verbleibt, meldet das System einen Fehler und lässt den Vorgang nicht abschließen.
Dadurch werden Situationen vermieden, in denen ein fehlerhaft ausgefüllter Antrag bereits nach seiner Einreichung zur Überarbeitung zurückgeschickt wird.
Wenn ein Mitarbeiter nur einen Teil seines Urlaubs verschiebt, bietet das System vorgefertigte Szenarien an: die nicht in Anspruch genommenen Tage im aktuellen Zeitraum zu belassen oder sie sofort auf einen anderen Termin zu verschieben. In beiden Fällen erfolgen alle Berechnungen automatisch, und der Benutzer muss lediglich die gewünschte Option auswählen.
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Senden“ geht der Vorgang in die nächste Phase über.
Ohne weitere Maßnahmen startet Power Automate die gesamte Geschäftsprozesskette. Es wird ein offizieller Antrag erstellt, alle an der Genehmigung beteiligten Personen werden automatisch ermittelt, und Benachrichtigungen gehen an den Vorgesetzten, die Personalabteilung und den Mitarbeiter selbst. Das Dokument wird nach einer unternehmensinternen Vorlage erstellt und innerhalb weniger Minuten an alle Verantwortlichen versendet.
Dabei muss der Mitarbeiter nicht mehr anrufen oder E-Mails schreiben, um zu fragen: „In welcher Phase befindet sich mein Antrag?“. Der Status des Vorgangs wird direkt im System angezeigt.
Nach Abschluss der Genehmigung wird der Urlaubsplan aktualisiert, und alle Änderungen werden automatisch im Verlauf des Vorgangs gespeichert. Außerdem erhält der Mitarbeiter am Tag vor dem geplanten Urlaub eine automatische Erinnerung an das Datum des Urlaubsbeginns.
Aus Sicht des Benutzers sieht das alles erstaunlich einfach aus: ein paar Klicks und ein paar Minuten Zeit.
Im Hintergrund laufen hingegen ein Dutzend automatisierter Szenarien ab: Überprüfung der Regeln, Berechnung der verbleibenden Tage, Erstellung von Dokumenten, Einleitung des Genehmigungsverfahrens, Versand von Benachrichtigungen, Aktualisierung der Unternehmensdaten und Protokollierung aller durchgeführten Aktionen.
Genau darin liegt der größte Mehrwert der Power Platform. Sie wandelt nicht einfach nur einen Papierantrag in ein elektronisches Formular um. Sie automatisiert den gesamten Geschäftsprozess – von der ersten Aktion des Mitarbeiters bis zur abschließenden Aktualisierung der Daten im Unternehmenssystem.
Was die Mitarbeiterbefragung ergab
Nach der Einführung des neuen Prozesses haben wir eine kurze, anonyme Umfrage durchgeführt. Uns war es wichtig, nicht nur die technische Seite der Entwicklung zu bewerten, sondern auch die tatsächlichen Erfahrungen der Nutzer: Ist der Prozess wirklich benutzerfreundlicher geworden und wie viel Zeit spart er im Arbeitsalltag?Die Teilnehmer bewerteten auf einer 5-Punkte-Skala, wie einfach und verständlich der neue Prozess ist, ob er weniger Zeit in Anspruch nimmt, ob sie ohne die Hilfe der Personalabteilung auskommen und wie zufrieden sie insgesamt mit der Neuerung sind.
Die Ergebnisse bestätigten, dass die Digitalisierung selbst eines einzigen lokalen Prozesses die Qualität des Arbeitsumfelds spürbar verändert.
Die wichtigsten Zahlen aus den Bewertungsergebnissen:
Das gesammelte Feedback trug zudem dazu bei, Richtungen für die weitere Entwicklung des Dienstes festzulegen. Dies hat erneut bestätigt, dass eine erfolgreiche Automatisierung nicht nur in der Einführung eines neuen Tools besteht, sondern auch in der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse auf der Grundlage der Erfahrungen der Nutzer.
Nicht nur Urlaub: Weitere Anwendungsszenarien für die Automatisierung
Ein solcher Ansatz lässt sich auf praktisch jeden internen Prozess eines Unternehmens anwenden.Zum Beispiel:
- Vertragsgenehmigungen
- Beschaffungsanträge
- Zahlungsgenehmigungen
- Dienstreisen
- Verwaltung des Unternehmensvermögens
- HSE-Prüfungen und Inspektionen
- Erfassung von Vorfällen
- ESG-Prozesse
- interne Serviceanfragen
- Risiko- und Auditmanagement.
Praktisch jeder Prozess, der über eine festgelegte Form, einen Genehmigungsweg, Dokumente und verantwortliche Personen verfügt, kann automatisiert werden.
Warum entscheiden sich Unternehmen gerade für die Power Platform?
Einer der Hauptvorteile der Power Platform ist die Nutzung des bereits vorhandenen Microsoft-Unternehmensökosystems. Unternehmen müssen keine separate Plattform für die Automatisierung einführen oder komplexe Integrationen von Grund auf neu erstellen.Die Lösungen arbeiten nahtlos mit Microsoft 365 zusammen, nutzen das unternehmensweite Authentifizierungssystem, unterstützen ein rollenbasiertes Zugriffsmodell und erfüllen die Anforderungen an die Unternehmenssicherheit.
Darüber hinaus ermöglicht der Low-Code-Ansatz eine erhebliche Verkürzung der Entwicklungszeiten. Während die Erstellung eines klassischen Informationssystems Monate dauern kann, lassen sich einzelne Geschäftsprozesse auf der Power Platform deutlich schneller umsetzen – mit der Möglichkeit einer späteren Skalierung.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Flexibilität. Im Zuge der Geschäftsentwicklung lassen sich die Lösungen um neue Funktionen erweitern und in externe Systeme wie ERP, CRM oder Dienste für den elektronischen Dokumentenumlauf integrieren, ohne dass die Architektur komplett überarbeitet werden muss.
Die Integration mit Microsoft Copilot eröffnet zusätzliche Möglichkeiten. In Zukunft kann Copilot in bereits automatisierte Prozesse eingebunden werden, um die Mitarbeiter zu unterstützen. So kann Copilot beispielsweise den Status eines Antrags anzeigen, den nächsten Schritt im Prozess erläutern, den Entwurf einer Nachricht erstellen oder bei der Aufbereitung der im System gesammelten Daten helfen.
Fazit
Für die meisten Unternehmen ist die digitale Transformation längst keine Zukunftsfrage mehr – sie wird zu einer unverzichtbaren Voraussetzung für eine effektive Unternehmensführung.Die Microsoft Power Platform ermöglicht den Übergang von einzelnen manuellen Vorgängen zu ganzheitlichen digitalen Prozessen, in denen Daten, Dokumente, Genehmigungen, Benachrichtigungen und Analysen als ein einheitliches System zusammenwirken.
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist dies der logische nächste Schritt in der Entwicklung ihres Unternehmensökosystems. Die Automatisierung verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeit für Routineaufgaben, sondern erhöht auch die Transparenz der Prozesse, reduziert die Fehlerquote, verbessert die Kontrolle und schafft die Grundlage für den weiteren Einsatz von KI-Tools.
Das BDO-Team in der Ukraine begleitet Sie umfassend auf diesem Weg – von der Analyse bestehender Prozesse und der Festlegung von Prioritäten für die Automatisierung bis hin zur Entwicklung, Implementierung und Weiterentwicklung von Lösungen auf Basis der Microsoft Power Platform. Wir passen die Lösungen an die Unternehmensstruktur, die internen Regeln, die Genehmigungssysteme und die Sicherheitsanforderungen an, damit die Automatisierung die Arbeit nicht erschwert, sondern sie tatsächlich schneller, verständlicher und besser steuerbar macht.
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? Kontaktieren Sie uns.
