Більшість українських компаній вже працюють у середовищі Microsoft 365. Щодня співробітники користуються Outlook, Teams, Word, Excel та SharePoint, однак потенціал цієї екосистеми набагато ширший, ніж здається на перший погляд.
Окрім звичних офісних застосунків, Microsoft пропонує платформу, яка дозволяє автоматизувати бізнес-процеси без тривалої та затратної класичної розробки.
Саме для цього створено Microsoft Power Platform — набір low-code інструментів, що допомагає компаніям переводити ручні процеси в цифровий формат, автоматизувати погодження, працювати з корпоративними даними, створювати власні застосунки та інтегрувати їх з наявною ІТ-інфраструктурою.
Чому бізнесу варто переглянути свої процеси
У багатьох компаніях співробітники щодня виконують десятки повторюваних операцій. Скільки часу йде на те, щоб заповнити чергову форму, надіслати заяву на погодження поштою, внести ті самі дані у дві різні таблиці чи згадати, у кого зараз знаходиться на погодженні важливий документ?Кожна така дія здається дрібницею на 5 хвилин. Але в масштабах компанії це сотні втрачених людино-годин щомісяця.
Подібні процеси мають ще одну проблему — вони залежать від людського фактора. Лист може загубитися серед десятків інших, погодження затриматися через відпустку керівника, а дані в різних документах можуть відрізнятися між собою. У результаті бізнес стикається із затримками, помилками, відсутністю прозорості та складністю контролю.
Автоматизація не змінює саму логіку бізнес-процесу. Вона змінює спосіб його виконання: система бере на себе рутинні операції, контролює послідовність дій, нагадує про строки, формує документи і забезпечує єдине джерело достовірних даних.
Що таке Microsoft Power Platform
Microsoft Power Platform це екосистема рішень для цифровізації внутрішніх операцій компанії. Вона дає змогу створювати корпоративні сервіси, налаштовувати маршрути погодження, об’єднувати інформацію з різних джерел і формувати зрозумілу управлінську аналітику без тривалої розробки.До платформи входять:
- Power Apps — створення корпоративних веб- і мобільних застосунків без необхідності класичного програмування
- Power Automate — автоматизація бізнес-процесів, погоджень, повідомлень та інтеграцій між системами
- Microsoft Dataverse — централізоване сховище корпоративних даних з підтримкою ролей доступу і журналювання змін
- Power BI — побудова інтерактивної аналітики і управлінських панелей
- Microsoft Copilot — AI-помічник для роботи з даними, документами та автоматизації окремих дій.
Головною перевагою є те, що всі ці компоненти працюють як єдина екосистема та інтегруються зі звичними сервісами Microsoft 365.
Від заявки до погодження за кілька хвилин: як працює автоматизація процесу відпусток
Щоб показати можливості Power Platform на практиці, розглянемо один з процесів, автоматизованих у BDO в Україні: оформлення і перенесення відпусток.Уявімо звичайну ситуацію. Співробітник вирішив перенести заплановану відпустку.
Ще рік тому це означало телефонні дзвінки, листування електронною поштою, пошук потрібного шаблону заяви, погодження з керівником, передавання документів до HR та постійне уточнення: «А моя заява вже погоджена?».
Здавалося б, проста операція. Але на практиці вона складалася з десятків ручних дій, займала час одразу кількох людей і нерідко ставала джерелом помилок або затримок.
Після автоматизації цей самий процес виглядає зовсім інакше.
Співробітник відкриває корпоративний застосунок з ноутбука або смартфона. Не потрібно пам’ятати логіни чи паролі — авторизація відбувається автоматично через корпоративний обліковий запис Microsoft 365.
На головному екрані вже відображається вся необхідна інформація: кількість доступних днів відпустки, заплановані періоди, їхній статус та історія попередніх змін. Працівнику більше не потрібно звертатися до HR, щоб уточнити залишок днів або знайти старі документи — вся інформація доступна в одному місці.
Далі співробітник просто обирає відпустку, яку хоче перенести. Система автоматично підтягує всі необхідні дані: дату початку, тривалість, залишок днів і тип відпустки. Працівнику не потрібно нічого переписувати вручну або переживати, що він помилиться в цифрах.
Залишається лише вказати нову дату і причину перенесення.
Але саме тут починається справжня автоматизація.
Система не просто зберігає введені дані. Вона одразу перевіряє чи відповідають вони корпоративним правилам.
Якщо співробітник вирішив перенести лише частину відпустки, застосунок автоматично контролює вимоги законодавства і внутрішньої політики компанії.
Наприклад, якщо після поділу не залишається хоча б один безперервний період тривалістю 14 календарних днів, система повідомить про помилку і не дозволить завершити процес.
Це виключає ситуації, коли некоректно оформлена заява повертається на доопрацювання вже після її подання.
Якщо ж працівник переносить лише частину відпустки, система пропонує готові сценарії: залишити невикористані дні в поточному періоді або одразу перенести їх на іншу дату. В обох випадках усі розрахунки виконуються автоматично, а користувачу залишається лише обрати потрібний варіант.
Після натискання кнопки «Надіслати» процес переходить у наступну фазу.
Без жодних додаткових дій Power Automate запускає повний ланцюг бізнес-процесу. Формується офіційна заява, автоматично визначаються всі учасники погодження, а повідомлення надходять керівнику, HR-службі та самому співробітнику. Документ створюється за корпоративним шаблоном і надсилається всім відповідальним особам буквально за кілька хвилин.
При цьому співробітнику більше не потрібно телефонувати чи писати листи із запитанням: «На якому етапі моя заява?». Статус процесу відображається безпосередньо в системі.
Після завершення погодження оновлюється графік відпусток, а всі зміни автоматично зберігаються в історії процесу. Крім того, напередодні запланованої відпустки працівник отримує автоматичне нагадування про дату її початку.
З боку користувача все виглядає напрочуд просто: кілька кліків і кілька хвилин часу.
Натомість у фоновому режимі працює десяток автоматизованих сценаріїв: перевірка правил, розрахунок залишків днів, формування документів, запуск погодження, розсилання повідомлень, оновлення корпоративних даних і журналювання всіх виконаних дій.
Саме в цьому і полягає головна цінність Power Platform. Вона не просто переводить паперову заяву в електронну форму. Вона автоматизує весь бізнес-процес — від першої дії співробітника до фінального оновлення даних у корпоративній системі.
Що показало опитування співробітників
Після запуску нового процесу ми провели коротке анонімне опитування. Нам було важливо оцінити не лише технічний бік розробки, а й реальний досвід користувачів: чи став процес дійсно зручнішим та скільки часу він економить у щоденній роботі.Учасники оцінювали за 5-бальною шкалою, наскільки новий процес простий і зрозумілий, чи займає він менше часу, чи вдається обходитися без допомоги HR та наскільки вони задоволені оновленням загалом.
Результати підтвердили, що цифровізація навіть одного локального процесу відчутно змінює якість робочого середовища.
Ключові цифри за результатами оцінювання:
Зібраний зворотний зв’язок також допоміг визначити напрями для подальшого розвитку сервісу. Це ще раз підтвердило, що успішна автоматизація це не лише впровадження нового інструмента, а й постійне вдосконалення процесів на основі досвіду користувачів.
Не лише відпустки: інші сценарії автоматизації
Подібний підхід можна застосувати практично до будь-якого внутрішнього процесу компанії.Наприклад:
- погодження договорів
- заявки на закупівлю
- погодження оплат
- службові відрядження
- управління корпоративним майном
- HSE-перевірки та інспекції
- реєстрація інцидентів
- процеси ESG
- внутрішні сервісні заявки
- управління ризиками та аудитом.
Фактично будь-який процес, який має форму, маршрут погодження, документи і відповідальних осіб, може бути автоматизований.
Чому компанії обирають саме Power Platform
Однією з головних переваг Power Platform є використання вже наявної корпоративної екосистеми Microsoft. Компаніям не потрібно впроваджувати окрему платформу для автоматизації або створювати складні інтеграції з нуля.Рішення працюють разом із Microsoft 365, використовують корпоративну систему автентифікації, підтримують рольову модель доступу та відповідають вимогам корпоративної безпеки.
Крім цього, low-code підхід дозволяє значно скоротити строки розробки. Якщо створення класичної інформаційної системи може тривати місяцями, то окремі бізнес-процеси на Power Platform можуть бути реалізовані значно швидше з можливістю подальшого масштабування.
Ще одна важлива перевага — гнучкість. У міру розвитку бізнесу рішення можна доповнювати новими функціями, інтегрувати із зовнішніми системами, ERP, CRM або сервісами електронного документообігу без необхідності повністю переробляти архітектуру.
Додаткові можливості відкриває інтеграція з Microsoft Copilot. У подальшому його можна підключати до вже автоматизованих процесів, щоб допомагати працівникам. Наприклад, Copilot може підказати статус заявки, пояснити наступний крок у процесі, підготувати чернетку повідомлення або допомогти опрацювати дані, що накопичуються в системі.
Висновок
Для більшості компаній цифрова трансформація вже не є питанням майбутнього — вона стає необхідною умовою ефективного управління бізнесом.Microsoft Power Platform дозволяє перейти від окремих ручних операцій до цілісних цифрових процесів, у яких дані, документи, погодження, повідомлення та аналітика працюють як єдина система.
Для організацій, які вже використовують Microsoft 365, це логічний наступний крок у розвитку корпоративної екосистеми. Автоматизація не лише скорочує час виконання рутинних операцій, а й підвищує прозорість процесів, зменшує кількість помилок, поліпшує контроль і створює основу для подальшого використання інструментів штучного інтелекту.
Команда BDO в Україні допомагає пройти цей шлях комплексно — від аналізу наявних процесів і визначення пріоритетів для автоматизації до розробки, впровадження та подальшого розвитку рішень на базі Microsoft Power Platform. Ми адаптуємо рішення до структури компанії, її внутрішніх правил, систем погодження і вимог до безпеки, аби автоматизація не ускладнювала роботу, а справді робила її швидшою, зрозумілішою та керованішою.
Готові зробити наступний крок? Звертайтеся до нас.
