Матеріал підготувала Наталія Сліпченко,
Старший фахівець з кадрового діловодства /
Фахівець з ведення військового обліку
Відділ з надання послуг з кадрового діловодства
та розрахунку заробітної плати
Нові вимоги до ведення військового обліку: інструкція для підприємств
Зміни у сфері військового обліку завжди викликають значний інтерес з боку керівників підприємств, установ і організацій, а також осіб, відповідальних за військовий облік. У липні 2025 році на законодавчому рівні були ухвалені нові правила й підходи, зокрема до ведення військового обліку, які вимагають відповідного реагування та безпосередньо потребують оновлення чинних процедур і документів. Нижче в матеріалі наведено основні положення і роз’яснення щодо нововведень, які слід врахувати при веденні військового обліку на підприємстві.
Нові вимоги: що передбачає постанова № 916
31 липня 2025 року набули чинності зміни до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затвердженому постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487), внесені Постановою КМУ від 30.07.2025 № 916.
Основні зміни щодо питань ведення військового обліку стосуються додатків до Порядку № 1487, які ведуться підприємствами, установами, організаціями.
Йдеться про зміни до:
- додаток 2 до Порядку № 1487
- додаток 5 до Порядку № 1487
- додаток 6 до Порядку № 1487
Оновлені правила військового обліку: дії роботодавця
У додатку 2 до Порядку № 1487 наведені правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які викладено в новій редакції. Варто зазначити, що до правил військового обліку нічого нового не додали, натомість виключено підпункт 10-1 пункту 1.
Основними завданнями для всіх відповідальних за ведення військового обліку є:
- Оновити Правила військового обліку.
- Розмістити їх у доступному місці. Наприклад на інформаційному стенді підприємства чи на спеціальному стенді з військового обліку (якщо є).
Таким чином, працівників, прийнятих на роботу після 31 липня 2025 року, потрібно ознайомлювати з оновленими правилами військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Усіх інших працівників також можна ознайомити з правилами в зручний для цього спосіб, який застосовується на підприємстві, наприклад, розсилка на корпоративну пошту чи викладення правил на корпоративному інсайті.
Нова форма списків персонального військового обліку
• Додаток 5 до Порядку № 1487 також викладено в новій редакції. Змінилася назва додатка № 5 до Порядку № 1487. Якщо раніше цей додаток мав назву «Списки персонального військового обліку», то із 31 липня 2025 року він має назву «Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів» (далі — Списки).
• Змінився опис до заповнення Списків: до змін було три описи, а тепер лише один.
• У п. 37 Порядку № 1487 зазначили, що Списки формуються в одну справу, а до змін було вказано, що до Списків кожної групи формується окрема справа.
- Вилучено графи
Наступною зміною в додатку 5 до Порядку № 1487 є вилучення зі списку окремих граф. Вилучено графи (реквізити), у яких зазначалися:
- відомості про освіту та спеціальність
- реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон
- сімейний стан, прізвище, власне ім’я та по батькові членів сім’ї та рік їхнього народження
- склад (профіль підготовки для офіцерів)
- категорію обліку (для офіцерів — розряд)
- придатність до служби.
- Додано графи щодо:
- категорії військового обов’язку (саме тут слід вписати «призовник», військовозобов’язаний» чи «резервіст»)
- відомостей про наявність відстрочки (строк і підстава)
- відомостей про проходження військової служби (так або ні)
- відомостей про наявність мобілізаційного розпорядження (так або ні)
- окремого зазначення номеру запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних і резервістів (ВІН код).
- Деякі графи також об’єднано чи розділено
Адресу місця проживання відтепер потрібно зазначати в одній графі — на вибір, або задеклароване / зареєстроване, або фактичне місця проживання.
А також, якщо раніше під табличною формою списку був Перелік інформації окремо для таких категорій як:
- військовозобов’язаних і резервістів офіцерського складу офіцерського складу
- військовозобов’язаних і резервістів рядового, сержантського й старшинського складу
- призовників,
то тепер — Перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
Таким чином із 31 липня 2025 року Списки персонального військового обліку мають заповнюватися за новою формою.
Але наступне роздрукування і затвердження Списків за новою формою станом на 1 січня вже слід провести до 25 січня 2026 року.
Перехідних положень у Порядку № 1487 немає, тож слід діяти наступним чином:
• скласти нові Списки (з урахуванням змін, які ми зазначили вище)
• зберігати старі Списки протягом 3 років.
Скасування зведених списків: що більше не потрібно подавати
Додаток 6 до Порядку № 1487, що містив Зведений список громадян, які підлягають взяттю на військовий облік призовників, який щороку до 1 грудня подавався до ТЦК та СП, виключено. Тож відтепер цей список подавати не потрібно, а отже, особи, відповідальні за ведення військового обліку, наприкінці року мають складати на один звіт менше.
Зміни в зберіганні документів і формуванні справ
- Формування списків в одну справу
Нагадаємо, що до внесення змін у п. 37 Порядку № 1487 справа, у якій зберігалися копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів, формувалася окремо до списку кожної з чотирьох груп (за наявності). Тобто раніше до кожної групи формували справу, у якій зберігали окремий список і копії військово-облікових документів до нього.
Із 31 липня 2025 року всі документи мають бути в одній справі з усіма такими списками, у якій зберігатимуться й всі копії військово-облікових документів.
Але виникає питання. То тепер ведеться тільки один список персонального військового обліку по всім військовозобов’язаним, призовникам, резервістам одночасно, тобто без розбивки за групами? Але ж п. 36 Порядку № 1487 залишився без змін, тобто в ньому, як і раніше, йдеться про ведення списків персонального військового обліку за чотирма групами, як і було раніше.
Наразі вже є відповідні роз’яснення від Міноборони та ТЦК (лист Київського міського ТЦК від 07.08.2025 № 11/13455 та лист Міністерства оборони від 08.08.2025 № 321/ВихЗПІ/218.), що слід продовжувати вести облік окремо за чотирма вказаними групами, але формуються в одну справу і зберігаються разом. Якщо у вас є і офіцери, і рядові, і призовники, і військовозобов’язані жінки, то потрібно вести 4 окремих списки, які після роздрукування і підписання на початку 2026 року будуть зберігатися в одній справі разом з копіями військово-облікових документів.
- Зміна щодо ведення справ виключених і знятих з ВО
Повідомлення ТЦК: як зазначати відсутність інформації
Наступна зміна передбачає, що в разі відсутності у військово-обліковому документі інформації, зазначеної в графах 3, 8, 13–16 додатка 5 до Порядку № 1487, про це вказується в повідомленні про призначення на посаду / звільнення з посади, що надсилається до ТЦК та СП.Нагадаємо, що відомості для заповнення списків за додатком 5 та повідомлень за додатком 4 необхідно брати з паспорта та військово-облікового документа. Якщо цих даних немає, роботодавець повинен зазначити про їхню відсутність у повідомленні.
Але якщо відкрити додаток 4, можна побачити, що форма додатка не містить відповідних реквізитів для заповнення всієї необхідної інформації.
Якщо про відсутність звання і військово-облікової спеціальності можна зазначити в додатку 4, оскільки там є для цього відповідні реквізити, то для відображення іншої необхідної інформації таких реквізитів немає.
Ми вважаємо, що, у випадках, коли у формі додатка 4 неможливо зазначити відсутність потрібної інформації, можна підготувати супровідний лист, у якому слід вказати всі відсутні відомості згідно з вимогами примітки до додатка 5.
Наприклад, якщо наймається на роботу військовозобов’язаний, у якого у ВОД є звання та ВОС, але немає броні, відстрочки, даних про проходження військової служби та мобілізаційного розпорядження, то в додатку 4 заповнюються наявні реквізити, а в супровідному листі зазначається відсутність іншої інформації. А саме:
На виконання вимог примітки 1 додатка 5 до Порядку № 1487 додатково повідомляємо, що у військово-обліковому документі, наданому військовозобов’язаним працівником, відсутня інформація про бронювання, відстрочку, проходження військової служби та мобілізаційного розпорядження.
«Бойові» повістки поштою: новий порядок вручення
Із 31 липня ТЦК можуть відправляти «бойові» повістки поштою. Відтепер особи, які підлягають призову на військову службу на основі результатів ВЛК отримуватимуть повістку на відправлення до місця проходження служби не лише особисто, а її можуть надіслати поштою з повідомленням про вручення.
Йдеться про так звані «бойові» повістки, які вручаються військовозобов’язаним які вже пройшли ВЛК, для негайного призову на військову службу у зв’язку з мобілізацією.
- Отримання повістки Нагадаємо, що раніше особам, які підлягають призову на військову службу на основі результатів ВЛК «бойові» повістки вручалися під особистий підпис. Однак відтепер повістка на відправлення до місця проходження військової служби може вручатися:
- під особистий підпис;
- надсилатися ТЦК та СП засобами поштового зв’язку рекомендованим поштовим відправленням (з описом вкладення і повідомленням про вручення).
Повістка ТЦК доставляється працівником Укрпошти за адресою, вказаною військовозобов’язаним при уточненні даних. Якщо дані не були уточнені, повістка може надійти на адресу реєстрації.
- Не отримана повістка або відмова від неї
Важливо зазначити, що при належній відправці повісток військовозобов’язаний буде вважатись належним чином повідомлений про виклик і тоді, коли він не забере листа, і лист повернеться до ТЦК та СП з відповідною відміткою Укрпошти.
У разі відмови від отримання такої повістки або невиконання вимог щодо прибуття для відправлення до місця проходження служби у визначений в повістці час і місце, ці особи несуть відповідальність відповідно до статті 336 Кримінального кодексу України.
Якщо повістка не отримана, вона все одно вважається врученою, і якщо це «бойова» повістка, поліція за заявою ТЦК порушує кримінальну справу. ТЦК вносить дані про розшук до реєстру «Оберіг» і звертається до поліції.
Якщо це не «бойова» повістка, поліція має право розшукати й доставити до ТЦК для накладення штрафу.
У випадку «бойової» повістки поліція зобов’язана порушити кримінальне провадження, і особу буде подано в розшук не лише за базою «Оберіг», але й за базою МВС. Це вже є кримінальним розшуком.
Порушення кримінальної справи дає право поліції проводити слідчі дії та в певних випадках навіть без ухвали суду проникати в житло громадянина.
Тому для військовозобов’язаних рекомендовано:
- повідомляти ТЦК та СП про зміну фактичного місця проживання
- перевіряти поштову скриньку
- своєчасно оформлювати відстрочку від призову, якщо для цього є підстави.
Автоматичний перехід з призовника на військовозобов’язаного
Відповідно до останніх змін, що відбулися, ТЦК більше не викликатиме для постановки на облік громадян, яким виповнилося 25 років і які були призовниками. Інформацію про те, що вони стали військовозобов’язаними ТЦК автоматично вносить до Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних і резервістів з присвоєнням звання «солдат (матрос) запасу» із зазначенням 2-ї категорії.Отже, у роботодавців з’явилася змога відразу змінити категорію «призовник» на категорію «військовозобов’язаний» і зазначити відповідне звання в списку. Усі ці дані повинні відразу підтягнутися в застосунку «Резерв+», а працівник зможе сформувати оновлений електронний військово-обліковий документ і надати його роботодавцю для ведення персонального військового обліку.
Висновки
- Із 31 липня діє нова редакція списків персонального військового обліку за додатком 5.
- Поступово слід переходити на новий формат списків, щоб завершити такий перехід вже до кінця 2025 року. Рекомендується почати оновлення вже тепер, щоб було видно, що підприємство розпочало впроваджувати нові вимоги.
- Відтепер списки персонального військового обліку мають формуватися в одну справу і зберігатися разом з копіями військово-облікових документів.
- Оновлено Правила військового обліку і тому потрібно оновити це й на інформаційному стенді підприємства.
- При прийомі на роботу чи звільненні військовозобов’язаних працівників потрібно повідомляти до ТЦК інформацію про звання, ВОС, бронювання, відстрочку, проходження військової служби та мобілізаційного розпорядження чи про відсутність таких даних.
- Скасовано зведений список громадян, які підлягають взяттю на військовий облік призовників, який щороку до 1 грудня подавався до ТЦК та СП.
- Відтепер ТЦК можуть відправляти «бойові» повістки поштою.
- Громадянам, яким виповнилося 25 років і які були призовниками, більше не потрібно йти до ТЦК для постановки на облік військовозобов’язаних, відтепер це здійснюється автоматично.
Підсумовуючи варто зазначити, що зміни в процедурі військового обліку вимагають від підприємств і військовозобов’язаних уважності та відповідального підходу до оновлення інформації й дотримання встановлених правил. Детальніше про окремі аспекти оновленого Порядку № 1487, зокрема нові вимоги до жінок-медиків.
Команда BDO в Україні готова допомогти з впровадженням електронних документів, що значно спрощує облік, але водночас зобов’язує своєчасно реагувати на нові вимоги законодавства. Важливо забезпечити безперервний зв’язок між працівниками, роботодавцями та відповідальними / контролюючими органами, щоб уникнути непередбачених наслідків і порушень. Своєчасне підтягування даних до електронних систем і адаптація до змін сприятиме ефективному й прозорому веденню персонального військового обліку на підприємствах.
Звертайтесь до нас і наші фахівці допоможуть уникнути ризиків і організувати процеси відповідно до законодавства.
