Наталія СЛІПЧЕНКО,
Старший фахівець з кадрового діловодства
Сектор з розрахунку заробітної плати ТОВ «БДО»
05 січня 2023 року набрав чинності новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів (далі — Порядок 1487), який був схвалений Кабінетом Міністрів України 30 грудня 2022 року. Цей новий порядок передбачає суттєве посилення контролю за взяттям на облік, обмін даними між різними органами влади, реєстрами та роботодавцями осіб, які підлягають військовому обліку. Окрім цього Порядком 1487 визначено декларування цифровізації низки процесів, на кшталт, створення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов'язаних і резервістів.
У результаті, буде впроваджено посилений контроль за військовим обліком призовників, військовозобов'язаних і резервістів на практиці, а також забезпечено ефективніший обмін даними між різними органами влади, реєстрами та роботодавцями.
З метою дотримання нових правил щодо оформлення довгострокових закордонних відряджень на підприємствах, які передбачають зняття з військового обліку призовників, військовозобов'язаних і резервістів, у разі оформлення відрядження, що триватиме більше трьох місяців, бізнес повинен буде дотримуватись нових вимог.
Запланована цифровізація багатьох процесів, що пов'язані з військовим обліком, дозволить забезпечити більш ефективне та швидке ведення документації та обмін даними між різними органами влади.
Пропонуємо нижче розглянути основні нововведення, які включені до Порядку 1487.
Цікаве з теми: Особливості кадрового обліку / трудових відносин в умовах дії воєнного стану
Умови прийняття на роботу військовозобов’язаних
Згідно з оновленим Порядком 1487, роботодавець може приймати на роботу військовозобов'язаних осіб лише після того, як вони нададуть свої військово-облікові документи, а саме:
- для призовників у віці від 16 до 27 років це є посвідчення про приписку до призовної дільниці;
- для військовозобов'язаних — це військовий квиток чи тимчасове посвідчення військовозобов'язаного;
- для резервістів таким документом є військовий квиток.
Роботодавець повинен перевірити перед прийняттям на роботу актуальність наданої інформації та переконатися, що кандидат дійсно перебуває на військовому обліку. Якщо кандидат не може надати військово-обліковий документ, то роботодавець не може його прийняти на роботу відповідно до вимог Порядку 1487. У такому випадку роботодавець може лише порадити кандидату звернутися до відповідних органів (РТЦК та СП) за місцем обліку для отримання чи оновлення його військового облікового документу. І вже потім тільки після пред'явлення такого документа можна розглядати можливість щодо оформлення такого кандидата на роботу.
Також, нововведення полягають в тому, що відтепер потенційний працівник зможе пред'являти свої військово-облікові документи через застосунок "Дія". Це означає, що незабаром необхідну інформацію можна буде знайти в електронному вигляді, що значно спрощує процес надання військово-облікових документів при прийнятті на роботу. Але наразі така можливість ще не реалізована.
Хоча новий Порядок передбачає уточнення процедури перевірки наявності військово-облікового документу, деякі практичні питання залишаються невирішеними. Зокрема, неясно, чи потрібно перевіряти правильність і точність даних у військово-облікових документах, або лише їх наявність. Також незрозуміло, які наступні кроки має здійснити Роботодавець у разі виявлення неточностей в документах або відсутності даних про взяття на облік.
Вам також може бути цікаво: Кадровий облік під час війни: ТОП-10 порад
Оскільки деякі норми, зазначені в Порядку 1487, є новими для нас, то виникає досить багато питань щодо їхнього застосування. Але розв'язання цих конкретних питань буде можливим тільки під час застосування Порядку 1487 на практиці.
Також, під час укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом резидентом Дія Сіті виникає питання про необхідність перевірки наявності його військово-облікового документа. При укладанні трудового договору з громадянином, на нього поширюються норми трудового законодавства, відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України, що передбачає подання відповідного військово-облікового документа.
Однак, у разі укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом, згідно зі ст. 17-23 Закону України "Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні" від 15.07.2021 № 1667 та Цивільного кодексу України, немає необхідності в поданні військово-облікового документа. З іншого боку, при укладенні трудового контракту з гіг-спеціалістом необхідно перевірити наявність військово-облікового документа, відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України.
А от щодо фізосіб, які виконують роботи або надають послуги за договорами цивільно- правового характеру (ЦПХ), то вони не підпадають під військовий облік на підприємстві, оскільки не є найманими працівниками. За власним бажанням, ФОП може вести військовий облік, але це не є обов'язковим згідно з чинним законодавством. Якщо ФОП вирішить вести військовий облік, то він має дотримуватися встановлених норм і правил, передбачених Порядком 1487.
Ведення персонального військового обліку на підприємстві
Раніше процес ведення військового обліку на підприємствах був менш детально регламентований, однак з введенням Порядку 1487 з'явився більш докладний опис процедури. Починаючи з 05 січня 2023 року, підхід до документації з військового обліку було змінено. Новий порядок не передбачає ведення особових карток за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", а замість цього вимагає ведення списків персонального військового обліку та відповідних справ.
Списки персонального військового обліку ведуться в паперовому або електронному вигляді та також містять інформацію про військовозобов'язаних, які заброньовані на період мобілізації та воєнний час. Якщо підприємство використовує електронну форму реєстру, то після заповнення списків необхідно роздрукувати та підписати їх керівником та особою, відповідальною за ведення військового обліку. Це повинно бути зроблено щороку до 25 січня (станом на 1 січня). Після цього списки разом з відомістю оперативного обліку призовників, військовозобов'язаних і резервістів реєструються в службі діловодства. Для цього можна створити окремий журнал або реєструвати їх як внутрішні документи. Варто зазначити, що списки персонального військового обліку складаються окремо за чотирма групами, а саме:
- військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
- військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
- військовозобов’язаних і резервістів з числа жінок;
- призовників.
Для кожної групи персонального військового обліку формується окрема справа, в якій мають зберігатися копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Окремо зберігаються копії військово-облікових документів тих осіб, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районними (міськими) ТЦК та СП.
Згідно з новим Порядком 1487, обов'язково ведеться військовий облік жінок, які мають медичну або фармацевтичну спеціальність. Жінки, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю та не перебували на військовому обліку до затвердження Порядку 1487, можуть працевлаштовуватися як невійськовозобов’язані до кінця 2026 року (п. 51 Порядку 1487). Решта співробітників жіночої статі можуть бути зареєстровані відповідно до їхньої спеціальності і/або професії, якщо вони споріднені з відповідною військово-обліковою спеціальністю, перелік яких затверджений Міноборони.
Відповідальність та покладення обов’язків за ведення військового обліку
Відповідальність за організацію військового обліку на підприємствах покладається на керівників цих підприємств.
Обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу; це може бути інспектор з військового обліку, який спеціалізується на веденні військового обліку. Проте, якщо на підприємстві у штатному розкладі не передбачено окремої посадової одиниці Інспектора з військового обліку, то відповідальність за ведення військового обліку може бути покладена на особу, яка відповідає за облік працівників на підприємстві, наприклад, менеджер з персоналу, інспектор з кадрів та інші, але тільки за умови, якщо кількість осіб на військовому обліку не перевищує 500. За виконання таких додаткових обов'язків відповідальній особі може бути нарахована доплата у розмірі до 50% від посадового окладу.
Зазвичай, окрема посада інспектора з військового обліку, вводиться до штатного розкладу з огляду на кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів на військовому обліку (станом на 1 січня поточного року), які працюють на підприємстві, а саме:
- від 501 до 2000 призовників, військовозобов’язаних і резервістів — одна особа (посада);
- від 2001 до 4000 призовників, військовозобов’язаних і резервістів — дві особи (посади);
- від 4001 до 7000 призовників, військовозобов’язаних і резервістів — три особи (посади), а на кожні наступні від 1 до 3000 призовників, військовозобов’язаних і резервістів — по одній особі (посаді) додатково.
Порядком 1487 передбачена ще одна новація щодо вимог до кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку. Відтепер особи, які відповідають за ведення військового обліку, повинні мати необхідну кваліфікацію, що визначена для інспектора з військового обліку відповідно до національного класифікатора професій ДК 003:2010 «Класифікатор професій». П. 11 Порядку № 1487. Назва професії "Інспектор з військового обліку" (код 3439) відноситься до розділу "Фахівці". Однак, жоден галузевий Державний класифікатор професій не містить офіційної кваліфікаційної характеристики для цієї професії, а також не розроблено відповідний професійний стандарт.
Розділ "Фахівці" містить професії, які вимагають освітньої кваліфікації початкового рівня (короткого циклу) вищої освіти або, в деяких випадках, першого рівня вищої освіти (бакалаврат), і не вимагають стажу роботи. Такі особи зобов'язані проходити курси підвищення кваліфікації не рідше, ніж раз на п'ять років.
Особи, що відповідають за ведення військового обліку, можуть підвищувати кваліфікацію в закладах освіти, які проводять відповідне навчання, за програмами, погодженими Генштабом ЗСУ, і мають відповідні ліцензії на проведення курсів підвищення кваліфікації за відповідними програмами навчання. Кожні два роки заклади, які мають такі ліцензії, узгоджують з Генеральним штабом Збройних сил програми підготовки. Заклади, які не мають відповідних ліцензій, не мають права проводити курси підвищення кваліфікації для осіб, відповідальних за ведення військового обліку.
Оскільки норма щодо необхідності підвищення кваліфікації з'явилася в Порядку № 1487 тільки цього року, підприємствам слід вирішити питання проходження курсів у строк до 01 жовтня 2023 року. Це також стосується закладів освіти, які мають ліцензії на проведення таких курсів. Тобто, очікується, що вже ближче до жовтня поточного року будуть опубліковані переліки таких закладів і програм навчання.
Заходи з військового обліку, які має здійснювати підприємство
Порядок № 1487 визначає перелік заходів, які повинні виконуватися підприємствами згідно з пунктами 14 та 37, а саме:
- Під час прийому на роботу підприємство повинно перевіряти наявність у громадян військово-облікових документів.
- Вести списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку.
- Протягом семи днів з дати виконання наказу інформувати відповідні ТЦК та СП про призначення та звільнення керівників та осіб, відповідальних за ведення військового обліку; про прийняття на роботу та звільнення з роботи призовників, військовозобов’язаних (резервістів); і щомісяця до 5-го числа наступного місяця (в якому відбулися зміни) надсилати повідомлення про зміну облікових даних призовників і військовозобов'язаних.
- Взаємодіяти з відповідними ТЦК та СП з метою звіряння даних списків персонального військового обліку.
- З моменту набрання чинності Порядку № 1487 на роботодавців покладається обов’язок вручати співробітникам (призовникам, військовозобов’язаним та резервістам) повістки про їхню явку за викликом до ТЦК та СП, якщо така повістка надійде на підприємство разом з розпорядженням.
- Своєчасно оформляти документи для бронювання військовозобов'язаних.
- Інші заходи, передбачені Порядком 1487.
Процедура надсилання повідомлень до ТЦК та СП не є чітко визначеною, отже невідомо, чи необхідного його надсилати поштою чи подавати вручну. На практиці, більшість ТЦК та СП наполягають на відправленні саме поштою.
Нові правила для оформлення відряджень військовозобов’язаних працівників
У разі якщо необхідно оформити закордонне відрядження на строк понад три місяці, то, крім звичайного переліку документів, необхідних для виїзду за кордон, потрібно спочатку знятися з військового обліку призовникам, військовозобов'язаним і резервістам. Це означає, що співробітник повинен особисто з'явитися до відповідного ТЦК та СП для зняття з військового обліку. Крім того, необхідно подати пакет документів, що підтверджують виїзд за кордон.
Однак, якщо термін відрядження менше трьох місяців, то зняття з військового обліку не передбачене.
Також читайте: Що потрібно знати роботодавцям про відпустки в умовах воєнного стану
Відповідальність за порушення громадянами правил військового обліку та порушення підприємствами законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію
За порушення правил військового обліку / ухилення від обліку військовозобов’язаний громадянин України несе відповідальність:
- Адміністративна відповідальність. Ч. 2 ст. 210 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення призовниками, військовозобов’язаними, резервістами правил військового обліку передбачає штраф від 850 до 1700 грн.
- Кримінальна відповідальність. Ч. 1 ст. 337 Кримінального кодексу України за ухилення від військового обліку або навчальних (спеціальних) зборів передбачає відповідальність у вигляді штрафу від 5100 до 8500 грн або виправних робіт до 1 року.
Для притягнення особи до кримінальної відповідальності за порушення правил військового обліку / ухилення від обліку повинна бути дотримана певна процедура, зокрема, керівник ТЦК та СП має видати особі офіційне попередження про припинення ухилення від військового обліку.
Керуючись ч. 2 ст. 210-1 Кодексу про адміністративні правопорушення України передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію для посадових осіб:
- від 3400 до 5100 грн при першому порушенні;
- від 5100 до 8500 грн при повторному порушенні.