• 5 питань, які необхідно розглянути до початку трансформації служб фінансів та бухгалтерського обліку
Публікація:

5 питань, які необхідно розглянути до початку трансформації служб фінансів та бухгалтерського обліку

26 лютого 2021

Найважливіші питання, в які повинні вдаватися фінансові та бухгалтерські керівники за часів змін, але не думають їх ставити.

Переживання досвіду трансформації — це життєвий факт для всіх бізнес-одиниць в епоху руйнування старого. В часи швидких змін, складних для будь-якої бізнес-одиниці, трансформації можуть бути особливо болючими для фінансових і бухгалтерських відділів, чиї процеси та інформаційні потоки переплетені з кожним аспектом організації.

Злиття та поглинання, як правило, є найпоширенішим питанням, що обговорюється, але типи трансформацій, які впливають на фінансові та бухгалтерські відділи, можуть приймати різні форми. Деякі з них викликані зовнішніми факторами, такими як виникнення нормативних актів, які створюють нові вимоги до звітності, або економічний спад, який призводить до реструктуризації. В інших випадках внутрішні зміни, такі як плинність кадрів у фінансовій команді або рішення компанії розширити свою діяльність в новому напрямку бізнесу або географічному регіоні, можуть викликати необхідність оновлення або оптимізації систем і технологій.

 

Більш детальну інформацію про "Переосмислення функції фінансових служб майбутнього" можна знайти нижче:

Але фінансові трансформації не повинні бути джерелом болю. Вони можуть стати можливостями зробити ваші фінансові та бухгалтерські служби більш ефективними, якщо ви вмієте ставити правильні питання.

Ось п'ять питань, які ви повинні поставити своїй фінансовій та бухгалтерській службі аби переконатися, що ви використовуєте періоди змін для підвищення продуктивності.

 

1. Чи наразі найкращий час, з точки зору стратегії, для розгляду питання про трансформацію фінансової та бухгалтерської служби?

Коротше кажучи, так. Занадто часто внесок фінансової команди розглядається як історичний, а вище керівництво використовує свої звіти як спосіб відстежувати діяльність, яка відбувалася в минулому. В результаті, коли мова йде про стратегічні дискусії про майбутнє організації, фінансова служба часто опиняється на задньому плані.

Трансформація дає можливість фінансовій та бухгалтерській службі підвищити свій стратегічний профіль. Фінансовий відділ може відігравати провідну роль у процесі прийняття рішень, використовуючи аналітику даних, щоб розповісти історію про те, куди повинна направлятися компанія і як різні стратегічні варіанти вплинуть на фінансові показники бізнесу. Надаючи розуміння разом з аналітикою, фінансові лідери можуть продемонструвати справжню цінність своїх служб і продемонструвати, що це важлива частина будь-якої стратегічної дискусії.

 

2. Як фінансовий лідер, чи повинен я використовувати цей процес для переосмислення ролі фінансової служби?

Звичайно. У часи стабільності легко думати, що оптимізація технології та процесів вашої фінансової служби означає внесення незначних, поступових змін до існуючого стану справ щороку. Але коли ваша організація зазнає (або зазнала) значних змін, не можна припускати, що поступових змін буде достатньо для того, щоб ваш фінансовий відділ служив поточним або майбутнім потребам бізнесу.

Трансформація — це можливість переосмислити роль команди і стати одночасно аналітиком даних і стратегічним партнером для решти бізнесу. Вам потрібно критичне мислення щодо розміру команди і можливостей звітності, процесів і технологічних інструментів, які знадобляться бізнесу після завершення трансформації.

Думаючи про модернізацію, пам'ятайте, що не всі майбутні функції повинні виконуватися вашою наявною командою; використовуйте цей час для визначення завдань, які можуть бути передані на аутсорсинг або автоматизовані.

 

3. Чи готові ми, фінансова служба, стати каталізатором змін у всьому бізнесі?

Коротше кажучи, так. Фінанси впливають на кожну частину бізнесу, тому зміни, які ви вносите, не можуть і не повинні розглядатися у вакуумі. Незалежно від того, чи вважаєте ви себе рушійною силою змін, зміни, внесені до фінансової команди, вплинуть на решту бізнесу.

Наприклад, якщо ваш допоміжний підрозділ використовує технологію автоматизації збору рахунків-фактур від постачальників, необхідно враховувати бізнес-одиниці, які щодня працюють з цими постачальниками, щоб вони могли переконатися, що нова система не порушує процес надання послуг. Ця динаміка йде в обох напрямках. Так само, якщо бізнес-одиниця вирішує перейти від моделі зі змінним ціноутворенням до моделі з фіксованою платою зі своїми постачальниками, необхідно залучити фінансову службу, щоб система виставлення рахунків могла бути адаптована до відображення цієї зміни.

 

4. Чи повинна фінансова служба нести відповідальність за трансформацію та її здійснення?

Успішні фінансові перетворення не відбуваються випадково. Вони вимагають ретельного планування та комунікації. Як і будь-яким складним проєктом, трансформаціями потрібно керувати проактивно. Це стосується всіх підрозділів бізнесу, але особливо фінансів, де ставки високі і де помилки можуть мати прямий вплив на кінцевий результат.

План управління змінами повинен, принаймні, містити наступне:

  • Список зацікавлених сторін, яких торкаються зміни
  • Команду, відповідальну за перехід, і єдиний координаційний центр
  • Детальний опис того, як має виглядати остаточне, кінцеве рішення
  • Список дій, необхідних для переходу з поточного стану в кінцевий
  • Графік виконання кожного з кроків
  • Контрольні точки на графіку для відстеження прогресу та адаптації до будь-яких несподіваних перешкод

 

Ваші консультанти можуть додати реальну цінність плану, викладеному вище, але найголовніші фактори — визначення вимог, контрольних точок і виділення проблем і больових точок, з якими може зіткнутися ваша трансформація.

 

5. Як донести плани трансформації до внутрішніх зацікавлених сторін і команд?

Вам знадобиться не тільки план управління переходом, але і стратегія спілкування із зацікавленими сторонами у фінансовій команді і в бізнесі в цілому.

Найважливішим елементом вашого комунікаційного плану має бути чіткий виклад бізнес-обґрунтування проекту. Зацікавлені сторони можуть боротися за прийняття рішення, якщо вони не бачать його обґрунтування. У плані комунікації також повинні бути розглянуті наступні питання:

  • Хто буде їхньою головною ланкою в контактах під час трансформації?
  • Коли будуть завершені різні етапи?
  • Як ця зміна вплине на різні групи бізнесу?
  • Як ми будемо відстежувати успіх і оцінювати прогрес у досягненні цієї мети?


Важливо відзначити, що ваша комунікаційна стратегія не повинна бути вулицею з одностороннім рухом. Має сенс шукати і створювати зворотний зв'язок від груп зацікавлених сторін, яких, як ви визначили, торкнуться зміни.

 

Наша команда Бізнес-послуг та аутсорсингу допомагає компаніям зрозуміти технологічне середовище фінансових і бухгалтерських служб й надає всебічний аналіз витрат і вигод та практичне керівництво.

Наша мета полягає в тому, щоб ви могли впевнено визначити правильні інструменти і процеси для оптимізації ваших бухгалтерських і фінансових операцій.

Щоб замовити  безкоштовну консультацію, залиште свої дані нижче, і ми призначимо відповідний час для обговорення ваших вимог:

 

ЗАМОВИТИ КОНСУЛЬТАЦІЮ

 

Якщо ви хочете отримати більше інформації про Переосмислення функції фінансових служб майбутнього, будь ласка, відвідайте наш центральний сайт.

 

ВІДВІДАТИ ХАБ

 

Джерело BDO United Kingdom